Utilizza il nuovo modello gratuito di diagramma di Gantt di Google Sheets Istruzioni passo-passo per imparare ad adattarlo facilmente alle esigenze del tuo progetto.
Andres Rodriguez
Direttore marketing
18 ottobre 2024
Quando si parla di diagrammi di Gantt, forse non ti rendi conto di cosa sia necessario per crearne uno. Forse in passato hai esaminato numerosi sistemi e programmi software e hai pensato di provare i diagrammi di Gantt, ma non ne eri così sicuro. Forse eri un po' sopraffatto dal costo di questi programmi prima di capire come funzionavano e se erano una buona idea per te. Allora il nuovo modello di diagramma di Gantt di Google Sheets che abbiamo creato fa proprio al caso tuo.
Capire i diagrammi di Gantt
Iniziamo con una rapida panoramica su cosa sono i diagrammi di Gantt e perché dovresti prenderli in considerazione per la tua azienda. Questi grafici ti permettono di tracciare una mappa dei progetti a cui stai lavorando in modo che tutti i membri del tuo team sappiano cosa sta succedendo. Sono progettati per aiutarti a tenere traccia di chi è responsabile dei diversi compiti all'interno della tua azienda. In questo modo puoi assicurarti che tutto venga portato a termine e che le persone responsabili dei vari compiti sappiano cosa devono fare. I diagrammi di Gantt possono essere personalizzati per adattarsi esattamente alle esigenze della tua azienda. Possono tenere traccia di più progetti con più attività e sottoattività e numerose scadenze. Possono aiutarti a gestire grandi team, piccoli team e tutto ciò che sta in mezzo. Possono tenere tutti in carreggiata e pronti a partire, qualunque sia il lavoro da fare. In breve, questi grafici possono aiutarti a fare tutto ciò che riguarda il monitoraggio dei tuoi diversi progetti e a far sì che il tuo team sia sempre al suo posto. Questo ti aiuterà a essere sempre all'avanguardia.
Perché Google Sheets?
Il bello di utilizzare Google Sheets per questo modello è che è gratuito al 100%. Ora, puoi scaricare il sistema in Excel se hai già Microsoft Office sul tuo computer, ma se non vuoi pagare per quel servizio, Google ti offre un'alternativa gratuita. Volevamo assicurarci che chiunque volesse provare i diagrammi di Gantt potesse farlo e il modo migliore per farlo è fornire una versione gratuita che puoi provare indipendentemente dagli altri software che hai sul tuo computer. Anche se questo sistema sarà una versione leggermente più semplificata rispetto a quella che troverai nel nostro software vero e proprio, ti fornirà comunque una prova sufficiente per capire se è qualcosa che vuoi provare da solo. Vuoi essere sicuro di avere l'opportunità di inserire le tue informazioni, vedere come funzionano questi tipi di grafici e verificare come funzionano per il tuo team. Utilizzando Google Sheets, sapevamo che saresti stato in grado di fare proprio questo.
Scopriamo come funziona questo sistema e come puoi iniziare a usarlo. Molti di questi passaggi, una volta approfonditi, ti renderanno più facile l'utilizzo di qualsiasi tipo di software Gantt se deciderai di dotarti di un programma completo per il tuo team. Quindi, una volta che avrai imparato a occuparti di questa parte del processo, sarai più che felice di sapere che è altrettanto semplice nella realtà e che otterrai ancora di più.
Il primo passo è quello di inserire i diversi compiti di cui devi tenere traccia. Ora, con il modello di Google Sheets, avrai una pagina separata per ogni progetto che vuoi monitorare. Tutto ciò che devi fare è copiare e incollare il modello in pagine diverse per poter impostare ogni volta un progetto completamente nuovo. In seguito, dovrai passare in rassegna tutte le attività già aggiunte e cambiarle con le tue attività. In questo modo, puoi personalizzare le attività su cui i tuoi collaboratori devono lavorare o i compiti specifici che accompagnano ogni progetto. Successivamente, dovrai esaminare le date che sono già inserite nel grafico. Anche queste sono modificabili, quindi puoi impostare le date di inizio e di scadenza per ogni attività. Sono preformattate in modo da sembrare delle date, quindi non devi preoccuparti di come formattarle. Verranno impostate automaticamente con un mese a due cifre, un giorno a due cifre e un anno a quattro cifre. In questo modo potrai vedere a colpo d'occhio cosa sta succedendo e quali sono le date specifiche che tutte le attività devono rispettare.
Una volta compilate queste date, la colonna della durata dovrebbe popolarsi da sola. Questa colonna è pensata per far sapere a tutti quanto tempo hanno a disposizione (in giorni) per lavorare su un'attività specifica. Se modifichi la data di inizio o di scadenza di un'attività, la colonna della durata cambierà per far sapere a tutti coloro che guardano il grafico quanto tempo hanno a disposizione entro quella finestra. La durata viene calcolata sottraendo la data di inizio dalla data di scadenza. In questo modo, avrai un'idea precisa del tempo che puoi dedicare a un'attività e di come suddividerlo. Il passo successivo consiste semplicemente nell'inserire i responsabili di ciascuna attività. La colonna utente ti permetterà di inserire un nome e ricorderà anche i nomi se li digiti spesso. In questo modo potrai aggiungere le stesse persone a compiti diversi, se necessario. Potrai anche tenere traccia con precisione di chi è responsabile di ogni attività. Questo permetterà anche a loro di tenere traccia dei propri compiti e di quando questi devono essere iniziati o completati affinché il progetto sia portato a termine nei tempi previsti. C'è anche una barra di avanzamento. In questo sistema, tu o il tuo team potete aggiornare questa barra di avanzamento per riflettere quanto hanno completato su un determinato compito. In questo modo tutti gli altri potranno vedere come si stanno svolgendo i vari compiti e cosa deve essere fatto dopo o quanto ancora è in sospeso. Inoltre, ti permette di vedere quando i compiti sono stati completati e cosa bisogna fare per mantenere il resto del progetto in ordine. È un modo per essere sicuro di seguire il programma. Vediamo come funziona questo sistema e come puoi iniziare a utilizzarlo. Molti di questi passaggi, una volta appresi, ti faciliteranno l'utilizzo di qualsiasi tipo di software Gantt se deciderai di dotarti di un programma completo per il tuo team. Quindi, una volta che avrai imparato a occuparti di questa parte del processo, sarai più che felice di sapere che è altrettanto semplice nella realtà e che ne ricaverai ancora di più.
Renderlo unico
L'impostazione di tutte le informazioni sul tuo grafico è una parte del processo, ma potresti anche volerlo personalizzare un po' di più. Dopo tutto, si tratta di un grafico che guarderai spesso per tenere te stesso e il tuo team al corrente. Quindi, cosa puoi fare per personalizzarlo e renderlo ancora più unico? Ci sono diverse cose che puoi e devi fare. Ognuna di queste cose ti aiuterà ad apprezzare maggiormente questo tipo di grafico e funzionerà anche con il sistema completo.
1: Aggiorna il tuo file
Innanzitutto, puoi cambiare il nome del file. Certo, sai che puoi dare un nome al tuo progetto, ma puoi anche dare un nome al foglio completo basato su quel progetto. In questo modo è più facile tenere traccia di più progetti contemporaneamente. Puoi vedere a colpo d'occhio quale progetto è presente in ogni file e scegliere quello che ti serve in quel momento. Questo renderà le cose molto più semplici per te e il tuo team e ti permetterà di essere più organizzato anche per i tuoi clienti.
2: Personalizza il tuo file
Avrai la possibilità di cambiare il colore dei tuoi grafici e delle diverse barre delle applicazioni. Ciò significa che potrai cambiare il colore dell'intero grafico, comprese tutte le barre, il testo, il grafico stesso e qualsiasi altra cosa tu voglia. Puoi anche scegliere di codificare il colore di ciascuna delle barre separate se vuoi personalizzarlo a tuo piacimento o per aiutare i diversi membri del tuo team a tenere traccia di quali attività sono di loro competenza. Questo aiuterà tutti a capire meglio il grafico e renderà più evidenti le diverse barre o attività. È anche possibile che tu abbia un progetto molto più ampio che richiede più fasi di quelle attualmente disponibili nel modello predefinito. In questo caso, puoi aggiungere altre righe. Basta inserire le righe nel grafico cliccando sull'ultima riga e selezionando inserisci. In questo modo, aggiungerai nuove righe con la stessa formattazione delle altre. In questo modo potrai mantenere tutte le stesse informazioni e non dovrai preoccuparti di capire le formule o come organizzare le nuove righe.
Come farlo funzionare per te
Ora che sai come configurare il tutto, puoi condividere la tua tabella con il resto del tuo team in modo che possano consultarla e tenerla aggiornata. Potresti anche stamparla in modo da averne una copia fisica a disposizione di tutti quando ne hanno bisogno. Il modo in cui lo condividerai con il tuo team dipende solo da te, ma la possibilità di condividerlo è una parte fondamentale del processo. E questo è solo l'inizio di ciò che puoi fare con un vero e proprio diagramma di Gantt. Se crei un tuo account attraverso Instagantt, avrai ancora più libertà e possibilità di aggiornare le informazioni. Il processo di inserimento delle informazioni sarà ancora più semplice perché potrai sincronizzarle direttamente da qualsiasi altro task manager e programma che preferisci. In questo modo potrai assicurarti che siano aggiornate e personalizzate proprio come vuoi tu. Tutte le funzioni di personalizzazione che abbiamo menzionato qui sono disponibili nel software e anche di più. Tutto ciò che devi fare è decidere come vuoi che funzionino le cose. Il software è stato progettato per essere il più semplice possibile. Le diverse attività sono tutte trascinabili, quindi puoi spostarle, cambiare le date, la durata, creare dipendenze e molto altro ancora. Tutto ciò che devi fare è decidere quante attività ti servono e quali altre funzioni vuoi creare. Tutti questi elementi fanno sì che il tuo diagramma di Gantt funzioni per te e per la tua azienda. Questo perché questi tipi di grafici non sono pensati per essere uguali per tutti. Sono pensati per creare qualcosa di unico e di completamente relazionabile.
Conclusione
Quando si tratta di creare i tuoi grafici di Gantt, vuoi essere sicuro di essere sulla strada giusta. Vuoi sapere che stai usando un sistema che funziona per te e che è stato progettato per essere semplice. Volevamo renderlo il più semplice possibile ed è per questo che abbiamo creato i nostri diagrammi di Gantt con funzioni di trascinamento e sezioni facili da riempire. Ma abbiamo anche voluto assicurarci che chiunque voglia provare questo software possa farlo. Sia che tu voglia utilizzare l'opzione di prova gratuita che abbiamo a disposizione, sia che tu voglia provarlo in Google Sheets, sappiamo che questo processo funzionerà per te. I diagrammi di GanttMaker sono il modo per tenere traccia di qualsiasi cosa nella tua attività o anche nella tua vita personale. Puoi tenere traccia dei tuoi progressi, delle date di inizio, delle scadenze, delle tappe fondamentali, dei responsabili e di qualsiasi altra cosa tu voglia sapere. Non dovrai più faticare per ricordare quando una cosa deve essere consegnata o chi se ne occuperà. Grazie a questo modello di diagramma di Gantt di Google Sheets e a Microsoft Excel, potrai creare tutti i grafici di cui hai bisogno. L'unica cosa che ti serve ora è un progetto da seguire.
