एक व्यवसाय को परियोजना शुरू करने से पहले उस समस्या को पहचानने की आवश्यकता होती है जिसके लिए वे काम कर रहे हैं, विशेष रूप से नए व्यवसाय। परियोजना प्रबंधक को पहले प्रक्रिया की आवश्यकता को समझना चाहिए ताकि वह एक सफल और सुनियोजित प्रक्रिया चलाकर सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए बेहतर रणनीति विकसित कर सके।
यह केवल तभी संभव है जब आप व्यवसाय की दुनिया की रणनीति का उपयोग करते हैं कि आप में से अधिकांश व्यवसाय की शुरुआत में नहीं जानते हैं, लेकिन परियोजना के किसी भी हिस्से को अंधेरे में दिए बिना फलदायी परिणाम लाने के लिए इन उपयोगी रणनीति के बारे में जानने की आवश्यकता है।
सिक्स सिग्मा पद्धतियों ने व्यवसाय की दुनिया में अपना नाम बना लिया है जिसमें एक परियोजना को सफल बनाने के लिए विभिन्न प्रक्रियाएं शामिल हैं जैसे परिभाषित करना, मापना, विश्लेषण करना, सुधारना और नियंत्रण करना जो अंत में DMAIC के रूप में प्रस्तुत करता है। मोटोरोला ने दुनिया को आपूर्ति किए जाने वाले उत्पाद की गुणवत्ता को नियंत्रित करने के लिए 1986 में दुनिया के लिए छह सिग्मा पद्धति की शुरुआत की, इसके बाद दुनिया भर में कई अन्य दूरसंचार कंपनियां हैं।
SIPOC क्या है, इस पर एक संपूर्ण गाइड? SIPOC आरेख का उपयोग कैसे करें?
SIPOC भी सिग्मा पद्धति का एक हिस्सा है जिसका उपयोग मापने की प्रक्रिया के दौरान गुणवत्ता और प्रक्रिया की दिशा पर नज़र रखने के लिए अधिमानतः किया जाता है। SIPOC आरेख व्यवसाय की दुनिया के लिए सहायक है क्योंकि यह ग्राफ़, टेबल, पाई चार्ट आदि का उपयोग करके आपकी परियोजना या प्रक्रिया के दस्तावेज़ तैयार करने के लिए सही विकल्प प्रदान करता है।
SIPOC पांच सार्थक शब्दों, आपूर्तिकर्ताओं, इनपुट, प्रक्रिया, आउटपुट और ग्राहक का योग है, जो आपको प्रत्येक शब्द को देखने और यह पता लगाने में मदद करता है कि आपको उन सभी को सद्भाव में लाने के लिए क्या चाहिए।
SIPOC का DMAIC का हिस्सा होना सर्वोत्तम गुणवत्ता उपायों को सुनिश्चित करने के लिए भूमिका, जिम्मेदारियों और मानकों को चिह्नित करने के लिए महत्वपूर्ण है। SIPOC आरेख दृश्य के अनुकूल है क्योंकि आपकी टीम के सदस्यों के बीच हलचल करने के लिए प्रक्रिया के प्रत्येक चरण को पढ़ना और विस्तृत करना आसान है।
आइए इस बारे में और जानें कि SIPOC क्या है? SIPOC आरेख का उपयोग कैसे करें?
SIPOC आरेख प्रयोग गर्ने उद्देश्य
किसी भी चीज़ के लिए काम करते समय, इसके पीछे एक उद्देश्य होता है जो तब शुरू होता है जब हम आवश्यकता और समस्याओं को पहचानना जानते हैं, जिसे हम इसे प्राप्त करने के लिए सामना कर रहे हैं। SIPOC आरेख का मूल उद्देश्य ग्राहकों और उनकी जरूरतों को ट्रैक करना है और अंततः उस विशेष परियोजना के सुधार के लिए गुणवत्ता प्रक्रिया सुनिश्चित करके ग्राहकों की जरूरतों को पूरा करने के लिए एक टीम का आयोजन करना है। आपके उद्देश्य को पूरा करने के लिए कुछ प्रमुख दिशानिर्देश हैं जैसे:
एक नई व्यावसायिक इकाई होने के नाते, यदि आप SIPOC को नहीं जानते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप अपनी परियोजनाओं को उच्च-गुणवत्ता वाले स्तर पर लाने के लिए SIPOC आरेख और इसके अनुप्रयोगों को विस्तृत करने के लिए एक पेशेवर प्रशिक्षण टीम की व्यवस्था करते हैं।
यदि आप SIPOC के बारे में कुछ जानते हैं जो आपने वर्षों पहले सीखा या सुना है, तो अपने और अपने कर्मचारियों के लिए एक बूस्टर सत्र की व्यवस्था करें जहां पुराने और नए दोनों कर्मचारी SIPOC आरेख को बेहतर ढंग से समझेंगे।
उसके बाद, जब आप और आपकी टीम दोनों ने आपकी परियोजना के उद्देश्य को परिभाषित किया है और तय किया है कि आप इस परियोजना से क्या चाहते हैं, तो अब SIPOC आरेख का उपयोग करके प्रक्रिया को मैप करने का समय आ गया है जिसे कभी-कभी COPUS आरेख भी कहा जाता है।
घटकों पर चर्चा करके SIPOC आरेख का विस्तार चरण दर चरण
SIPOC आरेख के प्रमुख तत्वों को मैप करना और आप जिस प्रक्रिया से गुजर रहे हैं, उसके बारे में विस्तार से बताने के लिए चरणों को तय करना मुश्किल नहीं है। यह इतना आसान है क्योंकि सभी चरण SIPOC आरेख के प्रमुख घटकों में छिपे हुए हैं। आपको SIPOC आरेख के बारे में जानना अच्छा लगेगा जब आपको पता चलेगा कि यह ग्राहकों की पहचान करने, इनपुट का उल्लेख करके लक्ष्यों को परिभाषित करने और प्रक्रिया से गुजरते हुए आउटपुट तक पहुंचने का एक सारांशित रूप है।
क्या हमें अधिक विवरण की ओर बढ़ने की आवश्यकता है जैसे कि SIPOC क्या है? SIPOC आरेख का उपयोग कैसे करें? SIPOC आरेख के चरण के रूप में लेने वाले प्रत्येक प्रमुख घटक का विवरण यहां दिया गया है।
आपूर्तिकर्ताओं को समझना और परिभाषित करना
जैसा कि इस SIPOC आरेख का पहला अक्षर कहता है, यह एक आपूर्तिकर्ता है जो पहले आता है। एक आपूर्तिकर्ता वह है जो किसी उत्पाद को बनाने या किसी मौजूदा उत्पाद में कुछ संशोधन लाने के लिए दिशा या निर्देश दे रहा है।
हम हमेशा की तरह एक आपूर्तिकर्ता पर विचार करते हैं, एक हितधारक जो इनपुट प्रदान करता है या उत्पन्न करने और आउटपुट करने के लिए कुछ निवेश करता है, लेकिन यह केवल निवेश के बारे में नहीं है। यह विचारों और जरूरतों के बारे में भी है। इसलिए, हम यह भी कह सकते हैं कि जो कोई भी महत्वपूर्ण विचार साझा करता है या कुछ यथार्थवादी निर्देश देता है ताकि आप लोगों के लिए बनाए जा रहे उत्पाद में सुधार लाने के लिए कुछ योग्य इनपुट कर सकें।
आप यह भी नहीं कह सकते कि आपूर्तिकर्ता आपके व्यवसाय के लिए आंतरिक है। यह कोई ऐसा व्यक्ति हो सकता है जो आपके व्यवसाय से बाहरी हो, भले ही उसे आपके व्यवसाय से कोई सरोकार न हो, लेकिन वह आपके संगठन से अगली बार बेहतर सेवाओं या उत्पाद सुविधाओं के लिए तैयार हो। इसलिए, SIPOC आरेख के अनुसार, यदि वे श्रेणी के बारे में बात करते हैं तो आपूर्तिकर्ता आंतरिक या बाहरी हो सकते हैं।
आंतरिक आपूर्तिकर्ता
अधिकांश उच्च रैंक वाली बहुराष्ट्रीय कंपनियां अपने कर्मचारियों को उत्पादों के उत्पादन पर लंबे समय तक काम करने, प्रौद्योगिकी के क्षेत्र में नवाचार करने या उत्पाद में कुछ संशोधन लाने के लिए नियुक्त करती हैं। इसलिए, कंपनी द्वारा काम पर रखे गए कर्मचारी, जैसे प्रोजेक्ट मैनेजर या सॉफ्टवेयर या सिविल इंजीनियर, सभी उस कंपनी के आंतरिक आपूर्तिकर्ता हैं जो किसी भी पूर्व-निर्धारित प्रक्रिया को शुरू करने के लिए इनपुट देते हैं।
बाहरी आपूर्तिकर्ता
कभी-कभी, यह विशेष रूप से सॉफ्टवेयर उत्पादों के मामले में होता है, जब आपकी कंपनी के उत्पाद का उपयोग करने के बाद ग्राहक अपनी समीक्षा साझा करते हैं जहां वे कमजोर क्षेत्रों या उन चीजों को उजागर करते हैं जिन्हें अगली बार बेहतर काम करने के लिए सुधार की आवश्यकता होती है। ये समीक्षाएं एक प्रक्रिया शुरू करने के लिए इनपुट के रूप में भी काम करती हैं।
इनपुट पर निर्णय लेना
SIPOC आरेख का दूसरा चरण इनपुट तय कर रहा है। जैसा कि हमने पहले चर्चा की है, आपूर्तिकर्ता इसे तय करते हैं। एक प्रक्रिया का इनपुट पहली और सबसे महत्वपूर्ण आवश्यकता है जिस पर सभी प्रक्रिया निर्भर है। इनपुट उत्पादों या सेवाओं के रूप में हो सकता है। इसलिए, आपको इसे अंतिम रूप देने से पहले इनपुट के उद्देश्य को समझने की आवश्यकता है। SIPOC आरेख की आवश्यकताओं के अनुसार एक प्रक्रिया का इनपुट निम्नलिखित पर निर्भर करता है।
उपयोगकर्ताओं/ग्राहकों की आवश्यकताएं
यह महत्वपूर्ण नियम है कि जब कोई निर्माता बेचने के लिए कोई चीज बना रहा है, तो उस जनता की जरूरतों को ध्यान में रखना आवश्यक है जिसे आप उत्पाद या सेवाएं बेचने जा रहे हैं। जैसे यदि आप एक सॉफ्टवेयर हाउस के रूप में सेवा कर रहे हैं, तो आपको यह समझने की आवश्यकता है कि आपने ग्राहकों को क्या दिया है और अब वे क्या चाहते हैं।
किसी विशेष परियोजना के लिए काम करने वाली टीम की क्षमता
किसी विशेष परियोजना पर काम करने वाली टीम को लक्ष्य प्राप्त करने में कुशल होना चाहिए।
परियोजना प्रबंधक की योजना
यह परियोजना प्रबंधक की योजना पर भी निर्भर करता है जो प्रत्येक चरण की स्पष्टता सुनिश्चित करता है और परियोजना के सफल समापन के लिए सहयोग करने के लिए टीम को निर्देश देता है।
प्रक्रिया; SIPOC का वास्तविक कार्य चरण
इनपुट निर्देश उत्पन्न करने के बाद, वास्तविक कार्य क्षेत्र से गुजरने की प्रक्रिया से गुजरने का समय आ गया है। यह चरण आउटपुट और इनपुट को उन परिणामों की पुष्टि करने के लिए पुल करता है जिनका आप बाद में विश्लेषण कर सकते हैं ताकि यह तय किया जा सके कि आपके इनपुट क्या थे और आउटपुट के बदले में आपको क्या मिलता है। प्रक्रिया के नाम को एक या दो शब्दों के रूप में सरल रखें, और यह उन सेवाओं या आपके द्वारा बेचे जा रहे उत्पादों के प्रकार से संबंधित होना चाहिए। आप इसे और अधिक प्रभावी बनाने के लिए प्रक्रिया को छोटे टुकड़ों में विभाजित कर सकते हैं और प्रत्येक चरण पर नज़र रख सकते हैं।
चालाक
प्रक्रिया की सामग्री या आवश्यकताएं
प्रक्रिया के प्रत्येक चरण को ट्रैक करना
प्रक्रिया परिणामों का विश्लेषण और रखरखाव
आउटपुट, प्रक्रिया का अंतिम परिणाम
प्रसंस्करण के बाद, आपको उन परिणामों की कल्पना करने की आवश्यकता है जिन्हें आप अंत में प्राप्त करना चाहते हैं। आप जिन परिणामों की अपेक्षा करने जा रहे हैं, वे सटीक और मापने योग्य होने चाहिए ताकि आप आसानी से विश्लेषण कर सकें कि क्या आपको वही चीज़ मिलती है जिसकी आप इनपुट और प्रक्रिया पर काम करते समय उम्मीद कर रहे थे।
आउटपुट रणनीति बनाते समय भी, आपको ग्राहकों की आवश्यकताओं और जरूरतों पर विचार करना चाहिए। यह आपको फलदायी आउटपुट उत्पन्न करने देगा क्योंकि आप प्रक्रिया को देख रहे होंगे और फिर ग्राहकों की आवश्यकताओं के अनुसार आउटपुट करेंगे कि वे आपसे क्या उम्मीद कर रहे हैं और आप उन्हें क्या बेच रहे हैं।
ग्राहकों, उन्हें संतुष्ट कर रहे हैं।
अंतिम चरण ग्राहकों को जोड़े रखना है। SIPOC आरेख के इस चरण को करते समय, आप उन रणनीतियों पर विचार करेंगे जिन्हें आपको अपने पुराने ग्राहकों की रुचि बनाए रखने और नए ग्राहकों को भी हथियाने के लिए विकसित करने की आवश्यकता है। आप इस चरण में तय करेंगे कि आप उल्लेखनीय परिणाम प्राप्त करने के लिए किन तरीकों को अपनाएंगे।
समाप्ति
SIPOC आरेख आपको ग्राहकों की आवश्यकताओं और आवश्यकता को जानकर उनकी आवश्यकताओं के अनुसार सही इनपुट और प्रक्रिया को चिह्नित करने में मदद करता है और भविष्य में आप जिन परिणामों या आउटपुट की उम्मीद कर रहे हैं उन्हें लाने के लिए प्रक्रिया में हेरफेर करते हैं।
