Tutto quello che c'è da sapere sulla Riunione d'Inizio Attività

Quindi, devi iniziare a comunicare prima con il cliente e poi con i membri del tuo team e con il team del cliente. A questo scopo, devi fissare il primo incontro con le persone coinvolte nel progetto, che si chiamerà riunione di avvio del progetto.

La riunione di avvio viene organizzata prima dell'esecuzione ufficiale del progetto. In questa riunione i membri del team definiscono la missione del progetto, si scambiano i ruoli e programmano le settimane per condividere con te i progressi. 

Incontro iniziale con il cliente e il suo team

Fare una riunione di avvio del progetto con i membri del tuo team è importante, ma prima devi incontrare il tuo cliente e confermare ciò che vuole e si aspetta da questo progetto, oltre a fissare il piano strategico che hai pianificato in precedenza. Quindi, prima devi incontrare il cliente e poi i suoi compagni di squadra.

Incontro solo con il cliente.

Prima di tutto, fissa un incontro pre-lavorativo con il tuo cliente per conoscere le sue aspettative sul progetto e per sapere come vuole che il progetto sia allineato. Questo ti aiuterà a mantenere l'equilibrio e i buoni rapporti commerciali durante il periodo di lavoro del progetto. Ma tieni presente che il primo incontro dovrebbe includere solo te e il tuo cliente, in modo da mantenere le cose chiare e semplici da dichiarare come decisione finale.

Incontro con il cliente e il suo team.

Dopodiché, dovrai fissare un secondo incontro con il cliente e i suoi compagni di squadra per condividere i dettagli più crudi e informarli. Fai questo dopo aver finalizzato il piano del progetto con il tuo cliente per evitare rifiuti, suggerimenti e richieste di seguire le istruzioni dei membri del team del cliente. 

Come organizzerai l'incontro iniziale?

La cosa più importante è pensare alla domanda che tutti si pongono: come organizzare una riunione di avvio con il cliente e i membri del team? In questo caso, devi concentrarti a fondo per tracciare la strada giusta verso la destinazione del tuo progetto e renderlo un successo. Ecco quindi alcuni passaggi per organizzare una riunione di avvio del progetto. 

Invita i membri del tuo team a partecipare alla riunione di avvio del progetto 

Per organizzare una riunione iniziale con i membri del team del progetto, devi invitarli in modo appropriato tramite chiamate, e-mail ufficiali o messaggi di testo. Dipende da te quale modalità di comunicazione vuoi adottare per invitare il tuo team. Aggiungi qualche frase accattivante per stimolare i membri del tuo team ad attendere con ansia l'inizio della riunione e a comunicare le migliori idee da condividere con te per sviluppare un piano di progetto.

Dopo aver organizzato una riunione di avvio con il tuo tè, puoi condividere il piano con il team del cliente per renderlo noto.

Imposta l'ordine del giorno della riunione

L'ordine del giorno della riunione deve essere molto chiaro, come se fosse scritto su un foglio di carta, per evitare sprechi di tempo e fonti. Se hai un ordine del giorno prestabilito, avrai più tempo per discutere l'argomento, mentre se non hai fissato l'ordine del giorno e stai conducendo una riunione d'avvio, non potrai fare a meno di farlo. Dovresti avere piena padronanza dell'ordine del giorno della riunione che stai per condividere con il tuo cliente o il tuo team. 

Per rendere l'ordine del giorno della riunione chiaro e meno dispendioso in termini di tempo, puoi creare documenti Word o immagini per chiarire i punti che vuoi condividere e discutere. 

Imposta la missione o la visione del progetto

È possibile raggiungere i propri obiettivi senza pianificarli, avere coraggio, mantenersi sempre motivati senza distrazioni? No, non è possibile, caro. 

Tutti hanno bisogno di un motivo chiaro per lavorare e devono definire una dichiarazione di missione semplice, breve e stimolante, che possa essere letta più volte al giorno e che ti aiuti a ricordare gli obiettivi del progetto. Dovrebbe esserci una dichiarazione della missione del progetto per tutto il team che lavora al progetto e per gli stakeholder. Puoi anche chiedere allo Stakeholder la dichiarazione della missione del suo progetto, se ce l'ha. 

Cancella la confusione dei membri del tuo team

Una riunione di avvio dovrebbe anche includere una discussione aperta con il team o gli stakeholder per evitare qualsiasi malinteso in futuro e per godere di una relazione commerciale a lungo termine. È necessario promuovere la valorizzazione dei suggerimenti degli altri per sviluppare un forte legame e un piano ottimale per il progetto.

Crea un piano dettagliato con i membri del tuo team. 

Una riunione di avvio dovrebbe includere anche lo sviluppo del piano che giocherà un ruolo fondamentale nel completamento del progetto, in quanto può fornire a te e al tuo team una tabella di marcia che ti porterà alla destinazione del progetto. È impossibile raggiungere gli obiettivi senza essere organizzati e pianificati. Quindi, prepara un piano delle fasi che tu e i tuoi compagni di squadra dovrete eseguire per portare avanti il progetto. 

Dovrebbe esserci un elenco generale delle cose da fare per tutti i membri del team e anche un elenco individuale sarà un punto a favore. Puoi chiedere ai tuoi compagni di squadra di sviluppare diagrammi di Gantt sia per il team che per i singoli per garantire il completamento dei rispettivi compiti nei tempi previsti e tenere traccia dei difetti e delle lacune che tu e il tuo team state affrontando. 

Assegna i ruoli a tutti i membri del team

Hai diversi membri del team con competenze e conoscenze diverse, quindi assegna a ciascun membro il lavoro in base alle sue competenze, specificando i dettagli individualmente. 

Puoi creare dei gruppi di lavoratori e convocarli in diverse fasce orarie per discutere il loro ruolo nel completamento del progetto. Per lavorare in piena collaborazione, devi stabilire un piano di ruolo efficace tra i membri del tuo team per avere una buona collaborazione e coerenza nel completamento di ogni compito. 

Stabilisci un sistema per tenere traccia dei progressi.

Hai pianificato, guidato il tuo team e cercato i risultati desiderati, ma sembra difficile ottenere il 100% dei risultati desiderati. Nel corso del progetto possono comparire dei problemi che non possono essere trascurati.

 Dovresti sviluppare un sistema di monitoraggio dei progressi del progetto. Il diagramma di Gantt non solo aiuterà a completare i compiti, ma indicherà anche la frequenza di completamento di un compito specifico alla settimana. Decidi la frequenza di ogni attività a settimana e tienila monitorata per identificare le carenze o i problemi del progetto. 

Sviluppare un piano per la gestione del rischio 

Non dimenticare di valutare i rischi del progetto e di sviluppare piani per far fronte ai disastri prima del tempo. Se stai lavorando a un progetto industriale, dovresti mettere questa fase tra le priorità della tua lista di riunioni di avvio. Rivolgiti a un team di gestione del rischio esperto e qualificato per lavorare alla valutazione e alla gestione del rischio prima di affrontare grossi problemi.

Conserva il registro dell'incontro di avvio in documenti cartacei e non. 

Quando organizzi una riunione di avvio di un progetto e segui una serie di passi per il suo successo, conserva il registro di ogni passo che esegui durante la riunione di avvio per poterlo rivedere in caso di necessità. 

Importanza della riunione di avvio di un progetto

L'incontro iniziale non è solo una formalità, ma un sistema personalizzato che consiste in molti passaggi preliminari per chiarire i tuoi dubbi sui compiti da svolgere e molte altre cose come 

• Presenta i compagni di squadra l'uno all'altro

Un project manager o un'azienda assume dipendenti dotati di diverse abilità specializzate per il compito specificato. I membri del team non si conoscono prima della riunione di avvio. Quindi, si può dire che questa riunione introduce i compagni di squadra l'uno all'altro.

• Crea collaborazione 

Quando i compagni di squadra si conoscono e conoscono le loro competenze e la loro formazione professionale, sanno meglio con chi lavoreranno a stretto contatto e devono coordinarsi di più per creare collaborazione e perfezione nei loro compiti e ottenere grandi risultati dal progetto.  

• Una migliore comprensione della visione dell'azienda o del progetto

Durante la riunione di avvio, il project manager condivide con il suo team la visione dell'azienda o del progetto, dopo la conferma degli Stakeholder, e comunica loro come lavorare gradualmente e coerentemente per raggiungere questa visione. 

• Sviluppa le capacità di leadership di un project manager 

Mentre organizza una riunione di avvio, il project manager lavora con più persone, le mette in sinergia, mostra valore al loro lavoro e alla loro identità e le guida verso la giusta tabella di marcia per il successo del progetto. Sta sviluppando le sue capacità di leadership considerando tutti rispettabili e competenti. Il suo team amerà seguirlo per lavorare in modo fluido e onesto. 

Conclusione

L'incontro di avvio svolge molteplici ruoli importanti per il buon esito dei progetti, sviluppando un forte legame, una migliore comprensione, riunendo tutti gli sforzi in un unico luogo e sviluppando strategie che garantiscono il successo del progetto.