Comment planifier un webinaire réussi : Guide étape par étape

Qu'est-ce qu'un webinaire ?

Si tu es une agence, un consultant, un responsable marketing ou un chef de projet, tes clients (ou prospects) peuvent bénéficier de ton expertise. Et parfois, un webinaire est l'occasion parfaite de partager tes précieuses connaissances et de t'engager avec ton public .

Un webinaire peut être défini comme un type de conférence en ligne. C'est un événement qui peut être organisé virtuellement, ce qui signifie qu'il est suivi exclusivement par un public en ligne. D'autres termes utilisés comme alternatives aux webinaires sont les événements en ligne, les diffusions en ligne, les séminaires en ligne, les conférences en ligne et les événements virtuels. 

L'une des raisons pour lesquelles les webinaires sont devenus si populaires est qu'ils permettent aux intervenants de se connecter avec leurs participants. Lorsqu'elle est bien planifiée et exécutée, l'interaction pendant un webinaire peut être très puissante. Et surtout lorsque ton public est nombreux, tu peux utiliser plusieurs méthodes d'interaction telles que le chat, le sondage, l'enquête ou les questions dynamiques. 

Pourquoi les webinaires sont-ils si efficaces ?

Avec la multiplication des cas de covidie et l'essor de l'ère du travail à domicile, les webinaires ont connu un regain d'utilisation un peu partout. S'ils fonctionnent si bien, c'est parce qu'ils constituent une excellente forme de communication où les participants et les intervenants échangent des informations en temps réel. Les webinaires peuvent s'adapter à pratiquement tous les types d'entreprises : éducation, science, industrie juridique, marketing et industrie de la santé. 

Quels sont les avantages de la planification des webinaires ? 

Ces événements virtuels permettent aux présentateurs de partager des documents, des idées, des notes, des vidéos ou des présentations avec leurs participants. Les participants peuvent être des clients potentiels, des étudiants, des pairs du secteur ou des clients. Mais l'opportunité la plus importante qu'offrent les webinaires, c'est qu'ils te permettent d'éduquer et d'engager ton public. Les webinaires peuvent également aider à :

• Génère de nouvelles pistes.
• Éduque un public sur une entreprise spécifique.
• Promouvoir la notoriété et construire une autorité dans ton secteur d'activité.
• Forme les nouveaux employés. 
• Fais la démonstration de ton produit aux clients potentiels. 
• Embarque les nouveaux clients dans ton produit ou ton service.

Comment planifier un webinaire - Guide étape par étape

Comme pour tout projet, la colle qui maintient tous les aspects d'un résultat réussi est une bonne planification. Heureusement, il existe des étapes que tu peux planifier, surveiller et exécuter pendant le cycle de vie d'un webinaire et qui t'aideront à garantir un bon résultat. Plongeons-nous dans les étapes que tu dois suivre pour faire de ton prochain webinaire un grand succès. 

• Choisis le sujet et fixe tes objectifs. Avant toute chose, tu dois trouver un sujet qui se connecte à ton public. Une fois que tu as trouvé un sujet approprié, choisis ton objectif principal et concentre-toi sur cette idée. Par exemple, générer de nouveaux prospects. 

• Recrute des intervenants pour ton webinaire. En fonction de ton sujet, tu dois maintenant sélectionner ton intervenant, l'un des éléments clés de ton webinaire. Cette personne doit être un expert de ton sujet et doit idéalement être capable de préparer et de faire une présentation attrayante. 

• Choisis un organisateur/facilitateur. Cette personne est chargée de développer le sujet, de commercialiser l'événement, de gérer la liste des inscriptions, de modérer les questions du public, de résoudre les problèmes et d'exécuter le webinaire pendant tout son cycle de vie.

• Détermine le format du webinaire. Il existe plusieurs formats parmi lesquels tu peux choisir. Le format le plus courant est celui du présentateur unique, où une personne parle, fait une démonstration et répond aux questions du public. Il y a aussi le populaire panel de discussion avec modérateur, où il y a plusieurs intervenants et un modérateur qui anime la discussion. Ou encore, le webinaire de type interview, où un intervieweur pose une série de questions prédéterminées choisies par l'organisateur. 

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• Planifie les éléments visuels. L'audio et le visuel sont des éléments cruciaux de ton webinaire, ils permettent de faire passer le message. Lorsque tu travailles sur ta présentation, tu devrais toujours envisager d'ajouter : une diapositive d'introduction rappelant à ton public le sujet et l'heure à laquelle le webinaire commencera, une diapositive présentant chaque présentateur, y compris son titre de poste et son organisation, ainsi qu'un aperçu rapide de l'ordre du jour du webinaire et des sujets qui seront abordés.

• Choisis un outil de webinaire. Zoom est devenu l'un des outils de webinaires et d'événements virtuels les plus populaires, mais de nombreux outils différents peuvent t'aider. Tu dois prendre en compte quelques aspects tels que le nombre de personnes qui y participeront, le coût, les fonctionnalités dont tu auras besoin et la possibilité d'enregistrer l'événement. 

• Organise une séance d'entraînement. C'est toujours une bonne idée de prévoir une séance d'entraînement quelques jours avant ton webinaire. L'objectif est de faire un tour d'horizon avec tous les participants pour résoudre les questions non résolues ou les problèmes techniques. Assure-toi que tout le monde est sur la même longueur d'onde et vérifie l'équipement et l'aspect visuel.

Construis ta liste de contrôle de webinaire avec Instagantt

Parce que les webinaires reposent sur de nombreuses tâches différentes, il est important de gérer les informations de la bonne manière. La création d'une liste de tâches, et leur suivi, est cruciale pour la réussite de ton webinaire. Et si tu veux que ce processus soit vraiment efficace, tu dois utiliser les bons outils. La bonne nouvelle, c'est que tu peux planifier et organiser tes webinaires avec Instagantt, un logiciel de diagramme de Gantt pour la gestion de projet qui aide les équipes du monde entier à planifier, coordonner, programmer et exécuter leurs projets, du début à la fin. 

Les équipes peuvent compter sur Instagantt pour créer des diagrammes de Gantt d'aspect professionnel en quelques minutes. En visualisant ce qui est important, les équipes peuvent facilement gérer leur travail et avoir une vue d'ensemble des tâches, des délais, des ressources, du budget et plus encore, dans un seul endroit centralisé. 

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Modèle de liste de contrôle pour les webinaires