Matrice di Eisenhower Definizione, guida ed esempi
Quando i progetti diventano più grandi e più lunghi del previsto, ti ritrovi presto in un loop infernale. Improvvisamente ti ritrovi a dover spegnere incendi tutto il giorno: correzioni di bug, assistenza ai clienti, problemi inter-team. Rispondi a e-mail urgenti o fai da mediatore tra diversi dipartimenti su questioni minori. Ogni singolo giorno, tutti questi compiti sono urgenti, necessari e OBBLIGATORI. Ma quando tutti i compiti sono prioritari, come fai a sapere qual è il più importante? Ecco, noi ti offriamo una risposta a questo enigma.
Perché tutto quello che sai sulla produttività è sbagliato
La situazione descritta sopra è nota anche come Effetto Mera Urgenza, secondo il quale tendiamo ad accettare compiti con scadenze più brevi e finestre di completamento più piccole. Perché? Semplicemente perché devono essere portati a termine il prima possibile. Li scegliamo rispetto a compiti meno urgenti, anche se questi ultimi sono più importanti e danno maggiori soddisfazioni.
Questo ci fa fissare sulla durata del compito piuttosto che sui benefici a lungo termine. E quando questo problema si presenta nella gestione dei progetti, non riusciamo a mettere in primo piano questioni importanti a lungo termine. Le trascuriamo fino all'ultimo minuto. Quando arriva il loro turno, diventano improvvisamente urgenti e causano solo stress e inutili straordinari.
Rory Vaden, autore e stratega dell'autodisciplina, sostiene che le liste di cose da fare e le tecniche di gestione del tempo si concentrano troppo sull'efficienza. La maggior parte dei metodi di produttività mira a renderti più veloce, optando per un risultato più redditizio. Ma si limitano a darti più tempo nella giornata per prendere decisioni a breve termine. Per aiutarti a combattere questo problema e insegnarti un nuovo modo di risolvere i problemi, vogliamo presentarti la Matrice di Eisenhower.
"Ho due tipi di problemi, quelli urgenti e quelli importanti. Gli urgenti non sono importanti e gli importanti non sono mai urgenti"
In termini più semplici, la Matrice di Eisenhower è una linea guida per prendere decisioni efficaci. La sua genialità sta nell'imparare a distinguere i compiti importanti da quelli urgenti. Come diceva Vader, concentrati su: "Cosa posso fare oggi per rendermi più facile il domani?"
La Matrice ti permette di fare piani strategici a lungo termine. Impari a concentrarti sul quadro generale invece che su compiti che sembrano urgenti ma che non hanno alcun beneficio generale per il progetto.
Abbraccia la tua debolezza
Prima di illustrare la Matrice di Eisenhower, sentiamo il bisogno di sottolineare:
Non essere troppo duro con te stesso.
Come per ogni nuovo metodo di produttività che vuoi adottare, perfezionare la Matrice di Eisenhower richiederà molte prove ed errori. Trova un modo per rendere più facili le prime settimane o i primi mesi. Scarica le risorse, prendi i tuoi diari o affidati a un'applicazione di timesheet come Clockify (sia offline che online) per tenere traccia dei tuoi progressi.
Se gestisci un team, pianifica i compiti e le tempistiche con i membri del tuo team con un software di diagrammi di Gantt per assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda le priorità. Instagantt può aiutarti a creare grafici di Gantt.
Usa tutti gli strumenti a tua disposizione per rendere la transizione il più agevole possibile. Tutti impariamo in modo diverso e l'adattamento a un nuovo flusso di lavoro non è diverso dall'apprendimento di una nuova lingua. Anche il tanto decantato metodo Agile ha bisogno di uno o due anni per essere implementato correttamente.
Come funziona la Matrice Eisenhower
Come riassume John Green del popolare canale Youtube Vlog brothers :
"La produttività non è necessariamente legata al lavoro, alla massimizzazione della produzione o altro. Ci sono molti modi per essere produttivi. Per me, la produttività è soprattutto una questione di riconoscere che il tempo è quello che abbiamo".
Smetti di pensare alla velocità e inizia a pensare allo scopo. Per iniziare a fare scelte davvero più intelligenti e consapevoli quando si tratta di attività di progetto, devi conoscere la differenza tra importante e urgente.
L'importante - Un modo per distinguere tra attività importanti e non importanti è chiedersi: "Il progetto ne risentirà se questo compito non viene portato a termine?". I compiti importanti sono quelli che hanno conseguenze o risultati duraturi: se il lavoro degli altri dipende dal loro completamento o se ha un impatto importante sul progetto, il compito non deve essere saltato.
Urgenti - L'urgenza si concentra sul tempo e sull'efficienza. Si tratta di compiti con scadenze precise. Il fatto che un'attività sia urgente o meno dipende da varie circostanze (a seconda di cosa comporta il progetto). Tuttavia, tieni presente che anche la flessibilità del tuo programma e gli obiettivi del progetto giocano un ruolo importante.
Una volta stabilita la differenza tra urgenza e importanza, il secondo passo consiste nel suddividere le attività in quattro gruppi in base a quanto segue:
I messaggi IMPORTANTE e URGENTE (FARE) Green lo illustrano con un semplice esempio: la tua casa sta andando a fuoco. È qualcosa che DEVI fare subito. In modo meno catastrofico, questi compiti sono di solito quelli che lasciamo all'ultimo minuto o che derivano da circostanze impreviste.
L'IMPORTANTE ma NON URGENTE (DECIDE) Un altro semplice esempio è rappresentato dagli obiettivi personali e professionali a lungo termine, come l'avanzamento di carriera, la scrittura di un libro o l'esercizio fisico (a meno che non si tratti di un grave problema di salute, nel qual caso è urgente). La regola generale per questo gruppo è quella di programmare il tempo per lavorare su questi compiti. Rimandarli significa farli slittare fino a quando non diventano urgenti o non vengono mai affrontati.
Le attività NON IMPORTANTI ma URGENTI (DELEGATE) Queste possono essere piccole attività quotidiane e banali, come fare la spesa, pagare le bollette o controllare le e-mail. Puoi facilmente delegarli o automatizzarli. Pensa ai genitori che mandano i figli a comprare uova e latte mentre loro preparano il pranzo. Oppure, nel nostro caso, a una riunione di aggiornamento di un progetto. Se hai un lavoro più importante, incaricare qualcuno altrettanto informato di tenere la riunione ti aiuterà a lungo termine.
L'INUTILE e NON URGENTE (CANCELLARE) Le attività o i compiti che rientrano in questa categoria sono solitamente distrazioni. Ad esempio, riprogettare la pagina del sito web perché lo schema dei colori è sbagliato. Non è importante e non è urgente perché non influisce sulla fidelizzazione dei clienti.
Per coloro che sono tipi visivi, la Matrice di Eisenhower può essere rappresentata con una semplice scatola.
La cosa importante da tenere a mente è che il filtro importante/urgente cambia a seconda dei progetti e degli obiettivi. La Matrice di Eisenhower è una ricetta per risolvere i problemi a lungo termine ed evitare la trappola della mera urgenza in cui ogni progetto è destinato a cadere.
La magia del "NO
Oltre a imparare a usare Matrix, dovrai rispolverare le tue capacità di rifiuto. Ad esempio, se sei l'amministratore delegato di una startup in ascesa, le tue mani saranno piene di progetti e compiti relativi ad essa. Alcuni amici o conoscenti potrebbero contattarti tramite LinkedIn per presentarti alcuni dei tuoi nuovi partner o per assumerli.
Se applichiamo la Matrice di Eisenhower a questo scenario, questa attività non è né importante né urgente per te o per il tuo progetto. Quindi, invece di dire loro che li contatterai, o di passare ore a mandare email o a parlare con loro, rispondi semplicemente "no". Anzi, scrivi un'email molto educata per fargli sapere che per il momento non puoi aiutarli perché hai troppe cose in ballo.
Il rifiuto è una parte importante del processo di filtraggio. Le attività che finiscono nel quarto gruppo Eisenhower sono quelle che hanno maggiori probabilità di essere scartate (es. eliminare la posta indesiderata invece di selezionarla). Se continui a spostare un'attività nel quarto gruppo di settimana in settimana, vuol dire che non era importante o urgente.
Mentre le attività salgono e scendono nella scala delle priorità, non dimenticare di tenere tutti aggiornati sui cambiamenti e su come influiscono sul progetto nel suo complesso.
In conclusione
Quando la si padroneggia, la Matrice di Eisenhower è uno strumento potente. È un metodo adatto a chi ha degli obiettivi che non riesce mai a raggiungere perché non ha abbastanza ore a disposizione. Con la Matrice, rivaluti le tue priorità e, come sottolineano Green e Vaden, impari a concentrarti sulle cose importanti piuttosto che sulle finte urgenze. Di' addio alla necessità di spegnere gli incendi quando si presentano e di non dedicarti ai progetti. Mettendo in primo piano il quadro generale, la Matrice di Eisenhower si rivela uno dei migliori metodi di autocura per progetti e team in difficoltà.
Scritto da Marko Maric: Marko Maric è un marketer e un blogger. Si occupa principalmente di argomenti che ruotano intorno al business, al marketing e alla produttività. Attualmente Marko lavora presso Clockify - uno strumento gratuito per il monitoraggio del tempo.
