Quando ti viene assegnato un progetto, non farti prendere dal panico o dall'impazienza se si tratta di uno scatto improvviso e se non sei preparato mentalmente: fermati, prenditi un po' di tempo e pensa prima di rispondere. Devi essere mentalmente preparato a qualsiasi situazione quando lavori con un'organizzazione o quando svolgi i tuoi compiti/progetti.
È necessaria una forte comunicazione con i clienti o le organizzazioni con cui si lavora. In secondo luogo, devi conoscere il tipo di progetto che stai per affrontare, avere tutti i dettagli e lo stile di lavoro precedente dell'organizzazione che hai seguito.
I passi da seguire per assegnare le priorità ai progetti in modo migliore:
Devi seguire i passaggi indicati di seguito.
1. Identificare gli obiettivi aziendali
Per decidere come dare priorità ai progetti devi analizzare gli obiettivi dell'azienda e le strategie seguite dall'azienda per raggiungere l'obiettivo.
Aggiornandoti sugli obiettivi dell'azienda, potrai stabilire meglio gli obiettivi del progetto e lavorare all'altezza. Se hai un obiettivo aziendale chiaro, puoi decidere quale compito sarà in cima alla lista delle priorità del tuo progetto aziendale.
Senza studiare le strategie passate e presenti dell'organizzazione con cui stai lavorando, è quasi impossibile conoscere gli obiettivi e la missione dell'organizzazione.
Importanza degli obiettivi:
Gli obiettivi di un'azienda devono essere molto chiari e specifici, in modo da poter misurare i progressi per raggiungere il successo e fissare le proprie visioni specifiche.
Gli obiettivi definiscono la missione di un'organizzazione e aiutano ad analizzare le prestazioni dei dipendenti per capire se supportano o meno la missione.
Tipi di obiettivi/missione:
Gli obiettivi di un'azienda sono di due tipi:
Obiettivi ufficiali
Sono le dichiarazioni di missione di un'azienda o di un'organizzazione. Si tratta di obiettivi a lungo termine che mirano a creare la reputazione e l'immagine pubblica di un'organizzazione.
Obiettivi operativi
Si tratta di obiettivi temporanei che di solito vengono sviluppati solo durante un progetto aziendale.
2. Fai una lista di cose da fare
Prima di iniziare un progetto, devi sviluppare una lista di cose da fare che includa tutti i compiti necessari per il completamento del progetto. È la base del tuo lavoro che ti fornisce la giusta direzione per portare a termine il tuo lavoro in tempo.
In genere le liste di cose da fare vengono sviluppate prima di iniziare un progetto. Gli elenchi di cose da fare ti aiutano a trovare il modo in cui Come dare priorità ai progetti. Si possono sviluppare due tipi di liste di cose da fare:
Elenco delle cose da fare per il team
Questo elenco viene sviluppato all'inizio del progetto e concordato con l'intero team.
Elenco personale di cose da fare
Ogni membro del team sviluppa la propria lista di cose da fare per raggiungere l'obiettivo.
L'importanza delle liste di cose da fare:
Le liste di cose da fare sono importanti nei seguenti modi:
Le liste di cose da fare ti aiutano a gestire una pila di lavoro e a stabilire le priorità dei progetti.
Le liste di cose da fare ti aiutano a decidere, in qualità di leader del team, quale compito assegnare a quale membro con una scadenza.
Queste liste ti rendono anche indipendente, non hai bisogno di chiedere ad altre persone cosa fare. Hai i tuoi piani per diventare un leader di te stesso.
3. Suddividi i tuoi obiettivi in categorie (Big Rocks)
La categorizzazione ti aiuta a capire come dare priorità ai progetti. Classificando il lavoro, puoi mettere la prima cosa al primo posto. Da una pila di lavoro sovraccarico, devi separare le pietre più grandi, che rappresentano gli obiettivi più importanti che devi portare a termine senza perdere nemmeno un minuto.
Organizzando i compiti o gli eventi che stiamo per ristrutturare uno dopo l'altro, puoi dare priorità ai tuoi compiti in quattro categorie principali:
Wok importante e urgente
Questi compiti sono la prima priorità della lista. Questi compiti sono i più importanti e devono essere svolti; pensare in modo critico può portare allo stress e sviluppare una strategia, ma devi essere proattivo trovando il modo di affrontare i problemi che ti si presentano durante il completamento di questi compiti.
Puoi raggiungere facilmente questi obiettivi pensando fuori dagli schemi e ampliando i tuoi pensieri in tutta tranquillità.
Lavoro importante ma non urgente
Questo tipo di lavoro è importante ma non urgente. Quindi non è necessario seguire le tempistiche. Dedicare il tuo tempo a questo lavoro include solo la tua visione, la tua missione e ti concentri sulle cose che puoi controllare senza limiti di tempo.
Lavoro non importante ma urgente
In questa categoria rientrano i lavori urgenti ma non importanti, come le riunioni urgenti con i clienti solo per coprire un vuoto di comunicazione o per avere una discussione. Possiamo dire che questa categoria appartiene alla gestione della crisi.
Lavoro non importante e non urgente
Questa categoria comprende i compiti e le responsabilità che non hanno un valore, ma che dobbiamo svolgere per raggiungere i nostri obiettivi importanti, come la navigazione sul web e l'uso dei social media solo per verificare la tendenza o il modo in cui gli altri stanno adottando i loro progetti.
Sarà positivo per le nostre capacità di gestione della squadra. Potremo imparare cose nuove e migliorare le nostre capacità. Ovviamente, non dobbiamo ignorare le piccole cose legate alla nostra responsabilità lavorativa, perché questo atteggiamento ci aiuterà ad affrontare anche le sfide più grandi e importanti in qualsiasi circostanza.
4. Sviluppare un diagramma di Gantt
Il diagramma di Gantt definisce bene come dare priorità ai progetti, in quanto contiene l'elenco dei compiti importanti che devi ripetere più volte fino al completamento di un progetto, come nel caso in cui tu sia un ingegnere civile e stia realizzando un progetto durante il quale dovrai visitare il cantiere molte volte in un mese a suon di ripetizioni.
Quindi, utilizzando il diagramma di Gantt puoi programmare la data della tua visita e quante volte la visiterai in una settimana o in un mese.
Il diagramma di Gantt è una barra orizzontale che mostra la tempistica e lo stato di avanzamento. È utile per analizzare la durata di un progetto e il tipo di strumenti necessari per realizzarlo.
Come creare un diagramma di Gantt
Può essere creato utilizzando i fogli di Google, excel o costruendo un "software di gestione collaborativa dei progetti", ma dipende dalle proprie esigenze scegliere le caratteristiche migliori.
Manifestazione nella gestione dei progetti
Il diagramma di Gantt aiuta a pianificare i progetti. Per sviluppare progetti di successo è necessaria la collaborazione e la comunicazione, che è possibile con l'aiuto di una comunicazione semplificata che centralizza il piano del progetto.
Come purificare i tuoi progetti
Invitando l'intero team al progetto, ogni persona potrà filtrare il grafico per il compito che le è stato assegnato, rendendo più facile la definizione delle priorità.
Condividendolo con i tuoi clienti, puoi ridurre al minimo la necessità di un feedback costante e ti permette di lavorare in modo continuativo senza problemi logistici.
5. Impara a dire di no a nuovi progetti
Quando stai lavorando a un progetto importante con un'enorme mole di lavoro e il tuo cliente o il tuo capo ti assegna un altro progetto che non può essere portato a termine in modo efficiente, è meglio dire di no al nuovo progetto.
Si tratta di una questione di carriera, se consegni un lavoro incompleto o di bassa qualità, potrebbe oscurare la tua carriera futura. Se non vuoi dire di no in modo chiaro, prenditi del tempo per fare un brainstorming con le nuove idee proposte dal cliente.
Dopo aver ascoltato il cliente in merito al nuovo progetto, sii gentile e usa le parole adatte per rifiutare di iniziare un nuovo lavoro a causa della tua routine. Devi convincere il nuovo cliente che il suo nuovo progetto ha bisogno di un tempo adeguato per procedere e che tu non sarai in grado di farlo a causa dei tuoi impegni.
6. Rispettare la scadenza
Le scadenze sono fissate per ricordarti che devi lavorare a un progetto e quando. Le scadenze sono fondamentali per prendere il controllo di te stesso e completare il lavoro in un tempo limitato e con precisione.
Gestione delle scadenze:
Di solito le persone sottovalutano il tempo necessario per completare un progetto e lo accettano senza tenerne conto. Puoi gestire le scadenze nei seguenti modi:
Prima di tutto, devi capire per quale tipo di progetto sei stato assunto e quali sono i requisiti per completarlo. Se la scadenza è per un compito complicato, informa la persona che ti ha assegnato l'incarico.
In secondo luogo, devi procurarti le fonti giuste, come il team, gli strumenti, la formazione, il materiale e anche il tempo necessario.
Nonostante tu abbia lavorato duramente e completato il progetto dopo la scadenza, non farti prendere dal panico e fai il possibile per limitare i danni.In una situazione del genere, è meglio comunicare con il cliente, chiedere una nuova scadenza e rimediare la prossima volta rispettando questa scadenza.
Conclusione
Tenendo a mente tutti i passaggi sopra descritti, puoi imparare a dare priorità ai progetti. Per un project manager, questi dati saranno utili per dare la priorità alle cose da fare, per organizzare i dati, per rispettare le scadenze e per programmare le attività importanti da ripetere settimanalmente e mensilmente.
Devi essere costante nel seguire tutti i passaggi sopra descritti perché se non sei sempre attivo, puoi rovinare tutto.
