Qual è il peggior nemico di una squadra? La confusione e l'incertezza. Come manager, non c'è niente di più preoccupante che sentirsi chiedere: "Chi avrebbe dovuto fare questo, di nuovo?". Se questa è la realtà per te o per il tuo team, potresti aver bisogno di implementare una matrice RACI.
La gestione di un progetto richiede il coinvolgimento di più persone; questo è un dato di fatto. Ma come puoi assicurarti che ognuno di loro si assuma la responsabilità dei propri compiti e delle proprie azioni? Come puoi, in qualità di manager, assicurarti che il tuo team sia pienamente consapevole del proprio livello di responsabilità nei confronti di un compito specifico? È qui che può tornare utile un diagramma RACI. RACI è l'acronimo di Responsible, Accountable, Consulted and Informed( responsabile, responsabile, consultato e informato) ed è un modello altamente raccomandato per identificare i ruoli e le responsabilità e assegnare i compiti e le tappe fondamentali alle persone giuste del tuo team. In questo modo potrai assicurarti che tutti i membri del tuo team sappiano cosa fare e quando farlo. Non solo, ma sanno anche a chi possono rivolgersi se hanno bisogno di aiuto o se l'incarico precedente non è stato portato a termine. Implementando questo tipo di sistema avrai una migliore comprensione degli aspetti chiave di un progetto, ovvero chi, cosa, quando, dove e come. E tutto ciò che devi fare è guardare in una posizione centrale per ottenere le informazioni, perché sono tutte memorizzate nel diagramma RACI.
Definire i ruoli
Responsabile: Questa persona esegue il compito fino al suo completamento. Pertanto, è necessario che ci sia almeno un Responsabile per ogni compito, attività o decisione, ma potresti voler/dover avere una manciata di queste persone nel tuo team.
Responsabile: Questo membro del team delega il lavoro ed è la parte responsabile per eccellenza a rivedere i compiti e ad assicurarsi che siano stati portati a termine. È altrettanto importante non assegnare più di un responsabile per ogni attività, altrimenti si potrebbe creare confusione.
Consultati: Queste persone hanno le risposte. In genere sono esperti e forniscono informazioni utili per portare a termine le attività. Di conseguenza, di solito sono in comunicazione diretta con le parti responsabili.
Informati: Questi membri del team hanno bisogno di conoscere e di essere informati sull'andamento del progetto. Il risultato di ogni attività e/o del progetto stesso li riguarda.
Valutare le attività e le tappe fondamentali
Infine, è importante dare un'occhiata ai compiti effettivi che devono essere svolti e alle pietre miliari che vuoi fissare lungo il percorso. Ogni compito sarà un sottoinsieme dell'obiettivo generale da raggiungere. All'interno di questi compiti, ci saranno delle pietre miliari che dovranno essere completate per segnare il passaggio verso quell'obiettivo. Le pietre miliari possono essere di qualsiasi dimensione e, in genere, ne avrai alcune all'inizio del progetto, quando sono stati raggiunti dei passi più piccoli, e altre che si verificano più avanti nel processo, dopo che sono stati raggiunti dei passi più grandi. Qualsiasi cosa che ti porti un passo più vicino al completamento del tuo obiettivo finale sarà considerata una pietra miliare, anche se potrai festeggiare o meno le pietre miliari di questo tipo. Assicurati di valutare ogni aspetto del progetto che hai creato e di fissare delle pietre miliari realistiche con le scadenze che vuoi raggiungere. Inoltre, assicurati di creare tutti i compiti necessari per raggiungere l'obiettivo finale in modo rapido ed efficiente. Il team deve essere in grado di guardare questi compiti e capire esattamente come arrivare dal punto in cui si trova ora al progetto completato.
In che modo un diagramma RACI può aiutare me o il mio team?
Un diagramma RACI è un'ottima soluzione quando si cerca di evitare qualsiasi confusione durante un progetto. Con questo tipo di sistema, saprai esattamente chi è responsabile di cosa all'interno del progetto. Ciò significa che puoi vedere in modo semplice e veloce se Mark è responsabile della gestione delle buste paga o se lo è Jon. Puoi dare un'occhiata alla tabella e vedere che la creazione di un progetto è stata assegnata a Rebecca e non a Jessica. Inoltre, la comunicazione è molto più semplice. Quando saprai chi è responsabile di ogni compito, sarai in grado di contattare la persona giusta. In questo modo si ridurranno le comunicazioni inutili o i tentativi di rintracciare le persone giuste per ottenere qualcosa o rispondere a una domanda. È possibile comunicare anche direttamente attraverso il sistema che utilizzi per tenere traccia dei tuoi incarichi. Ciò significa che non devi nemmeno lasciare il tuo ufficio. Quando lavori con più membri del team, è possibile coinvolgere le persone giuste al momento giusto e accelerare le approvazioni e le decisioni all'interno del team. Puoi contattare le persone direttamente attraverso il sistema o inviare facilmente un invito a una chat di gruppo o a una riunione direttamente attraverso il sistema. Dopotutto, avrai la possibilità di vedere esattamente chi è coinvolto in ogni fase del processo e chi deve conoscere le informazioni che vengono discusse. Inoltre, un modello RACI sarà particolarmente utile quando si cerca di assegnare in modo uniforme il carico di lavoro, perché diventa visivo. Il responsabile del progetto o del programma potrà osservare ogni compito e assegnarlo a qualcuno all'interno del team. Da lì, sarà in grado di vedere se qualcuno sta facendo più della sua parte e potrà riassegnare e ridistribuire i diversi compiti per assicurarsi che tutti ricevano la giusta quantità di lavoro all'interno del team. La confusione di proprietà diventerà un ricordo del passato, perché tutti sapranno esattamente chi sta facendo cosa. Non dovrai più chiederti chi sia il responsabile di un determinato compito, perché se non lo sai potrai semplicemente accedere al sistema e vedere subito chi è il proprietario del compito. Non c'è bisogno di chiedere in giro o di cercare di capirlo da solo perché l'informazione è lì che ti aspetta. Con questo tipo di sistema, risparmierai complessivamente denaro per il tuo team e per la tua azienda. Poiché a tutti viene assegnato un compito, tutti possono vedere chi è responsabile, la comunicazione è migliorata e tutti sanno quando e come svolgere i propri compiti, non ci sono tempi morti. Inoltre, non ci sono sovrapposizioni tra persone che svolgono lo stesso compito nello stesso momento. Il lavoro viene svolto in modo più rapido ed efficiente, riducendo la spesa.
Porta il tuo grafico RACI al livello successivo
Ora, dopo aver definito le azioni, i compiti e i ruoli concreti del tuo progetto, è il momento di realizzarlo. A questo punto, è importante che tu segua il processo di utilizzo del giusto tipo di software per il diagramma di Gantt. Infatti, uno strumento come Instagantt può aiutarti a rendere vivo il tuo diagramma RACI e a visualizzare il tuo progetto, soprattutto quando coinvolge più parti. Lavorando con questo sistema avrai tutti i vantaggi di un diagramma RACI e molto di più. Il giusto software di gestione dei progetti, come quello che troverai con Instagantt, ti permetterà di occuparti di tutto ciò di cui hai bisogno in modo rapido, semplice ed efficiente. Dopo tutto, è così che otterrai il massimo dal processo, giusto? Con i diagrammi di Gantt sarai in grado di creare e monitorare i tuoi progetti in modo rapido e, da lì, potrai assegnare i compiti a chiunque tu abbia aggiunto al tuo sistema. Questo creatore di diagrammi di Gantt ti permette anche di monitorare come ognuno sta svolgendo i compiti che gli hai assegnato. Potrai infatti inserire il livello di avanzamento di un incarico e le attività ancora da svolgere per ogni compito. In questo modo sarà più facile per tutti tenere traccia dell'andamento del progetto e di ciò che sarà necessario per andare avanti o per terminarlo. Avrai anche la possibilità di visualizzare i tuoi grafici con diversi metodi. A questo punto, non ti resta che iniziare il processo. Puoi farlo partendo dal progetto o dall'obiettivo generale che vuoi creare. Dai un nome al progetto e inizia a lavorare sulle date e sui compiti specifici da svolgere. Puoi farlo facilmente, senza doverli assegnare all'inizio. Questo ti darà molta più libertà durante il lavoro. Creare i compiti prima di iniziare ad assegnarli ti permette di capire cosa deve essere fatto senza distrarti. Poi potrai concentrarti sull'assegnazione dei compiti alle diverse persone una volta che avrai deciso quali sono i compiti effettivi del progetto.
Assegna compiti diversi ai vari membri del team. Assicurati di avere le persone giuste nel tuo team e poi inizia ad assegnarle. Come abbiamo detto, sarai in grado di assicurarti che ogni individuo all'interno del tuo team riceva il giusto equilibrio di incarichi. Potrai anche assegnare in modo equo ogni compito e assicurarti che ogni incarico venga passato a qualcuno all'interno del team. Inoltre, grazie alle opzioni di "menzione" di Instagantt, puoi disegnare le dipendenze per dare priorità a determinate azioni e mantenere una chiara linea di comunicazione. Quando imposti le dipendenze significa che stai creando un'attività e poi un'attività secondaria che può essere completata una volta terminata la prima. Questo aiuta il tuo team a sapere chi è responsabile di cosa e quando potrà completare un compito.
Comunica con i tuoi compagni di squadra nominandoli.
Tutto ciò che devi fare è menzionare qualcuno nei compiti che hai assegnato e lui potrà vedere ciò che hai detto. Potrà vedere i tuoi commenti e potrà rispondere alle informazioni che gli hai fornito. Questo ti aiuterà a comunicare senza dover organizzare riunioni o inviare messaggi attraverso altre piattaforme. Potrai condividere immediatamente le informazioni di un compito con gli altri membri del tuo team. In questo modo ogni persona all'interno del tuo team sarà in grado di vedere cosa sta succedendo negli altri compiti e potrà commentare anche tutto ciò che deve essere fatto. In questo modo sarà più facile portare a termine alcuni dei compiti più importanti necessari per il progetto. Di conseguenza, sarai in grado di costruire un progetto, di far collaborare i membri del tuo team in tempo reale e di mantenere un chiaro senso di appartenenza dei compiti di ciascuno. Vuoi saperne di più su ciò che Instagantt può aiutarti a realizzare?
Chi deve usare un diagramma RACI?
Quando si tratta di usare un diagramma RACI, devi tenere d'occhio una serie di situazioni diverse. Certo, puoi usare un diagramma RACI per tutti i progetti che stai creando, ma ci sono alcune situazioni in cui sarà ancora più importante per te sapere cosa sta succedendo e chi è responsabile nelle diverse parti del progetto. Quindi, in quali casi dovresti assolutamente utilizzare questo tipo di diagramma? Innanzitutto, se c'è un processo specifico che deve essere seguito per ottenere la giusta approvazione e prendere decisioni, allora avere un diagramma RACI farà un'enorme differenza per te. Sarai in grado di ottenere rapidamente l'approvazione e di etichettare o menzionare coloro che devono rilasciare l'approvazione. Se devi assicurarti che tutti sappiano chi è responsabile di diversi compiti, allora devi assicurarti di utilizzare questo tipo di tabella. Ti permette di vedere chi è responsabile di ogni pezzo del puzzle e di assegnare i compiti secondo le necessità. Inoltre, permetterà a tutti di portare a termine i propri compiti. Quando sembra che qualcuno stia facendo più della sua parte di compiti per un progetto, è un altro buon momento per usare questo tipo di tabella. Potrai assicurarti che a tutti venga assegnato un compito e che nessuno lavori più di altri. Dopotutto, è quello che stai cercando di evitare nell'interesse dell'equità, giusto?
Come iniziare con il tuo diagramma RACI
Quando sei pronto per iniziare, assicurati di parlare con tutti coloro che fanno parte del tuo team. Devi essere sicuro che il tuo team sappia con chi sta lavorando e cosa deve fare. Spiega loro come funzionerà il processo e quali compiti devono essere svolti. Mostra loro anche il diagramma, per assicurarti che siano in grado di svolgere i loro compiti. Dovrai assegnare i compiti in modo corretto e assicurarti che tutti siano a conoscenza di qualsiasi cambiamento che si verifichi nel corso del progetto. Se devi incontrare qualcuno che fa parte del team, devi essere sicuro che sappia cosa sta succedendo e quando. Tutte queste cose possono essere fatte attraverso il diagramma RACI e il diagramma Instagantt. Assicurati di assegnare i compiti seguendo il metodo RACI. Dovrai sapere chi è il tuo responsabile e chi è l'individuo informato. Tutti questi elementi ti aiuteranno a mantenere il controllo del progetto e a tenere d'occhio tutto ciò che deve essere fatto.
Se sei pronto ad andare veramente al sodo quando si tratta dei tuoi progetti, allora un diagramma RACI è sicuramente la strada da percorrere. Assicurati di sapere come assegnare i diversi aspetti del diagramma. Inoltre, assicurati di assegnare ogni compito all'interno del diagramma e del progetto alle persone giuste. Vedrai che il tuo progetto andrà molto meglio quando saprai come assegnare i compiti nel modo giusto. Assicurati di utilizzare tutte le funzionalità di Instagantt e del diagramma RACI con cui stai lavorando e potresti vedere una grande differenza nella tua attività.
