Lorsqu'il s'agit de diriger une entreprise qui traite avec des clients, tu dois savoir comment créer un cahier des charges. Après tout, tu vas devoir faire savoir au client exactement ce que tu as l'intention de faire ou ce que tu lui offres.
Commençons par les bases et voyons ce qu'est un cahier des charges. Un dossier de projet est un moyen de faire savoir à ton client exactement ce que tu lui offres. Donc, si tu crées un dossier de projet, tu vas lui parler du projet ou du plan que tu vas exécuter, des étapes que tu vas suivre jusqu'à l'objectif final, qui est le produit livrable qu'il demandera probablement. Le mémoire de ton projet peut être extraordinairement détaillé et faire plusieurs pages, ou bien il peut être plus large et ne comporter qu'une page ou deux de résumé.
En général, tu voudras un mémoire assez détaillé. Cela signifie qu'il va passer en revue tous les différents aspects du projet que tu es en train de créer, des objectifs aux produits livrables, en passant par les différents jalons en cours de route, les processus, les ressources, le calendrier, la portée du projet, et bien d'autres choses encore. En général, ton client sera d'autant plus satisfait que ton briefing sera détaillé. Sans oublier que cela permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne ce qui va être fait (et ce qui ne l'est pas) et le temps que cela va prendre.
Pourquoi as-tu besoin d'un cahier des charges ?
Une fois que tu sais ce qu'est un cahier des charges, tu dois comprendre pourquoi tu en veux un, n'est-ce pas ? Nous avons déjà abordé cette question. Un cahier des charges permet à un client de savoir exactement ce que tu vas faire et comment tu vas le faire. Il lui permet de savoir précisément combien de temps chaque étape va prendre, quand il faut s'attendre à des jalons et toutes les différentes choses que tu attends de lui en cours de route. En bref, cela permet de s'assurer que tous les membres de l'équipe du projet comprennent ce qui se passe.
Tu dois t'assurer que ton client n'attend pas de toi plus que ce que tu as l'intention de lui fournir. Ils veulent s'assurer qu'ils obtiennent tout ce qu'ils attendent pour le tarif convenu. En créant un cahier des charges, tu réponds à ces deux objectifs. Toi et le client serez tous deux beaucoup plus heureux parce que vous serez plus à l'aise avec ce qui se passe et que vous serez pleinement informés. Il n'y a aucun risque que quelqu'un soit mécontent parce que les choses n'ont pas été faites comme il le souhaitait.
Quand créer un cahier des charges ?
Alors, quand vas-tu créer le cahier des charges ? Eh bien, tu peux créer un cahier des charges général (l'un des courts que nous avons mentionnés précédemment) avant même d'obtenir le travail. Cela peut faire partie de ta présentation au client lorsque tu essaies de gagner le travail dès le départ. Le bref exposé du projet donnera un aperçu général de ce qu'ils peuvent attendre du travail que tu vas faire. C'est un excellent moyen de résumer les choses, afin qu'ils aient quelque chose à comparer à leurs autres offres.
Une fois que tu as reçu le travail, tu dois commencer à travailler sur l'énoncé plus détaillé du projet. Tu dois faire savoir au client combien de temps cela va prendre (ce qui ne devrait pas appartenir) pour tout mettre en place. Ensuite, assure-toi de détailler absolument tout ce que tu peux. Il se peut aussi que tu doives revoir certaines choses avec ton équipe et ton client pour t'assurer que tu as tous les détails. Après avoir rencontré le client, tu devras peut-être réviser ou changer certaines choses pour t'assurer que tout est fait comme ils l'attendent (et comme tu l'attends). Mais le briefing doit être fait avant que tu ne commences à travailler.
Comment créer un dossier de projet ?
La dernière question que tu te poses probablement est de savoir comment tu vas créer ce dossier de projet. Heureusement, ce n'est pas aussi compliqué que tu l'aurais cru. Cela prendra un peu de temps, mais l'effort fourni n'en sera que meilleur. Tu devras juste t'assurer que tu as prévu le temps nécessaire et que tu travailles avec toutes les personnes qui feront partie de l'équipe lorsque tu commenceras le projet.
Se préparer à rédiger
La première chose dont tu auras besoin pour ton dossier de projet est l'information sur le projet lui-même. Après tout, comment vas-tu créer un dossier de qualité si tu ne sais même pas ce qui se passe avec le projet ? Qui y participe ? Quel est l'objectif final ? Comment se déroule le travail d'équipe ? Quelles sont les attentes du client ? Quelles sont les attentes de l'équipe ? Qui est chargé de prendre les décisions ? Toutes ces questions peuvent sembler insurmontables, mais elles ne représentent qu'une partie des questions que tu dois te poser pour créer ton dossier de projet.
Ce que cela signifie, c'est que tu vas avoir besoin de savoir :
- Résultats finaux/objectif global
- Processus d'équipe
- Mise en place de l'équipe
- Les attentes des clients
- Attentes de l'équipe
- Qui est responsable de la prise de décision du côté du client.
- Qui est responsable de la prise de décision du côté du projet.
- Quand les livrables d'étape sont attendus
- Dépendances
- Délimiter les demandes des clients pour passer en revue les produits livrables d'étape.
- Délais
Une fois que tu sauras tout cela, tu seras mieux préparé à présenter le dossier dans un format qui sera compréhensible pour tout le monde. Après tout, si tu es le seul à pouvoir le comprendre, cela ne servira pas à grand-chose.
La mise en page
Ensuite, tu vas commencer à préparer le dossier de ton projet, et c'est là qu'un diagramme de Gantt peut être vraiment utile. L'exposé du projet sera généralement un document contenant des informations écrites, comme un rapport. Mais il sera beaucoup plus facile d'avoir un calendrier au début du rapport ou pour t'aider à le rédiger que d'essayer de rédiger un rapport à partir d'un tas de petites notes que tu as notées partout pour essayer de garder une trace de tout et de tous.
La création d'un diagramme de Gantt avec un créateur de diagramme de Gantt te permet de présenter toutes les informations essentielles qui figureront dans ton dossier. Tu vas mettre en page chacune des différentes tâches qui doivent être accomplies, quand elles doivent commencer et finir, qui en est responsable, toutes les sous-tâches associées, toutes les dépendances, et tout ce que tu veux. Tu peux même mettre en place les jalons qui doivent être atteints et les échéances pour chaque jalon, livrable et fin du projet. De cette façon, tu sais absolument tout ce qui entre dans le projet, et tu as tout en un seul endroit.
Mieux encore, ton diagramme de Gantt peut être personnalisé de façon à ce que tout soit codé par couleur, arrangé dans un ordre qui a du sens pour toi, arrangé avec des titres différents, et bien plus encore. Tout cela te permet, ainsi qu'à ton équipe, de comprendre plus facilement ce que le diagramme leur indique et de trouver les différentes missions qui leur ont été déléguées. Toutes les personnes responsables du projet ou d'une partie du projet peuvent se connecter à tout moment et voir sur quoi elles sont censées travailler et quelle est la date limite pour cette partie du projet.
Non seulement cela, mais tout le monde pourra communiquer les uns avec les autres par l'intermédiaire du tableau lui-même. Ainsi, si toi ou quelqu'un d'autre a une question, il n'est pas nécessaire de chercher une communication externe. Tout peut se faire directement par le biais du même système de gestion de projet. Et cela peut se faire en discutant, en laissant des notes, etc. Si toi ou eux avez besoin de mettre à jour quelque chose, cela peut être fait directement dans le tableau, sans avoir à passer par un processus compliqué pour le faire. Et les mises à jour peuvent être notées dans le tableau, de sorte que tu sais toujours où en est le projet.
Utiliser ton diagramme de Gantt
Une fois que tu auras créé un diagramme de Gantt, tu auras beaucoup plus de facilité à créer le dossier du projet. Après tout, les informations dont tu as besoin seront là, sous tes yeux. Tu examineras attentivement toutes les informations contenues dans le calendrier, puis tu pourras commencer à étoffer les choses pour les rendre plus faciles à comprendre pour le client. Bien sûr, tu devras aussi ajouter quelques informations supplémentaires pour vraiment t'assurer que la conception est claire.
Alors qu'un diagramme de Gantt en ligne t'aidera à mettre en page les informations puis à suivre ton travail, il ne détaillera pas tous les petits éléments que ton client pourrait vouloir connaître, comme la façon dont les produits livrables seront fournis, ce que le client doit faire pour aider à faire avancer le projet, et ainsi de suite. Cependant, lorsque tu rédiges l'énoncé du projet, tu peux commencer par établir le calendrier, puis ajouter d'autres détails en cours de route. Une fois que tu auras fait cela, tu constateras que tu as un bon cadre pour le dossier.
La mise en place d'un plan d'action
Une fois que tu es prêt à donner le plus de détails possible, tu dois te poser quelques questions essentielles. Tu dois répondre à la question de savoir pourquoi ce projet est réalisé. Tu dois comprendre quels sont les objectifs ultimes du client et comment tu vas les atteindre. Tu dois savoir quand tu atteindras les plus petites étapes et les résultats attendus en cours de route. Tu dois savoir qui travaille sur chaque partie de la mission, quand les petites étapes commenceront et se termineront, quand le projet final commencera et se terminera et comment toi et le client jugerez si le projet est sur la bonne voie.
Tu devras répondre à de nombreuses questions pour le client, notamment qui est chargé de lui rendre compte, dans quel délai il peut s'attendre à recevoir des réponses, qui il doit contacter pour lui poser des questions ou lui faire part de ses préoccupations et quel type de plan d'urgence tu as mis en place pour les cas d'urgence ou les problèmes en cours de route. Plus tu pourras répondre aux questions du client avant même de commencer, moins il y aura de confusion et de problèmes pendant que tu travailleras sur le projet, ce qui signifie moins de maux de tête pour toi.
Lorsque tu auras étoffé tous ces détails, tu auras un dossier de projet bien étoffé à présenter à ton client. N'oublie pas que tu devras peut-être travailler avec eux sur certains détails. Cela signifie que même après avoir créé le dossier et l'avoir passé en revue avec eux, tu devras peut-être peaufiner certains aspects et en améliorer d'autres. Le premier briefing que tu crées est basé sur les informations que tu connais jusqu'à présent, mais cela ne veut pas dire que tu sais tout tout de suite. Il se peut que toi et le client ayez encore des négociations à mener.
Trouver le bon logiciel
Alors, comment vas-tu commencer à rédiger l'énoncé de ton projet ? Et comment vas-tu établir ce calendrier qui va t'aider à réaliser ton projet ? Eh bien, tu vas vouloir jeter un coup d'œil à Instagantt pour en savoir plus sur les options qui s'offrent à toi et sur les fonctions qui vont te faciliter la vie.
