現在、あなたの会社にはプログラム・マネージャーがいますか？私の会社ではプロジェクト・マネージャーと呼んでいます。この2つは全く異なるものであり、それぞれのビジネスにおける使い分けを理解することが重要だ。プロジェクト・マネージャーは、特定の短期的なニーズやプロジェクトを担当する。一方、プログラム・マネージャーは、プログラムを担当します。プログラムとは一般的に、さまざまなプロジェクトがグループ化され、それらが連携してより大きな全体を作り上げるものです。つまり、プロジェクト・マネジャーだけを活用していると、チームの重要な部分を逃してしまうことになるのです。
では、プロジェクトとは一体何なのか？プロジェクトとは、一般的に1回きりのイベントとして実行する必要のある小さな仕事のことである。例えば、あなたが家を建てるのであれば、プロジェクトは電気工事を行うことになる。プロジェクトには、コスト、リソース、時間、予算の境界線があります。一般的に、いつまでに完了させなければならないという期限があり、成功させるために達成しなければならない全体的な目標がある。しかし、このタイプの仕事は範囲が狭い。
ここでの考え方は、短期的、特に成果物に焦点を当てることである。完成させる作業は一般的に非常に技術的で、かなり具体的である。全体として、プロジェクトの成否は、製品の品質だけでなく、タイムリーに完成したかどうか、予算に沿っているかどうか、ルールを遵守しているかどうか、さらに顧客の要求や期待にどれだけ応えているかどうかで測られる。このようなプロジェクトは、それだけでパズルが完成するのではなく、完成させる必要のある大きなパズルの小さなピースに過ぎない。
一方、プロジェクト・マネージャーは、プログラム全体の中で個々のプロジェクトを担当する。プロジェクトマネージャーは、担当するエリアは狭いですが、その中でチーム全体を見守り、すべてが適切に行われているかを確認します。また、プログラム・マネージャーに報告するのも彼らだ。プロジェクト内では、チームが報告したり質問したりするのも彼らだ。
プロジェクトマネージャーの仕事には、以下のようなものがある：
プロジェクトマネージャーは、他者とのコミュニケーションに優れ、強力なリーダーでなければならない。それだけでなく、順応性、分析力、決断力、戦略性、説明責任を果たす意思も必要だ。このような人材はリスクテイカーである必要があり、マルチタスクができ、文書と口頭の両方でコミュニケーションができる必要がある。彼らは仕事を任せる方法を知っている必要があり、その分野での実務知識を必要とする一方で、その仕事の大部分を自分で実行するのではなく、主に他人に仕事を割り当てる。
効果的なプロジェクトマネージャーは、細部にまで注意を払い、時間を効果的に管理できる、批判的思考を持つ人です。交渉力があり、プレッシャーの中でも優れた決断を下し、自発的でなければなりません。ほとんどのプロジェクト・マネージャーは経営学の学士号を持っていますが、この分野に入るには他の方法もあります。また、個人が持つ能力をさらにアピールするために、資格の取得も可能だが、これらもすべての状況において必須というわけではない。
一般的に、プロジェクトマネージャーの年収は5万ドルから10万ドルの間です。住んでいる場所（大都市に住んでいる人の方が、小さな地域に住んでいる人よりも年収が高い傾向があります）や、働いている分野によって異なります。IT分野のプロジェクトマネージャーは、他の分野の人よりも年収が高い傾向にあります。また、（一般的なプロジェクトマネジャーに対してITなど）専門的なプロジェクトマネジャーとみなされる人の収入も高くなる傾向があります。米国内のこの職種の平均は約75,000ドルです。
物事の反対側にはプログラムがある。家を建てるという発想に戻れば、プログラムは事業のすべてである。家を建てるということだ。家を完成させるために必要な各側面は、さらにプロジェクトとなる。つまりプログラムは、完成した家というひとつの目的を達成するためにグループ化された一連のプロジェクトなのだ。
ここでの考え方は、長期的なもの、特に全体が完成したときに達成される利益に焦点を当てることである。実行されるタスクはかなり戦略的で、一般的に比較的包括的なものになる。目標は結果であり、成否は達成されるべきニーズと利益が達成されたかどうかに基づいて測定される。すべての小さなプロジェクトは、この完全なプログラムを作成するためにまとめられ、すべてのプロジェクトが適切に完了しなければ、プログラムは成功しません。
プログラム・マネージャーとはどういうものか、もう少し掘り下げて考えてみよう。プログラム・マネージャーは、ビジネスが取り組んでいるプログラム全体を理解し、それがビジネス全体にどのような影響を与えるかを理解する責任を負う。その包括的なプログラムを完成させるために達成すべきすべてのプロジェクトを認識し、評価する責任を負う。その結果、プロジェクトマネジャーが支援や報告を求めるべき相手となる。
プログラムマネージャーの仕事には、以下のようなものがある：
プログラム・マネージャーは、プロジェクト・マネージャー、ひいてはそのプロジェクト・マネージャーが担当するチームの責任者となるため、強力なリーダーである必要がある。優れたネゴシエーターである必要があり、クリティカルシンキングと強力なコミュニケーション能力が求められます。プログラム・マネージャーは、口頭だけでなく文書によるコミュニケーションも担当し、組織のあらゆるレベルの人々と交流できなければならない。
プログラムを効果的に実行するために必要なハードワークや調整を乗り切るには、ほとんどの場合ユーモアのセンスが必要です。また、プログラム・マネージャーは、多くの計画立案と権限委譲を担当するため、これらの各業務を公平かつ公正に遂行できる能力が求められます。
プログラムマネージャーの給与は、年収80,000ドルから125,000ドルの間が多い傾向にあります。この給与は、大都市では高く、小規模な市場では低くなります。また、実際のプロジェクトの内容やタイトルによっても異なります。例えば、一般的なプログラムマネージャーはこの範囲の下限に近く、ITや技術プログラムマネージャーはこの範囲の上限になります。全体として、米国内のプログラムマネージャーの平均年収は約87,000ドルです。
プロジェクトマネジャーとプログラムマネジャーは、それぞれ異なる領域で仕事をする割には、全体的には非常によく似ている。一般的に、プログラムマネジャーはプロジェクトマネジャーと同じような仕事をするが、その規模はより大きい。プロジェクトマネジャーがチームメンバーのタスクを確認するのと同じように、プログラムマネジャーもプロジェクトマネジャーのタスクを確認する。
この2つの役割に必要なスキルもよく似ている。どちらのマネージャーも強力なリーダーである必要があり、組織内のさまざまなレベルの人々とコミュニケーションをとる能力が求められます。両者とも計画を立て、仕事を任せる能力が必要であり、批判的に考え、交渉を遂行する能力が必要である。多くの点で、これらの人材は非常によく似ており、主な違いは単に実行する仕事の範囲であり、仕事そのものではない。どちらも、適切に遂行できるようになるにはそれなりの訓練と経験が必要だ。
突き詰めると、プロジェクトマネージャーもプログラムマネージャーも、重要なツールを必要とすることになる。なぜなら、彼らは非常に多くの異なるタスクに責任を持ち、非常に多くの異なる人々を管理しているからだ。プロジェクトやプログラムの様々な側面の進捗をモニターする方法が必要であり、毎日物理的に話さなくても社員の様子を見ることができる必要がある。
ȀInstaganttは、この2つのリーダーが知る必要のあるすべてのことを記録するのに最適な方法です。Instaganttを使えば、チームを作り、さまざまなタスクを各個人に割り当てることができる。各タスクにはサブタスクを与えることができ、異なる期限や情報を与えることができる。そこから、全員が自分が何に取り組むべきかを把握し、それぞれのタスクが互いにどのように影響し合っているかを知ることができる。また、進捗状況を報告することもできるので、プロジェクトマネジャーやプログラムマネジャーは進捗状況を確認することができる。これらすべてが、関係者全員にとってより簡単なものになる。
タスクの管理 まず、マネージャーはプロジェクトやプログラム全体に必要なさまざまなタスクをすべて把握する方法が必要です。このシステムでは、個々のフェーズで必要な数のタスクを作成することができます。これにより、タスクをグループ化し、各フェーズが自分が何をすべきなのか、特定のフェーズを完了させるために誰と協力する必要があるのかを確実に把握することができる。
タスクの割り当て - 各タスクの中で、それを実行する責任者を設定することもできます。
特定のタスクの担当者は一人かもしれないし、そのタスクの中で一緒に働く必要のある数人かもしれない。システムにアクセスできる人全員が、誰がどのタスクにアサインされているかを確認できるため、何か問題が発生したときや説明が必要なときに、誰に連絡を取るべきかを知ることができる。これにより、共同作業が容易になるとともに、誰も手持ち無沙汰になったり、タスクを完了させる方法がわからなくなったりすることがなくなる。
日付の割り当て：各タスクと全体的なフェーズについて、開始日と期日を設定することができます。こうすることで、各自がいつタスクに取りかかればいいのか、いつまでに特定のタスクを完了させればいいのか、いつまでに全体のフェーズを完了させればいいのかを確実に把握することができる。このような期限を掲示し、チームの全員が簡単に見えるようにしておくことで、全員が自分自身とお互いに責任を持ちやすくなる。各メンバーが何をすべきかがわかるので、お互いを後押しすることもできるだろう。
依存関係を作る： 次のタスクを完了させるために、いくつかのタスクを完了させなければならないことがある。このような場合、依存関係が生じますが、このシステムによってそれが可能になります。依存関係は様々な方法で設定することができ、パズルの一部分に変更が加えられると、すべての依存項目が自動的に調整され、すべてが連動するようになります。これにより、プロジェクトマネージャーやプログラムマネージャーは、システム内で変更を加えることが容易になる。
ユーザーレビュー：特定のチームメンバーが担当するすべてのタスクを簡単に見ることができ、これらのタスクが必要なタスクのスペクトラムのどの位置にあるかを確認することができます。同様に、そのメンバーがどのタスクを完了し、どのタスクにまだ取り組む必要があるかを確認することも可能です。マネージャーにとってより便利なように、これらのチャートを表示するさまざまな方法があり、日付、プロジェクトの種類など、さまざまな特徴を探すこともできます。
カスタマイズ：全てカスタマイズ可能です。各タスクを見やすくするためにカスタムカラーを設定できます。サブタスクをタスク全体に追加して、ステップを見逃さないようにしたり、マイルストーンを追加して特別なイベントを設定することもできる。各タスクの進捗を設定することも可能なので、チームメンバーは自分のタスクがどこまで進んでいて、まだ何を達成する必要があるのか、全員に最新情報を伝えることができます。チームメンバー
コラボレーション：チーム内の全員が迅速かつ効率的にコラボレーションできる必要があります。自分が担当するフェーズで実行すべきさまざまなタスクを確認し、そのフェーズにいる他のメンバーに連絡を取ることができなければなりません。そして、助けを求めたり、説明を受けたりすることができる。また、お互いの仕事をチェックすることもできるので、実際に連絡を取らなくても必要な答えが得られるかもしれない。
テンプレートの作成：多くのプログラムでは、継続的に実行する必要のある特定のプロジェクトが存在する。つまり、どのようなプログラムでも（少なくとも大半のプログラムでは）、必ず実行しなければならない特定のプロジェクトがあるということです。テンプレートを作成することで、プログラムを作成するたびに追加できるプロジェクトをすでに設定しておくことができます。これにより、プロジェクトを再作成し、タスクを割り当て直す手間が省ける。毎回同じ人が同じことを担当するのであれば、テンプレートを使うことで、プロジェクトをより早く準備することができます。
全体として、効果的なプロジェクトマネージャーやプログラムマネージャーになるためには、様々な機能が必要になります。あなたはチーム全員が達成することに責任を持ち、同様にプロセスを把握し、クライアントが結果に満足していることを確認する責任を負う。どのような種類のプロジェクトや包括的なプログラムを実行するにしても、ゴールは全員をひとつのユニット、ひとつのチームとしてまとめ、ゴールを達成することです。
もしあなたがプログラム マネージャーやプロジェクトマネージャーとしてのキャリアを積もうとしているのであれば、これまで述べてきたようなスキルに取り組み、チーム内で改善を始めることが一番です。肩書きがなくてもリーダーになることは、キャリアをスタートさせるための素晴らしい方法であり、より上位のポジションにいる人たちに対して、あなたが責任者になる準備ができていることを証明することができます。そこからは、各自のタスクを全力で実行し、効果的なツールやタスクマネージャーの使用を促して、やるべきことをすべて把握するようにしましょう。あなたのプロセスをサポートする適切なツールがあれば、あなたは絶対に優れたプログラム・マネージャーやプロジェクト・マネージャーになれる。
