Come dare priorità ai progetti passo dopo passo?

Prima di iniziare a lavorare sul progetto assegnato, devi sapere come dare priorità ai progetti passo dopo passo e sviluppare un piano strategico per completarli. Non importa quanto piccolo o grande sia il progetto di cui ti occuperai, l'importante è che sia un progetto di successo ed esemplare per la tua carriera. 

Per questo motivo, prima di fare le cose concretamente, è necessario preparare un layout o un progetto, come facciamo per realizzare un enorme edificio a più piani. 

Quando impari a stabilire le priorità dei progetti, passo dopo passo, scegli le cose più importanti che devono essere fatte in tempo e lascia nel cestino quelle che fanno perdere tempo. 

Come stabilire le priorità dei progetti passo dopo passo?

È inutile lavorare direttamente sul tuo progetto perché non sai cosa vuoi ottenere da questo progetto e quali passi dovrai compiere in questo periodo. Ecco quindi la guida giusta per far sì che il tuo progetto abbia successo imparando a dare priorità ai progetti passo dopo passo.

Per prima cosa, devi riconoscere l'obiettivo del tuo progetto.

Qualsiasi cosa tu voglia ottenere nella tua vita può essere un esempio di progetto se lo consideri importante. Quindi, anche se sei uno studente, devi imparare a dare priorità ai progetti passo dopo passo e il primo e più importante passo è riconoscere i tuoi obiettivi. 

• Gli obiettivi riflettono i tuoi scopi e i prodotti che vuoi ottenere alla fine del progetto. 
• Quindi, se ti occupi di un progetto professionale come esperto di project management, devi incontrare il titolare dello stack e conoscere gli obiettivi del progetto.

Imparare a dare priorità ai progetti passo dopo passo ti aiuta a riconoscere gli obiettivi del progetto che sicuramente ti condurranno a un ulteriore processo, liberando la tua mente dagli ostacoli. Quando non sai cosa stai cercando, solo un edificio o un capolavoro per presentare un'entità commerciale. 

Crea una dichiarazione di missione personale e ufficiale.

Dopo aver esaminato gli obiettivi del progetto, sai quali sono i traguardi che devi raggiungere alla fine del progetto. Puoi trasformare questo schema in una dichiarazione di missione scritta che rifletta lo scopo di questo progetto per potenziare l'azienda o l'organizzazione per cui stai lavorando. 

Quindi, è necessario imparare a dare priorità ai progetti passo dopo passo e creare una dichiarazione di missione personale e una dichiarazione di missione professionale. Questo ti aiuterà a decidere la direzione del tuo lavoro e a mantenerlo in carreggiata senza distrazioni. 

Conosci l'elenco dei compiti che tu e il tuo team dovete svolgere. 

Dopo aver definito il tuo obiettivo e la tua missione personale e professionale, hai una chiara mappa mentale del progetto. Ora devi preparare una lista delle cose da fare che tu e il tuo team dovrete fare durante il completamento del progetto. Questa lista presenta le attività lavorative quotidiane che assegnerai ai membri del tuo team e che saranno aggiornate quotidianamente, settimanalmente e mensilmente. 

• Supponiamo che, trattandosi di un'organizzazione educativa, tu svolga diversi compiti per un manager, come lo sviluppo di strategie per controllare il flusso di nuove ammissioni, lo sviluppo di meccanismi di test per migliorare le capacità degli studenti e la loro responsabilizzazione attraverso l'insegnamento delle capacità di leadership. 
• Non puoi mettere tutte queste cose nella stessa ciotola perché sono ingredienti di piatti diversi. Devi solo elencare i compiti che dovrai svolgere e poi procedere con la pianificazione.

Non è facile portare a termine un progetto con successo senza imparare a dare priorità ai progetti passo dopo passo, perché questi ultimi fungono da gradino della scala che ti porterà a destinazione. Non solo agiscono come una scala, ma la destinazione la decidi anche tu sapendo come assegnare le priorità ai progetti passo dopo passo. 

Dividi i tuoi compiti in quattro quadranti

Quindi, hai sviluppato un modo per raggiungere la tua destinazione sviluppando una lista di cose da fare per te e per i membri del tuo team. Non dimenticare che la lista delle cose da fare per i membri del tuo team può avere compiti comuni e compiti diversi. 

Dopo aver imparato a stabilire le priorità dei progetti passo dopo passo, conoscerai meglio il valore dei compiti che hai inserito nella tua lista di cose da fare. Puoi assegnare le priorità ai compiti in diversi modi: numerando i compiti da 1, 2, 3 e così via oppure A, B, C e così via. Questo metodo va bene se si tratta di un'attività giornaliera, ma non per un intero progetto. Quindi, devi trovare un modo professionale per organizzare le cose in base al loro valore e alla loro importanza per il progetto. 

Quindi, devi seguire i quattro quadranti elencati nel libro di Franklin Covey, "Le 7 abitudini delle persone altamente efficaci". Questi quadranti ti aiuteranno a gestire il tuo tempo in modo efficace, gestendo in tempo le attività più importanti e urgenti. 

1. I più importanti e i più urgenti

Il primo quadrante della gestione del tempo è dedicato alle attività urgenti e importanti. Devi concentrare questi compiti in base al tempo e alla priorità. Se comprometti questi compiti, ne soffrirai molto. Questi compiti appartengono per lo più a lavori di emergenza e richiedono la tua attenzione immediata, mettendo in campo la tua abilità di problem solving. In questo caso, devi essere più proattivo per affrontare l'emergenza e sopportare la pressione prendendo la decisione giusta in tempo. 

2. Importante ma non urgente 

Questo quadrante rientra nella seconda categoria, ma dovremmo preferire vivere in questo quadrante perché influenza tutti gli altri quadranti. Questo quadrante ci aiuta a mantenerci proattivi, a sviluppare strategie future lavorando continuamente su compiti importanti che possono essere utili in futuro. Questo quadrante ci mantiene proattivi perché sappiamo che potremmo aver bisogno di più soldi per il progetto, quindi sviluppiamo strategie finanziarie per soddisfare le esigenze future. 

3. Urgente ma non importante 

Il terzo quadrante contiene le attività che dobbiamo svolgere anche se sappiamo che non sono importanti, ma dobbiamo farle in tempo, come ad esempio fare una telefonata di promemoria al cliente per fargli capire che stai tenendo traccia di tutto. A volte è necessario mantenere le formalità nella tua priorità. 

4. Non è urgente e non è importante 

L'ultimo quadrante è il cestino della tua lista di attività. Questo quadrante ti aiuta ad estrarre le cose non importanti e non urgenti in base allo scenario temporale, come rispondere a chiamate da numeri sconosciuti, utilizzare i social media quando sei al lavoro o ascoltare le notizie in televisione. Queste cose non sono sempre importanti e urgenti nella tua lista delle cose da fare e puoi escluderle se hai cose più importanti da fare. 

Prendi il tuo grande sasso dai compiti 

Quando impari a dare priorità ai progetti passo dopo passo, saprai quali sono gli scogli più grandi per raggiungere la tua meta e quali sono le priorità da affrontare. Dopo aver organizzato le cose in quattro quadranti, puoi estrarre meglio i grandi scogli per raggiungere il tuo obiettivo. Estraili e inizia a lavorarci su per raggiungere l'obiettivo in tempo, in modo che il progetto diventi un vero e proprio esempio pratico. 

Non dimenticare di programmare tutto il mese sviluppando un diagramma di Gantt. 

Non è sufficiente organizzare le attività in base al loro valore, ma è necessario programmare l'intero mese per decidere quando svolgere queste attività. Quindi, in qualità di project manager, sviluppa un diagramma di Gantt per te e per i membri del tuo team. 

Il diagramma di Gantt ti aiuterà a monitorare le prestazioni tue e del tuo team, sia che tu abbia lavorato di conseguenza sia che tu sia stato fuori strada. Dopo aver analizzato il diagramma di Gantt, potrai monitorare le prestazioni mensili del tuo team, individuare le aree in cui sono carenti e lavorare su di esse in modo adeguato.

Continua a eliminare i rifiuti dal tuo posto di lavoro: Dì di no alle cose non importanti.

Un ulteriore passo che devi fare per imparare a dare priorità ai progetti passo dopo passo è tenere sempre con te un cestino per i rifiuti. In base alle esigenze di lavoro e di tempo, devi imparare a dire di no ai compiti meno importanti o non importanti, indipendentemente da quanto qualcuno ti costringa. 

Supponiamo che tu abbia una riunione urgente con il tuo capo, ma che anche i tuoi amici o colleghi ti chiedano di uscire. Devi confrontare il valore di entrambi gli incontri e dire chiaramente di no a quello meno importante.  

Non dimenticare di tenere traccia della scadenza.

È inoltre necessario tenere traccia della scadenza confrontandola con la data e l'ora. Le scadenze sono utili per ricordare quando completerai il progetto e quali saranno i risultati fino a quel momento. 

Conclusione 

È necessario imparare a dare priorità ai progetti passo dopo passo per costruire la tua carriera di project manager e guadagnare la fiducia dei clienti in modo da poter lavorare su più progetti in futuro.