Scopri come le strategie di benchmarking migliorano l'efficienza della gestione dei progetti e come possono aumentare le prestazioni.
Il confronto con il settore o con i concorrenti si chiama benchmarking. Include l'identificazione delle lacune, l'innovazione e la socializzazione dei piani per risolvere tali lacune. Il benchmarking è un processo per stabilire se i flussi di lavoro o le tempistiche dei progetti possono soddisfare le best practice stabilite.
Questo processo viene ulteriormente migliorato da strumenti come i diagrammi di Gantt, che aggiungono ulteriori dettagli sui progressi e sulle inefficienze. Continua a leggere per scoprire quali tipi di benchmarking esistono, come puoi esercitarli e come puoi migliorare i tuoi progetti.
Il benchmark è un approccio strategico per valutare i risultati delle tue prestazioni in base al confronto con i colleghi o con un leader del settore. Utilizzato per identificare le migliori pratiche, ottimizzare le operazioni e promuovere i miglioramenti, è una pratica molto diffusa.
Ad esempio, il benchmarking viene utilizzato dalle aziende del settore sanitario, del settore manifatturiero e della gestione dei progetti per alzare ulteriormente l'asticella. Se combinato con strumenti come i diagrammi di Gantt, puoi tenere traccia delle tappe fondamentali e modificare gli obiettivi in base alle conoscenze acquisite.
Grazie alla comprensione del benchmarking, le organizzazioni sanno cosa fare per rimanere competitive e migliorare costantemente.
Il benchmarking è un concetto ampio che si declina in più tipologie a seconda delle applicazioni. Di seguito riportiamo alcuni dei più importanti tipi di benchmarking:
Il benchmarking interno è il processo di valutazione delle prestazioni dei vari team o reparti della stessa organizzazione. Una catena di vendita al dettaglio potrebbe confrontare le performance di vendita dei negozi nelle varie regioni.
Il benchmarking mostra i punti di forza e di debolezza interni. In particolare, è molto utile se la tua organizzazione è di grandi dimensioni, perché i processi possono variare molto da sede a sede o da team a team.
Il benchmarking competitivo confronta le prestazioni della tua azienda con quelle dei concorrenti. Le aziende analizzano aree come i prezzi, la soddisfazione dei clienti o i tempi di consegna, per poi determinare quali sono i divari.
Ad esempio, un'applicazione per la consegna di cibo può studiare i tempi di risposta dei suoi concorrenti per migliorare i propri. Con questo approccio, le aziende possono rimanere competitive grazie all'adattamento delle migliori pratiche dei loro rivali.
Il benchmarking funzionale è un confronto dei processi con organizzazioni di settori non correlati che si distinguono nello stesso ambito. La compagnia aerea potrebbe studiare il sistema di programmazione di un ospedale per migliorare i processi relativi agli appuntamenti dei pazienti. Questo metodo mantiene le aziende nella sfera dell'innovazione sfidandole ad adottare nuove pratiche da altri settori.
Il benchmarking strategico è l'attenzione delle aziende verso gli obiettivi a lungo termine attraverso l'analisi comparativa delle strategie adottate dai leader del settore. Uno di questi studi consiste nello studiare i loro modelli di crescita, i progressi tecnologici e gli approcci di fidelizzazione dei clienti.
Un esempio potrebbe essere quello di una startup che prende spunto dalla strategia di trasformazione digitale di un'azienda leader per utilizzarla come modello per far crescere la propria attività.
Ognuno di questi tipi di benchmarking ha scopi diversi e fornisce approfondimenti unici per raggiungere determinati obiettivi.
Il benchmarking non serve solo a confrontarsi con i leader del settore. Ha un'importanza cruciale per diversi fattori, tra cui:
L'uso del benchmarking fornisce dati reali per analizzare il ritardo delle prestazioni e il modo migliore per concentrare le energie per risolvere questi problemi in modo efficace.
Il benchmarking aiuta a evidenziare le inefficienze all'interno di un'organizzazione e a invertirle per risparmiare risorse e snellire i flussi di lavoro.
L'idea di studiare i top performer aiuta ad adottare nuove idee e tecnologie per una crescita sostenuta.
Con gli strumenti giusti (tra cui i diagrammi di Gantt), il benchmarking si integra facilmente con essi, facilitando il monitoraggio delle tempistiche e dei progressi da parte dei team. Ad esempio, confrontando le tempistiche di un progetto con i benchmark per accelerare i tempi.
Le organizzazioni di benchmarking che si dedicano al benchmarking con costanza sono pronte ad adattarsi ai cambiamenti del mercato e a rimanere competitive.
Possiamo applicare il benchmarking a diverse operazioni di un'organizzazione. Ecco alcuni esempi reali di applicazioni del benchmarking nel settore:
Un'azienda di telecomunicazioni effettua dei benchmark sui tempi di risoluzione delle chiamate rispetto ai leader del settore. Individua le proprie pratiche e perfeziona la formazione del personale e un sistema di gestione delle richieste basato sull'intelligenza artificiale. Questo porta alla soddisfazione dei clienti, poiché i problemi vengono risolti in tempi relativamente più brevi e la qualità del servizio migliora.
La casa automobilistica confronta il proprio tasso di produzione con quello di un altro concorrente. L'azienda identifica i colli di bottiglia nella linea di assemblaggio e applica le tecniche di lean manufacturing. Il risultato è una riduzione dei tempi di inattività, una maggiore efficienza e una maggiore resa complessiva.
Nel software, un'azienda confronta il tasso di conversione del proprio sito web con quello della concorrenza. Analizza le campagne dei concorrenti per ottimizzare il design del proprio sito web e per effettuare promozioni mirate. Inoltre, migliora la generazione di lead e i tassi di conversione.
Un'impresa edile confronta le proprie tempistiche di costruzione con gli standard del settore. Utilizza i diagrammi di Gantt nella speranza di individuare ed eliminare i ritardi e ottimizzare l'allocazione delle risorse. Questo porta a un completamento più rapido dei progetti e a clienti più soddisfatti.
Questi esempi servono come punti di riferimento per capire come il benchmarking porti a miglioramenti misurabili in molti settori.
Fare benchmarking non significa semplicemente prendere due serie di dati e confrontarli tra loro. Si tratta di un processo approfondito che ci permette di ottenere informazioni utili. Di seguito sono riportate le fasi dettagliate del benchmarking:
Per riportare il problema con i piedi per terra, individua innanzitutto cosa vuoi migliorare e quali processi o risultati vuoi migliorare. Potrebbe trattarsi del servizio clienti, delle tempistiche dei progetti e dell'efficienza operativa. Un esempio è rappresentato dai team che potrebbero fare un benchmark dei tassi di completamento delle attività per identificare i colli di bottiglia.
Valuta i concorrenti e i leader del settore e scegli i benchmark pertinenti. Assicurati che i benchmark scelti siano rilevanti per i tuoi obiettivi e che generino dati validi. Ad esempio, un team di marketing potrebbe analizzare i metodi di generazione di lead di un altro concorrente di successo.
Ottieni dati qualitativi e quantitativi da fonti affidabili. In molti casi, i sondaggi, i report sulle prestazioni o i diagrammi di Gantt possono catturare le metriche importanti per te. L'accuratezza dei dati è fondamentale perché è alla base della tua analisi.
Confronta i tuoi dati con i benchmark per vedere dove e come i tuoi dati sono inferiori ai benchmark, per capire meglio cosa potrebbe essere necessario cambiare. Un semplice esempio, che consiste nel confrontare i progressi del progetto con quelli della concorrenza, potrebbe evidenziare le carenze nell'allocazione delle risorse.
Stabilisci un percorso chiaro per colmare le lacune di rendimento. Stabilisci per te o per il tuo team dei passi da compiere e assegna ruoli e scadenze. Supponiamo che tu ti occupi della gestione di un progetto e che aggiorni il diagramma di Gantt quando è necessaria una nuova tempistica o una nuova allocazione delle risorse.
Tieni sempre d'occhio se sei sulla strada giusta e adatta la tua strategia di conseguenza quando i parametri di riferimento cambiano. Le revisioni periodiche ti assicureranno che i piani stiano funzionando e che siano al passo con gli obiettivi.
Il benchmarking comporta diverse sfide che includono:
È difficile ottenere dati perché i concorrenti potrebbero non condividerli. Quando i dati non sono disponibili, attingi da media e rapporti pubblici di settore.
I nuovi metodi o le nuove pratiche sviluppate attraverso il benchmarking potrebbero essere osteggiati dai dipendenti. Sii aperto nella comunicazione e nel processo decisionale.
I benchmark che non sono pertinenti possono fuorviare il tuo lavoro. Assicurati che le attività di benchmarking rispondano allo scopo, in modo che il risultato sia perseguibile.
A volte strumenti come i diagrammi di Gantt sono utili, ma un'eccessiva dipendenza può soffocare la creatività e un pensiero strategico più ampio. Usali come mani che sorreggono la donna che guida la strada, non come stampelle che sostituiscono la ragione.
Se stai lavorando al benchmarking, ecco alcuni consigli che ti renderanno efficiente.
Stabilisci obiettivi specifici e misurabili prima del benchmarking per mantenere la concentrazione dall'inizio alla fine.
Scopri come gli altri fanno qualcosa che non hai mai visto prima e che ti aiuterà a risolvere in modo innovativo le tue sfide.
Misurare i dati che possono essere meglio classificati, come il tasso di fidelizzazione dei clienti, l'efficienza produttiva o il tempo di completamento del progetto.
Usa strumenti come i diagrammi di Gantt per monitorare i progressi, regolare le tempistiche e garantire la responsabilità.
Il benchmarking è uno strumento fondamentale per le organizzazioni che cercano di migliorare le prestazioni e rimanere competitive. Aiuta a individuare le lacune, ad adottare le migliori pratiche e a creare una strategia per raggiungere i propri obiettivi.
Se abbinato a degli strumenti, il benchmarking funziona bene nella gestione dei progetti, consentendo ai team di monitorare i loro progressi e di risolvere le inefficienze. Il benchmarking può essere utilizzato per ottimizzare il servizio clienti, le tempistiche dei progetti e molto altro ancora.
Inizia a gestire i tuoi progetti in modo efficiente e non dovrai più lottare con strumenti complessi.
Inizia a gestire i tuoi progetti in modo efficiente e non dovrai più lottare con strumenti complessi.