私たちは通常、プロジェクトに取り組んでいる間に問題に直面し、それを取り除くためにさまざまな方法を使用するが、できない。時には、スマートワークと名付けた解決策を直接探すこともある。スマートワークはすべての種類の問題に適しているわけではない。そのためには、プロジェクトマネジャーは5つのなぜツールを知り、それを使って問題の根本原因を突き止める必要がある。
5Whysツールとは何かを学ぶと、その利点と問題を特定するための重要な要素について知ることができる。問題の根本原因が何であるかを知れば、効率的に解決策を探すことができる。原因を知らずに問題を解決しようとするのは、何も見えない深い暗闇の海で何かを狙うようなものだ。だから、解決策を探す前に、目標達成を妨げている問題の原因を探そう。
5つの理由とは何か？それはちょうど灯台のようなもので、あなたの行く手にある障害物や他の邪魔なものを知ることで、道を見つける手助けをしてくれる。プロジェクトに取り組んでいるとき、あなたは自分自身やチームメンバーのさまざまなタスクに対処している。
5Whyを使えば、チームをアレンジし、彼らを導き、問題を追跡するプロセスを探し、解決策を見つけるための戦略を定義することができる。もし、あなたが別の問題を経験し、その解決策を長い間探していると感じているなら、5whyツールとは何か、それが問題解決にどのように役立つかを学ぶ別の方法を探すべきだ。
問題に対処するのは簡単なことではないが、5Whyツールとは何かを学び、使い始めると、原因がわかるので道が開けてくる。5Whyツールは、なぜこの問題が起こるのかを問うものであり、つまり、問題を解決できない根本的な原因を突き止めようとするものである。
5Whysツールとは何か、そして最高の結果を引き出すためにそれをどのように使うべきか、いつ学ぶべきか考えていますか？5Whysツールを使用し、成功への道の大きな障害となっている問題の根本原因を追跡する必要がある場合について、あなたはアイデアを持っている必要があります。もしあなたが以下のような場面に遭遇しているのであれば、5Whysツールとは何なのかを知る必要がある。
もしあなたが、プロジェクトの次の処理を探すことを許さないような複雑な問題に直面し、多くの苦労をしてもそこから抜け出せないのであれば、「5つの理由」を探すべきだ。時には、問題を取り除こうとしても取り除けず、問題が複雑すぎると感じることもあるでしょう。そのような複雑な問題に対して、5つの理由は、この問題を引き起こす背後にあるあらゆる種類の原因を追跡するのに役立つだろう。
通常、私たちはプロジェクトに取り組む際、特に商業的に大きなプロジェクトになると、チームを参加させる。巨大なチームが必要だが、チームを雇っただけでこのプロジェクトが完了すると思うだろうか。いや、チームメンバー全員が作業中に問題追跡にあまり効率的でないように、問題の種類を探し、時間内に解決することが必要なのだ。だから、チームのモチベーションを高めて、彼らが自主的に仕事ができるようにしたいなら、5Whysツールとは何かを彼らに伝え、問題に対処できるように準備しておくべきだ。
多くの場合、ちょっとした怠慢やスマートな仕事のやり方が原因で、解決策を見つけることができない。解決策を直接探すのではなく、問題の内側をスマートに見る必要がある。そのためにはどうすればいいのか。
そう、簡単な問題であれば、ブレインストーミングで自分自身やチームに質問を投げかけるだけで、原因を突き止めることができる。なぜ目標を達成できなかったのか？なぜ時間通りに到着できなかったのか？なぜ製品が規格外なのか？このブレーンストーミングの後、あなたはきっと複数の単純な問題の根本原因を見つけるだろう。
目的地に到達するための適切なプロセスを探すとき、5つのなぜというツールを使うことができる。このツールは、プロセスの中で適切でなく、実際の道筋から注意をそらしている部分を見極めるのに役立つ。5 whysは、その惑わされやすい点を見つけ出し、最終目的地に到達することを可能にしてくれる。
5Whyツールとは何か、どのように使うかを考えるとき、5Whyを完成させるためのガイド・ステップも必要です。以下のステップを踏むことで、プロジェクトにおける自分の立ち位置を徐々に明確にしていくことができる。
まず第一に、さまざまな仕事をこなすためには、チームをアシストしてもらう必要がある。リーダーシップの習慣を見ていくと、相乗効果とチームワークの重要性を知るだろう。この現象によれば、1＋1＝3、つまり2つの心が同じ問題を探しながら協力すれば、2つ以上の解決策をもたらすということだ。
チームを作る際には、チームメンバーの専門性を調べ、相対的な仕事を割り当てられるようにする必要がある。チームメンバーを分類し、そのうちの一人をマスターまたはリーダーに任命する。リーダーはチームのタスクを管理する。チームリーダーはチームメンバーを自分のタスクに集中させ、必要なリソースをすべて提供できるようにサポートする。
専門家のチームを選んだら、観察と分析報告書を作成することによって、問題点を突き詰めていく必要がある。大きなプロジェクトに取り組むときはいつも、1つ、あるいは複数のチームで仕事をすることになる。チームワークの中で、コミュニケーション不足やその他多くの理由で問題が発生する可能性は十二分にあります。
チームAとチームBという2つのチームが、あなたと一緒にプロジェクトに取り組んでいるとする。
これはプロジェクトの完成にとって憂慮すべきことであり、プロジェクトが崩壊する前に時間内に対処する必要がある。時間通りに物事を進めるには、Aチームが遅れをとっている、スムーズに進めない原因を探す必要がある。そこで、2番目に重要なステップは、チームの目標達成を妨げている問題を定義することだ。
チームを萎縮させ、後手に回らせている問題を明確にしたら、今すぐ5つのなぜを探す必要がある。5Whysは、問題の根本原因を突き止めるのに役立つ。あなたがすべきことは、根本的で理解しやすい質問でなければならない、少なくとも5つの「なぜ」の質問をデザインすることだ。まず、なぜそのようなことが起こったのかという疑問から始め、次のWhysへと進んでいく。
時々、私たちは5つの理由を尋ね始めるとき、私たちは理由のより良いエンドが何であるかを知っておく必要があります。だから、このステップでは、なぜという問いについてより意識的になる必要がある。なぜを書くことは、問題の根本的な原因を明らかにする、困難で最も重要な作業である。問題の根本原因を明らかにするWhyに到達したと思ったら、そこで立ち止まるべきだ。場合によっては、根本的な原因に到達していないと思うのであれば、正確な原因を探り切れないまで続けることもできる。
さて、ストップ・ポイントを得たことで、問題の根本原因がわかった。その原因を整理し、重要度に応じて分類する必要がある。分類が終わったら、問題の原因ごとに特別な戦略を立てて、ひとつひとつ対処していく。
すべてのWhyを調べ、問題の根本原因に対処しながら、チームメンバーの各ステップを見続け、結論を出し続けること。
5 Whysは、プロジェクト・マネジャーに様々な形で役立っている：
- 問題の根本原因の追跡をサポートします。
- 迅速かつ誤った判断による時間の浪費を避ける。
- シンプルで簡単なので誰でも使える
5Whysが問題の原因を追跡するための素晴らしいツールであることは間違いないが、同時にいくつかの限界ももたらす。
- 簡単ではあるが、誰でも流暢に使えるわけではない。5Whysツールとは何か、どうすれば効果的に実行できるかを知っていなければならない。
- プロジェクトのステップについて十分な知識がなければ、問題の原因を明らかにすることはできない。
5Whysツールの本質を理解し、このツールを最大限に活用するためには、5Whysツールについて学びながら、あらゆる側面に目を通す必要がある。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
