Comment faire un diagramme de Gantt dans Microsoft Project ?

Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

Les diagrammes de Gantt sont un document unique qui présente chacune des tâches à accomplir pour que ton projet soit une réussite. Tu peux créer chaque tâche, définir l'ordre dans lequel elle doit être accomplie, créer un calendrier général, créer des étapes importantes, fixer des délais intermédiaires ainsi que des dates de début et de fin, et à peu près tout ce à quoi tu peux penser.

En fait, on peut alors créer des tâches qui montrent les dépendances où une tâche doit être accomplie avant une autre. Elles peuvent même être assignées à des personnes ou à des groupes de personnes spécifiques pour s'assurer qu'elles sont effectuées correctement et que chacun connaît son travail. De cette façon, tu sais (et tout le monde sait) avec qui faire un suivi si une partie spécifique du projet n'est pas terminée à temps ou si tu attends quelque chose. Tu peux même montrer à quel point une tâche est terminée et à quel point le projet global est achevé grâce à ce tableau.

Comment créer un diagramme de Gantt dans Microsoft Project ?

Alors, si les diagrammes de Gantt sont si géniaux, tu vas vouloir savoir ce qu'il faut en faire, n'est-ce pas ? Tu veux savoir comment en créer un pour que toute ton équipe soit sur la bonne voie dès le départ. La bonne nouvelle, c'est qu'ils sont super simples à réaliser. Et il y a même plusieurs façons de les créer avec différents services et programmes. Mais pour l'instant, nous allons supposer que tu as accès à Microsoft Project et passer en revue ce que tu dois faire pour créer ton premier tableau.

Étape 1 : Fais la liste de tes tâches

Pour créer ton tableau, tu dois commencer par présenter chacune des différentes tâches qui doivent être accomplies dans le cadre de ton projet. Tu commenceras donc par réfléchir très précisément à ce qui doit être fait. Après tout, selon ton projet, la liste des tâches pourrait être assez longue. Tu dois t'assurer que tu n'oublies rien, car Microsoft Project exige que tu établisses tout depuis le début.

Tu dois aussi essayer de mettre de l'ordre dans ta liste de tâches. Cela signifie que si la tâche A doit être effectuée avant la tâche B, tu dois les inscrire de cette façon sur ta liste de tâches. Cela permet de s'assurer que les tâches restent dans le bon ordre lorsque tu démarres le tableau.

Pour dresser la liste de tes tâches, tu démarres un nouveau projet et tu ajoutes les tâches dans ce qui ressemble à une feuille de calcul Excel. Tu peux nommer chacune d'elles comme tu le souhaites et continuer à les énumérer au fur et à mesure. À ce stade, tu peux également modifier tes tâches et les placer dans différents espaces jusqu'à ce que tu aies tout listé et dans l'ordre que tu souhaites. Tu peux aussi créer des sous-tâches pour relier certaines choses entre elles.

Étape 2 : Fixe tes dates

L'étape suivante consiste à définir les dates de début et de fin de ton projet. Une fois que tu auras fait cela, tu pourras créer le calendrier général, il est donc important d'entrer ces dates dès que tu le peux, mais pas avant que ta liste de tâches ne soit terminée. 

Ce qui est vraiment bien, c'est que c'est facile à régler. Il te suffit de cliquer sur le champ "date de début" et de sélectionner la date que tu veux. Tu peux faire la même chose pour la "date de fin". Pour ceux qui ne sont pas tout à fait sûrs de la date spécifique, tu peux choisir d'ajouter une "durée" pour ta tâche, par exemple 60 jours, 2 mois, un an, etc. et le système calculera la date de fin en fonction de ta date de début et de ta durée.

Ensuite, définis les dates de début et de fin de tes tâches. Tu peux aussi fixer des jalons en cours de route pour les différents ensembles de projets qui doivent être achevés. La bonne nouvelle, c'est que c'est aussi simple à faire. Il te suffit de créer une tâche sur ta feuille de calcul. À partir de là, tu définis la "durée" à zéro et le système la définit automatiquement comme un jalon ou tu peux créer une ligne et sélectionner le bouton pour définir un jalon. Tu peux même lier tes tâches au jalon.

Étape 3 : Tu as terminé

Comme ça, tu as un diagramme de Gantt. Oui, cela ne prend que quelques étapes à compléter et tu seras prêt à partir comme ça. Mais cela ne veut pas dire que tu dois en rester là. Tu peux encore ajouter des éléments à ton diagramme et l'améliorer en cours de route, mais tu seras prêt à commencer et à partager ce que tu as créé avec ton équipe si tu le souhaites.

Notes supplémentaires

Tout d'abord, tu dois savoir que ton graphique sera au format mpp, ce qui te permettra de le télécharger à nouveau dans Microsoft Project et plus encore. Note bien ce format si tu cherches à partager ton graphique avec quelqu'un d'autre ou à l'envoyer à d'autres personnes. Il se peut que tout le monde ne soit pas en mesure d'ouvrir ce type de fichier.

Création de modèles

Ensuite, tu as la possibilité de créer ou d'importer des modèles. C'est très pratique si tu as souvent le même type de projet ou si tu veux pouvoir apporter des modifications mineures à quelque chose sans repartir de zéro. Les modèles te permettent de remplir ou de mettre à jour quelques zones et te donnent la possibilité d'économiser du temps et beaucoup d'efforts. Tu dois simplement t'assurer d'enregistrer le modèle au lieu de l'enregistrer comme une feuille normale. 

1. Sélectionne "fichier".
2. Sélectionne 'options'
3. Sélectionne "enregistrer".
4. Sélectionne "enregistrer les modèles".
5. Sélectionne "enregistrer comme modèle
6. Sélectionne "fichier".
7. Sélectionne "nouveau".
8. Sélectionne "personnel
9. Choisis le modèle que tu veux. 
10. Fixe ta date de début
11. Sélectionne "créer".
12. Commence à mettre à jour ton nouveau tableau
    

Exportation et partage

Si tu as besoin d'exporter ton graphique, tu peux le faire facilement. C'est important parce que le reste de ton équipe doit voir le tableau et savoir ce qu'il est censé faire. Cela signifie que tu devras être en mesure de leur envoyer les informations, puis d'obtenir des commentaires ou toute autre chose dont tu pourrais avoir besoin. 

Assure-toi que les membres de ton équipe, ou la personne avec qui tu partages les informations, possèdent Microsoft Project pour pouvoir l'ouvrir. Ensuite, enregistre ton graphique sur ton ordinateur ou sur un autre appareil. Tu ne pourras pas envoyer le tableau directement par l'intermédiaire de Microsoft Project, mais tu pourras quand même le partager.

Tu auras besoin d'un programme tiers qui lit et utilise les fichiers Microsoft Project (n'oublie pas qu'il s'agit de fichiers mpp). Tu peux télécharger ton graphique dans le programme et l'y enregistrer. Tu pourras alors modifier, ajuster ou simplement visualiser le tableau que tu as créé. Tu peux aussi envoyer et partager le projet par l'intermédiaire du programme, mais tu auras toujours besoin des bons programmes pour le télécharger ou le visualiser.

Impression de ton tableau

Si tu es prêt à imprimer le tableau pour en avoir une copie physique, tu peux aussi le faire. Tu devras télécharger ton dossier directement dans un programme tiers pour avoir accès à toutes les fonctions et t'assurer que tu imprimes le format que tu souhaites. En fait, à partir de là, tu pourras exporter au format PDF, ce qui te permettra de voir plus facilement ce dont tu as besoin.

Une fois que tu as exporté ton tableau, tu peux le regarder au format PDF et définir tes paramètres d'impression. À partir de là, tu peux l'imprimer et en faire ce que tu veux. Bien sûr, tu obtiendras les meilleures fonctionnalités et capacités en gardant ton graphique modifiable.

Comment tirer le meilleur parti de tes diagrammes de Gantt

Microsoft Project te donne les bases des diagrammes de Gantt. Et il te permet de réaliser certaines des choses dont tu as besoin. Tu pourras obtenir un simple diagramme et tu pourras le modifier et faire ce qu'il faut pour ne pas perdre de vue tes tâches. Mais il y a beaucoup de choses que tu ne pourras pas faire.

Microsoft Project n'offre tout simplement pas beaucoup de fonctions avancées pour ceux qui ont besoin de graphiques plus détaillés ou qui travaillent sur des projets de grande envergure. De plus, la mise en place de Microsoft Project demande beaucoup de temps et d'efforts. Et pour avoir très peu de fonctionnalités une fois que tu as terminé... ça ne va tout simplement pas te donner, à toi et à ton équipe, tout ce dont tu as besoin. Alors, qu'est-ce que tu fais ? 

La première chose à faire est de chercher une plateforme qui te facilitera grandement la tâche, et de te lancer.

Pourquoi tu as besoin d'Instagantt

Lorsqu'il s'agit de diagrammes de Gantt, tu ne réalises peut-être même pas tout ce que tu peux et dois faire. Mais nous pouvons t'aider. Instagantt t'offre toutes les fonctionnalités que tu recherches lorsqu'il s'agit de créer des diagrammes de Gantt et de faire participer toute ton équipe en un rien de temps. 

Avec Instagantt, ton processus de création de tâches est plus facile que jamais. Tu peux créer autant de tâches que tu le souhaites pour chaque projet, puis définir des éléments tels que des dates de début, des échéances, des dépendances, et bien d'autres choses encore. Tu peux même ajouter des notes, assigner chaque tâche à une personne ou à un groupe, poser des questions et tout ce dont tu as besoin.

Une fois que tu as créé des tâches, tu peux facilement les modifier et les mettre à jour au fur et à mesure. De plus, tu peux travailler avec ton équipe en temps réel pour collaborer sur les différentes choses qui se passent avec chacune de tes tâches et chacun de tes projets. Tu peux aussi utiliser un code couleur, créer des modèles, ajouter, supprimer ou déplacer des tâches et des étapes, et relier ton compte Instagantt à tes autres services préférés.

Avec Instagantt, tu auras tout ce dont tu as besoin pour que ton projet reste dans les clous cette fois-ci et toutes les autres fois aussi. Tout ce que tu as à faire est de commencer et tu verras rapidement pourquoi c'est un excellent programme pour toi, qui te permet de réaliser toutes les choses dont tu as besoin au sein de ton entreprise. Que tu sois à la tête d'une petite ou d'une grande entreprise, Instagantt peut t'aider.

De plus, Instagantt te donne un accès complet à absolument toutes ses fonctionnalités pour un prix fixe. Tu peux essayer le service complètement gratuitement pendant cinq projets, avec un accès complet. Ensuite, tu ne paieras que pour le nombre de personnes que tu as, sans avoir à te soucier des groupes (comme 10 à 20 ou 20 à 50) et sans avoir à te soucier des "fonctions bonus" que certains systèmes facturent.

Avec Instagantt, tu paies un prix par personne qui a accès au service. Et ce prix comprend l'accès à 100 % des fonctions disponibles par le biais du service. Ainsi, tu n'auras pas à payer un supplément juste pour obtenir un accès supplémentaire.

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Conclusion

Lorsqu'il s'agit de créer des diagrammes de Gantt, nous pensons que cela doit être aussi simple et efficace que possible. Nous pensons que tu devrais toujours pouvoir obtenir la qualité que tu recherches et la facilité d'utilisation dont tu as besoin. C'est pourquoi Instagantt est fier de fournir tout ce que tu cherches en un seul endroit. Prends une minute pour découvrir le service et tout ce qu'il a à offrir. Tu seras impressionné de voir à quel point il est plus facile pour ton équipe de rester sur la bonne voie tout au long des jours, des semaines, des mois et du temps qu'il faut pour réaliser tous tes projets.