एक परियोजना के दौरान, हम अपने कौशल सेट के अनुसार विभिन्न कार्यों को करने वाली एक टीम विकसित करते हैं। एक परियोजना में, एक परियोजना प्रबंधक सभी प्रकार के लोगों, कर्मचारियों, आपूर्तिकर्ताओं या हितधारकों से संबंधित है और उन सभी के साथ अच्छे संबंध विकसित करने की आवश्यकता है। किसी प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए हमें कुछ सामग्री की आवश्यकता होती है जिसे हमें किसी दुकान कंपनी या आपूर्तिकर्ता से खरीदना होता है।
यह तीसरा पक्ष उस विशेष परियोजना में भागीदार बनने जा रहा है। जब आप इस बारे में सीख रहे हैं कि परियोजना खरीद प्रबंधन क्या है, तो आपको इस बात का अंदाजा होना चाहिए कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं।
परियोजना खरीद प्रबंधन क्या है, इसके बारे में सोचते या बात करते समय, यह तीसरे भाग से निपटने के बारे में है जिस तरह से यह आपकी परियोजना का हिस्सा बन जाता है। यह सब एक प्रोजेक्ट पार्टनर होने के बारे में नहीं है, बल्कि विभिन्न प्रस्तावों पर बोली लगाने और सबसे अच्छा विकल्प खोजने के बाद साथी चुनने के बारे में है।
परियोजना खरीद प्रबंधन क्या है?
परियोजना खरीद प्रबंधन क्या है और एक सफल परियोजना चलाने के लिए हमें इसके बारे में जानने की आवश्यकता क्यों है? परियोजना खरीद प्रबंधन ठेकेदारों, आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेताओं जैसे तीसरे पक्ष के साथ संबंधों को विकसित करने और बनाए रखने के बारे में है।
परियोजना प्रबंधक एक अच्छा और सक्षम विक्रेता खोजने के लिए जिम्मेदार हैं। कर्मचारियों को काम पर रखने की तरह, परियोजना प्रबंधक परियोजना के लिए आवश्यक चीजों को खरीदने के लिए विक्रेताओं के साथ ठीक से संवाद करते हैं।
बोली लगाने से, वे परियोजना के लिए एक अच्छा मैच पाते हैं, या तो सेवाओं या उत्पादों को खरीदने के लिए। वे सर्वश्रेष्ठ भागीदारों को चुनने और पूरी परियोजना के लिए उनके साथ अनुबंध पर हस्ताक्षर करने के लिए जिम्मेदार हैं। इसलिए, वे टीम की तरह ही परियोजना का हिस्सा बन जाते हैं, और एक परियोजना प्रबंधक अच्छे संबंध विकसित करने और परियोजना समाप्त होने तक उन्हें बनाए रखने के लिए जिम्मेदार होता है।
सभी जिम्मेदारियां एक परियोजना प्रबंधक के कंधे पर पड़ती हैं जो न केवल अपने प्रस्ताव को रखने के लिए एक प्रस्ताव पत्र लिखकर एक अच्छे साथी को पकड़ लेगा। ठेकेदार बोली लगाएंगे, और आपसी समझ से, वे एक अनुबंध पर हस्ताक्षर करेंगे जिसमें दोनों पक्ष जीत-जीत की सोच को अपनाकर कुछ बिंदुओं पर सहमत होंगे।
परियोजना खरीद प्रबंधन से पहले कैसे करें?
अब, आप अच्छी तरह से जानते हैं कि परियोजना खरीद क्या है और इसके दौरान प्रदर्शन करने के लिए आवश्यक कदमों की उत्सुकता से प्रतीक्षा कर रहे हैं। इसलिए, यह समझने के लिए यहां उचित चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका दी गई है कि परियोजना खरीद प्रबंधन कैसे होगा। इसमें चार प्रमुख प्रक्रियाएं शामिल हैं।
शुरू करने के लिए उचित योजना
योजना सफलता की कुंजी है इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस स्तर की परियोजना शुरू कर रहे हैं। हर छोटी परियोजना को निष्पादन से पहले एक उचित योजना की आवश्यकता होती है क्योंकि यह समय, संसाधन और धन बचाता है। योजना के माध्यम से, आप अपनी चीजों को सफलतापूर्वक प्रबंधित कर सकते हैं।
जब प्रबंधक योजना बनाते हैं, तो वे परियोजना के बजट पर विचार करते हैं और तदनुसार चीजों को सूचीबद्ध करते हैं। परियोजना प्रबंधकों को इस परियोजना के लिए आवश्यक संसाधन के बारे में बहुत अच्छी तरह से पता है और उन्हें पहले से ही क्या बाहर करना चाहिए। इसलिए, परियोजना की योजना बनाते समय, वे निम्नलिखित विवरणों पर विचार करते हैं।
· परियोजना निष्पादन के लिए उन्हें जिस संसाधन की आवश्यकता होती है।
· विक्रेता के गुण जिनसे वे संसाधन खरीदेंगे
· बजट को अंतिम रूप दें
· अनुबंध आवश्यकताओं को सूचीबद्ध करें
· अनुबंध के लिए नियम और शर्तें
· उनकी परियोजना के लिए कानूनी शर्तें
· समय सीमा
इसलिए, परियोजना खरीद प्रबंधकों को अधिक सक्रिय होना चाहिए और अपनी परियोजना को सफल बनाने की व्यवस्था करनी चाहिए।
चालन प्रक्रिया
योजना बनाने के बाद खरीद का संचालन आता है, जिसमें प्रबंधक विक्रेताओं से बोलियों की तलाश करता है। वह बोलियों तक पहुंचता है, विक्रेताओं के साथ संवाद करता है, और सबसे अच्छा प्रस्ताव प्राप्त करता है। जब दोनों पक्ष, अर्थात् विक्रेता और संगठन, दोनों सहमत होते हैं, तो वे एक अनुबंध के लिए जाते हैं। दोनों पक्ष अनुबंध के लिए अपने नियमों और शर्तों को साझा करते हैं और ध्यान से पढ़ने के बाद हस्ताक्षर करते हैं। यह वह समय है जब प्रबंधक सौदे को अंतिम रूप देता है और उत्पादों को खरीदने के लिए भुगतान करता है।
महत्वपूर्ण भागों को नियंत्रित और प्रबंधित करना
योजना आपकी ओर से की जाती है, और आपने अब अनुबंध पर हस्ताक्षर किए हैं। यह उन उत्पादों या सेवाओं के उचित कार्य और गुणवत्ता की तलाश करने का समय है जो आप विक्रेताओं से ले रहे हैं। इस प्रक्रिया में, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि सेवाएं या उत्पाद पूरी तरह से काम कर रहे हैं या नहीं।
प्रोजेक्ट पूरा होने तक इसकी जांच करते रहें। इस प्रक्रिया के दौरान, आप प्रक्रिया और उत्पादों का निरीक्षण करेंगे, भुगतानों की जांच करते रहेंगे, परियोजना की प्रगति की जांच करेंगे, और विक्रेता से उत्पादों की प्रगति और अद्यतन करेंगे।
बंद
इस परियोजना खरीद प्रबंधन की अंतिम प्रक्रिया बंद हो रही है, जिसमें परियोजना प्रबंधक साझेदारी को अच्छे तरीके से समाप्त करने के लिए जिम्मेदार है। उसे अनुबंध की समीक्षा करके सभी भुगतानों और मामलों को साफ करने की आवश्यकता है। प्रबंधक जांच करेगा कि विक्रेता ने गुणवत्ता सामग्री वितरित की या नहीं। समीक्षा के बाद अंत में हस्ताक्षर करके, यह इस बात का प्रमाण है कि विक्रेता ने अनुबंध के समय दावा की गई सटीक चीज़ प्रदान की।
हमें परियोजना खरीद प्रबंधन करने की आवश्यकता क्यों है?
यह सोचकर कि आपको परियोजना खरीद प्रबंधन के लिए जाने की आवश्यकता क्यों है? हां, जब मैंने शुरू किया तो उसी सवाल ने मेरी नसों को खटखटाया, लेकिन फिर मुझे कारण मिले।
हर कंपनी उत्पादन नहीं कर सकती है और न ही सब कुछ है।
जब कोई संगठन एक परियोजना शुरू करता है, तो उसे कुछ कच्चे माल या पहले से तैयार उत्पादों की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों के मामले में, कंपनियां पीसीबी असेंबली तैयार करने का आदेश देती हैं क्योंकि वे पीसीबी और पीसीबी असेंबली के निर्माण में विशिष्ट नहीं हैं, इसलिए वे इन उत्पादों को पीसीबी निर्माण कंपनियों से ऑर्डर करना पसंद करते हैं बजाय उन्हें अपने कार्यस्थल पर निर्माण करने के।
वे पीसीबी विनिर्माण की एक और परियोजना शुरू करने और इंजीनियरों और पीसीबी डिजाइनरों की एक नई टीम को काम पर रखने में एक बड़ी राशि का निवेश करने की जरूरत है. उनके लिए एक ही छत के नीचे दो प्रोजेक्ट चलाना मुश्किल हो जाएगा। इसलिए, परियोजना खरीद प्रबंधन क्या है, यह सीखकर, यदि आप इसे नियंत्रित कर सकते हैं तो आप सही निर्णय लेते हैं।
समय और पैसा बचाने के लिए।
जब आप अपनी परियोजना के लिए अपनी आवश्यकता के निर्माण के लिए एक टीम को किराए पर लेते हैं, तो आप बहुत सारा पैसा निवेश करेंगे। इसलिए, परियोजना खरीद प्रबंधन पद्धति से गुजरकर अन्य कंपनियों या विक्रेताओं से उत्पाद खरीदना बेहतर है।
यहां तक कि कम श्रम के साथ भी काम कर सकते हैं।
यह स्पष्ट है जब आप काम को बढ़ाते हैं या पिछले एक के साथ एक नई परियोजना शुरू करते हैं। आपको अधिक श्रम की आवश्यकता है। यदि आप अपनी परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक उत्पाद के निर्माण के साथ जाते हैं, तो आप अधिक श्रम किराए पर लेंगे।
लेकिन अगर आप किसी अन्य कंपनी से उत्पाद खरीदते हैं, तो आप श्रम के लिए भुगतान करने, मशीनरी खरीदने, ऊर्जा की खपत करने और कच्चे माल खरीदने के बजाय केवल उस उत्पाद के लिए भुगतान करेंगे। इसलिए, आपको इस योजना को छोड़ने की आवश्यकता है लेकिन परियोजना खरीद प्रबंधन के साथ जाएं।
बिना नियंत्रण के चक्र की चीजों से बचने के लिए।
जैसा कि आपके पास अपने क्षेत्र में अनुभव है और आपके पास अपनी परियोजना के लिए आवश्यक कौशल के साथ एक टीम है, इसलिए पिछली परियोजना के पूरा होने के लिए अन्य परियोजना शुरू करना एक बुद्धिमान निर्णय नहीं होगा जब आपके पास चीजों पर पकड़ नहीं है। परियोजना खरीद प्रबंधन चुनने से आपको उन चीजों से बचने में मदद मिलेगी जो आपके नियंत्रण के दायरे में नहीं हैं।
परियोजना खरीद प्रबंधकों को कितना सक्रिय होना चाहिए?
एक परियोजना प्रबंधक एक तेज-तर्रार, सक्रिय और आत्म-प्रेरित व्यक्ति होना चाहिए। उसे गलत दिशा में समय और ऊर्जा बर्बाद करने के बजाय सर्वोत्तम विकल्पों की तलाश करते रहना चाहिए।
· परियोजना खरीद शुरू करने की जिम्मेदारी लेता है
· परियोजना शुरू करने से पहले उनके मन में एक अंत होना चाहिए
· उन्हें अच्छी तरह से संवाद करना चाहिए
· उन्हें हितधारकों के साथ समन्वय बनाना चाहिए
· उन्हें विक्रेताओं को भी प्रभावित करना चाहिए
परियोजना खरीद प्रबंधन के क्या फायदे हैं?
परियोजना खरीद प्रबंधन क्या है, इस पर शोध करते समय, आपको बहुत सारे फायदे दिखाई देंगे। परियोजना खरीद प्रबंधन के कुछ फायदे हैं:
कम जोखिम
परियोजना प्रबंधकों को विक्रेताओं के साथ मिलने के दौरान उन उत्पादों की गुणवत्ता सामग्री और अनुबंध के साथ-साथ अधिक सक्रिय और तेज दिमाग रखने की आवश्यकता है। चूंकि यह प्रक्रिया अच्छी तरह से योजनाबद्ध है और संगठन लागत, उत्पाद की गुणवत्ता और विक्रेता द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं के बारे में जानता है, इसलिए धोखा देने का कम जोखिम है।
एक लिखित अनुबंध होने से, आप यह भी सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपसी समझौते के बाद अनुबंध में उल्लिखित नियमों, नियमों और शर्तों के खिलाफ कुछ भी नहीं है।
उच्च गुणवत्ता वाले उत्पाद
आपको विक्रेता से खरीदे जाने वाले उत्पादों की गुणवत्ता से समझौता करने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि आपके पास विक्रेताओं के साथ बातचीत करने और सर्वोत्तम गुणवत्ता वाले उत्पादों का चयन करने का विकल्प है। यह आप पर निर्भर करता है कि आप किस विक्रेता को चुनते हैं। आप उत्पादों को खरीदने के लिए सबसे अच्छा और सबसे प्रतिष्ठित विक्रेता चुन सकते हैं और उच्च गुणवत्ता वाले उत्पाद का चयन करके अपनी परियोजना में अपना विश्वास बढ़ा सकते हैं।
परियोजना की लागत सीमा से अधिक नहीं है
जब आप विभिन्न विक्रेताओं के साथ संवाद करने के बाद एक विक्रेता चुनते हैं, तो आप सुरक्षित पक्ष पर खेल रहे हैं क्योंकि आप परियोजना की लागत को सीमित करने जा रहे हैं। प्रोजेक्ट पार्टनर के साथ संवाद करके, आप स्टार्ट प्रोजेक्ट पर उत्पाद की लागत तय कर सकते हैं और इसे नियंत्रण में रख सकते हैं।
समाप्ति
परियोजना खरीद प्रबंधन क्या है, इसकी खोज करते समय, आप पाएंगे कि टीम के सदस्य के रूप में काम करने वाले सक्षम विक्रेता को खोजने और समय पर और बजट के भीतर काम करने का यह सबसे अच्छा तरीका है। एक परियोजना को जीतने और इसे अंत तक सफल बनाने के लिए, एक परियोजना प्रबंधक को एक परियोजना को पूरा करने के लिए बहुत सक्रिय और योजना बनाने की आवश्यकता होती है।
