Qu'est-ce qu'un plan de communication pour la gestion de projet ?
Lorsque tu mets en place un plan de communication pour la gestion de projet, ce que tu fais en réalité, c'est de définir exactement comment toutes les informations qui se produisent tout au long du projet seront transmises. Après tout, tu veux être sûr que ton client reçoit toutes les informations que tu lui envoies et tu veux aussi être sûr de recevoir tous les commentaires possibles de sa part. Cela va demander une certaine compréhension entre vous deux parce que la communication est essentielle à la réussite de tout projet.
Quand tu penses à n'importe quel type de projet, tu sais que tu vas devoir tenir tes clients au courant de tes progrès. Tu devras leur faire part des objectifs et de la façon dont tu progresses. Tu devras connaître les différentes étapes et savoir si tu les as réellement accomplies ou non. Tu dois t'assurer de fournir toutes les informations nécessaires tout au long du processus de réalisation du projet. Et tu dois absolument t'assurer que tu les informes de tout changement dans l'état d'avancement du projet et plus encore. Tout cela signifie que tu dois savoir exactement comment contacter toutes les personnes concernées.
Si tu n'as pas de moyen de communiquer avec ton client, tu pourrais te retrouver avec beaucoup de problèmes au moment d'exécuter le projet. Tu dois t'assurer que si jamais tu as une question ou si quelque chose d'autre se produit, tu sais par quel moyen joindre ton client, que ce soit par courriel, par téléphone ou par une autre méthode. Après tout, tu voudras prouver que tu as fait ce qu'il fallait pour le contacter si jamais tu as un problème ou si tu as besoin de quoi que ce soit.
Mettre en place ton plan de communication pour la gestion de projet
Es-tu prêt à lancer ton plan ? S'il est temps de tout faire fonctionner correctement, tu voudras prendre le temps de t'asseoir avec ton client pendant un certain temps. Tu peux réserver une heure entière ou même une période plus longue pour t'asseoir et discuter de tout ce qui doit être fait pour que ton projet soit bien organisé. Il ne s'agit pas seulement de mettre en place un plan de communication. Tu veux définir les étapes nécessaires à l'accomplissement de ton projet et cela demandera beaucoup d'efforts de ta part et de celle de notre client.
Assieds-toi et discute avec lui de chacune des différentes étapes du projet. Mets en page chacun des jalons et chacun des objectifs nécessaires au projet. Indique ce que ton client attend de toi et ce que tu vas lui fournir, et assure-toi de souligner également chacune des étapes où tu lui fourniras une sorte de mise à jour. Il te sera ainsi beaucoup plus facile de t'assurer que le projet se déroule bien.
Bien sûr, lorsque tu exposes la partie communication du processus, tu dois t'assurer que tu discutes avec ton client de la façon dont il veut communiquer et même de la fréquence de cette communication. Assure-toi que tout est consigné dans tes documents. Lorsque tu auras défini la façon de communiquer et ce que tu vas faire, tu pourras tout mettre en œuvre de façon efficace. En d'autres termes, si tu communiques tout au client comme tu l'as dit et que tu accomplis les tâches comme tu l'as convenu, tu te prépares bien à faire face à d'éventuels problèmes à l'avenir.
Les parties de ton plan de communication pour la gestion de projet
Quels sont donc les éléments de ton plan de communication ? Que dois-tu faire ou savoir inclure dans ce plan pour t'assurer qu'il est juridiquement applicable ? Eh bien, il y a plusieurs aspects différents que tu veux prendre en compte, mais assure-toi de n'omettre aucun d'entre eux parce qu'ils pourraient affecter le caractère exécutoire du projet que tu es en train de créer et de toutes les étapes que tu franchis en cours de route.
La première section doit concerner les objectifs de ton projet. C'est ici que tu vas parler des objectifs que tu as en ce qui concerne la communication que tu vas engager tout au long du temps passé à travailler sur le projet. Discute, par exemple, de ce que tu vas faire pour tenir tout le monde informé, fournir des informations ou même des types d'informations que tu vas fournir. Il s'agit généralement d'une section courte, qui peut même être présentée sous forme de puces pour que tout le monde puisse la comprendre facilement. Tu décomposeras les choses plus précisément au fur et à mesure que tu avanceras.
Ensuite, tu veux mettre en page un tableau de toutes les personnes avec lesquelles tu es chargé d'interagir ou que tu dois mettre à jour en cours de route. C'est ici que tu vas noter leurs noms, leur position dans l'entreprise et même toutes les informations sur la façon dont tu communiqueras avec cette personne spécifique tout au long de l'exécution du projet. Tu devras préciser la fréquence à laquelle tu communiqueras et la façon dont tu le feras afin de t'assurer que chaque personne de l'équipe du projet reçoit les informations nécessaires.
Enfin, tu devras préciser comment tu communiqueras pendant les différentes parties du projet sur lequel tu travailles. Tu peux parler de choses comme qui va partager les informations, quelles informations vont être partagées et quand cela se produira également. Tu dois expliquer quels seront les résultats attendus et tu dois t'assurer que cette section est aussi claire et précise que possible. Après tout, ce sera l'une des parties les plus importantes de tout le document et ce sera aussi la partie la plus détaillée.
Par exemple, tu peux indiquer un type de communication spécifique, tel qu'un rapport hebdomadaire par courriel. Tu peux exprimer quand ils seront envoyés, à qui ils seront envoyés et en quoi ils consisteront. À partir de là, tu peux créer une liste à puces qui définit plus précisément chaque élément d'information que tu incluras dans ce rapport par courriel. Ensuite, tu peux créer un autre titre, comme par exemple les courriels quotidiens, et indiquer à qui ils seront envoyés et quand ils le seront. Crée une autre liste à puces qui exprimera toutes les informations que tu dois connaître pour exécuter cette tâche correctement.
Disposer les choses de la bonne façon
Très bien, maintenant tu en sais un peu plus sur ce que sont ces types de plans et sur ce en quoi ils vont consister. Tu sais comment tu peux faire fonctionner tout cela et tu sais pourquoi il est important de le faire. Mais sais-tu comment en rédiger un en détail ? Nous allons parler de certains des aspects les plus importants du plan de communication de ton projet et nous allons nous assurer que tu es plus que prêt à prendre les choses en main. Après tout, tu ne veux pas te retrouver à lutter pour maintenir la communication avec un client.
Établir les paramètres
Les paramètres de ton projet sont des choses comme les personnes avec lesquelles tu travailles, l'équipe qui sera impliquée, le calendrier général et le type de produits livrables que tu es responsable de fournir à ton client. Tu dois t'assurer que toutes ces choses sont bien présentées pour que tu saches exactement ce que tu fais et tout cela doit être mis dans un plan de communication du projet, et pas seulement dans tes autres documents et calendriers. C'est ainsi que tu pourras t'assurer que ta communication est exacte.
Définis les objectifs
Ensuite, tu dois t'assurer de présenter chacun des objectifs qui doivent être atteints tout au long du projet. C'est ici que tu vas parler des différents produits livrables que tu vas fournir. C'est aussi là que tu vas parler de chacune des personnes dont tu es responsable et de ce que tu dois leur fournir. N'oublie pas qu'il s'agit d'une section détaillée sur les objectifs et que tu dois t'assurer d'avoir le plus d'informations possible.
Il est extrêmement important de présenter les objectifs que tu dois atteindre tout au long de ton processus, car tu vas généralement lier toute ta communication à ces objectifs réels. Tu n'en es pas encore au stade où tu as besoin d'un plan de communication, mais la définition de tes objectifs et des personnes avec lesquelles tu dois interagir au sujet de ces objectifs sera la dernière étape avant que tu ne commences à élaborer ce plan. Après tout, tu dois t'assurer que tu sais ce que tu fais.
Établir le plan de communication
Enfin, il est temps de créer le plan de communication dont tu as besoin. C'est ici que tu vas parler de la façon dont tu vas communiquer avec chacune des personnes responsables du projet de différentes manières. Tu vas donc présenter chacune des parties prenantes, puis tu devras t'assurer de discuter des moyens que tu vas utiliser pour communiquer avec elles, ainsi que de la fréquence à laquelle tu vas le faire. C'est un point sur lequel ton client et toi devez vous mettre d'accord et qui devrait vous permettre d'établir une base solide pour ce qui va se passer à l'avenir.
Garde à l'esprit qu'un plan de communication peut avoir besoin d'être quelque peu fluide et que tu devras peut-être faire des changements et des ajustements en cours de route. Lorsque tu te lances, tu dois cependant t'assurer que tu suis ce processus le plus fidèlement possible. Si un client te dit qu'il veut que tu l'appelles une fois par semaine, assure-toi de le noter dans ton plan de communication et de l'appeler effectivement une fois par semaine. Si tu ne parviens pas à les joindre, laisse un message et note dans ton plan quand tu as appelé et si tu as eu une réponse.
Ce plan de communication pourrait être un élément important de ton dossier si tu dois prouver plus tard à un client que tu as tout fait comme tu devais le faire. En montrant que tu as créé un plan de communication qui présente les moyens par lesquels ils voulaient que tu les contactes et en montrant ensuite que tu as fait exactement cela, tu seras beaucoup plus à même de dire que tu as fait ce que tu étais censé faire et que tu as effectivement accompli les tâches que tu avais dit que tu ferais.
Lorsque tu suivras ce processus, tu pourras avoir différentes méthodes de communication pour le même client ou tu pourras avoir différentes méthodes pour différents membres de l'équipe du client. Il se peut que tu doives joindre une personne par courriel, puis par téléphone si elle ne répond pas dans un laps de temps déterminé. Toutes ces choses vont te permettre d'accomplir plus facilement les tâches dont tu as besoin et elles vont te permettre de montrer au client que tu essaies vraiment de suivre exactement ce qu'il attendait et voulait de toi dans le cadre de ce projet.
Que faire de ton plan ?
Maintenant que tu as un plan et que tu sais tout ce qu'il faut faire pour l'élaborer et pourquoi il est important, qu'est-ce que tu vas en faire ? Tu pourrais être surpris de ce que tu vas en faire, parce que ce plan n'est pas seulement pour toi et le client. Ce plan est destiné à toutes les personnes qui participent au projet. Qu'ils travaillent sur un petit aspect ou qu'ils t'aident à réaliser quelque chose de plus important, ils ont tous besoin de savoir ce qui se passe.
Communique avec ton équipe
Tous les membres de l'équipe doivent savoir quel est le plan et quel est leur rôle dans ce plan. Ils doivent savoir avec qui ils doivent communiquer et comment. Ils doivent savoir qui pourrait leur tendre la main, quelles informations partager, de quelle manière et même comment te tenir au courant pour que tu puisses t'assurer que le client est mis à jour régulièrement. Mets en page le plan de communication avec eux et tu te prépareras encore mieux à avoir toutes les informations dont tu as besoin quand tu en auras besoin.
Tiens-toi au courant des tâches à accomplir
Une fois que tu as ce plan, tu dois l'utiliser pour te maintenir sur la bonne voie et t'assurer que tu fais tout ce que tu as dit que tu ferais. Si tu le fais, tu seras en bien meilleure posture avec ton client. Sinon, tu pourrais te retrouver dans l'eau chaude. En fait, tu pourrais perdre ton client ou le travail futur qu'il aurait fait avec toi si tu ne fais pas attention à respecter le plan convenu.
Lorsque tu travailles avec ton équipe et que tu utilises ce plan de communication, tu te prépares à faire les choses de la bonne façon. Tu ne devrais pas avoir à t'inquiéter de savoir si tu as les informations dont tu as besoin au moment de les partager avec le client. Au lieu de cela, tu devrais pouvoir contacter la ou les personnes responsables de la préparation de ces informations et les obtenir. À partir de là, tu devrais pouvoir les communiquer à ton client rapidement et facilement, exactement de la façon dont tu avais convenu de le faire.
Rappelle-toi que si tu t'aperçois que tu ne suis pas réellement la stratégie de communication convenue, tu risques d'avoir des problèmes par la suite. Ton client pourrait ne pas recevoir les informations que tu lui envoies ou prétendre qu'il ne les a pas reçues. Si c'est le cas, tu pourrais avoir du mal à prouver que tu as fait tout ce qui était en ton pouvoir pour tenir le client informé. Cela pourrait s'avérer un problème au moment de remettre le projet et certainement au moment de te faire payer pour le travail que tu as effectué. Tu veux pouvoir montrer que tu as fait les choses comme tu le devais.
En changeant les règles, tu auras du mal à le montrer. D'un autre côté, si tu as fait tout ce que tu avais dit que tu ferais et que le client a accepté de faire, tu auras l'avantage si le client essaie ensuite de dire qu'il n'a pas reçu les informations que tu lui as fournies ou qu'il n'a pas aimé le format des informations que tu lui as données. Tu veux pouvoir te référer au document et lui montrer que c'est la méthode de communication qu'il a demandée ou acceptée.
Si tu as ce document, tu peux en fait te mettre sur la voie du succès et t'assurer que tu es dans la meilleure forme possible. Ne pas l'avoir ou ne pas s'assurer qu'il est complet pourrait avoir l'effet inverse et ce n'est certainement pas quelque chose que tu veux gérer. Au lieu de cela, contacte ton client et assure-toi d'organiser une réunion pour créer le plan de communication idéal pour le projet. Tu pourrais même être surpris de la quantité de travail et de tracas que cela pourrait t'épargner si tu te retrouves avec un client à problèmes qui veut changer d'avis sur tout.
Peu importe ce que tu prévois ou le type de projet sur lequel tu travailles, la chose la plus importante est que tu dois absolument le mettre par écrit. Si possible, fais-le signer par le client afin d'avoir une ligne encore meilleure pour faire tes preuves si tu en as besoin plus tard. La dernière chose que tu souhaites, c'est d'avoir des ennuis ou de ne pas être payé parce que le client prétend une chose alors qu'il t'en a dit une autre. Ta preuve sera un aspect crucial de toute l'affaire.
Tu n'as pas nécessairement besoin de rendre ton plan de communication formel. Il peut s'agir d'un document informel dans lequel tu exposes tous les faits et toutes les informations. Mais il faut absolument que ce soit quelque chose que tu puisses comprendre. Si tu veux vraiment qu'il soit efficace, assure-toi d'obtenir la signature d'un client pendant que tu y es et lorsque tu auras terminé ton plan de communication, assure-toi de mettre en place la partie générale de la gestion du projet en utilisant les diagrammes de Gantt dans ton logiciel de diagramme de Gantt. Tu vas adorer la façon dont cela rend les choses beaucoup plus faciles pour toi et toute ton équipe.
Si tu travailles avec ce logiciel pour tout mettre en place et que tu t'assures de mettre en page qui est responsable de tout, quand et comment, tu seras beaucoup plus efficace. Tu seras aussi plus que surpris par tous les avantages qui découlent de l'utilisation de ce logiciel pour ton projet. Il s'agit de s'assurer que tu es sur la bonne voie et que tes clients peuvent compter sur toi pour que tout soit réglé en un rien de temps. Assure-toi simplement de le mettre en place et de les tenir au courant de tout ce qui se passe. Ils regretteront de ne pas avoir travaillé avec toi plus tôt.
