Stratégie Big Rocks : Un pro priorise les projets comme n'importe quelle personne concentrée
Découvre comment la stratégie Big Rocks facilite la gestion des projets et stimule la productivité grâce à des techniques pratiques et des diagrammes de Gantt.
La stratégie des grosses pierres est un moyen efficace et simple d'accomplir des choses. Elle te permet de faire ce qui est important, loin des distractions et des efforts inutiles. Cependant, en matière de gestion de projet, il est nécessaire d'établir des priorités pour terminer les projets dans les délais et atteindre les objectifs.
La stratégie Big Rocks est complète avec des outils tels que les diagrammes de Gantt pour mieux voir les échéances et les dépendances. Dans ce guide, nous allons expliquer la stratégie et montrer comment tu peux l'appliquer pour simplifier la gestion des projets et augmenter la productivité.
Quelle est la stratégie des grands rochers ?
La stratégie des grosses pierres est une technique de gestion du temps qui permet de hiérarchiser les tâches les plus importantes. Un gros caillou est ton objectif le plus important, ou prioritaire. Voici comment cela fonctionne :
Pense aux gros rochers, aux petits cailloux et aux pots remplis de sable.
Ton temps est la jarre, tes priorités essentielles sont les gros rochers.
Les gros cailloux ne rentreront pas si tu ne les mets pas en premier et si tu ne les mets pas en premier, les petites tâches moins importantes rempliront le bocal.
La stratégie des grosses pierres dans la gestion de projet permet de s'assurer que les activités clés sont réalisées avant les autres activités. Cela permet d'éviter les retards et de faire en sorte que les projets ne dévient pas de leur objectif.
Pourquoi la stratégie des grands rochers est-elle importante pour la gestion de projet ?
Cette stratégie crée un flux simple de tâches lorsque tu gères des choses qui sont basées sur la priorité. Le simple changement qu'elle apporte peut être considérablement efficace, comme l'expliquent les raisons ci-dessous :
Veille à ce que les tâches soient classées par ordre de priorité
Cette stratégie permet de s'assurer que les premières choses sur lesquelles on se concentre sont les tâches à fort impact. Avec cette approche, tu ne gaspilles pas d'énergie sur des activités peu importantes ou sans importance.
Réduit la procrastination
Pour les équipes, en se concentrant sur les livrables clés "big rocks", elles restent motivées pour faire leur travail. Cela permet de réduire la procrastination lors des étapes critiques.
Les éléments visuels sont présentés dans des diagrammes de Gantt qui indiquent les délais, les dépendances et les échéances. En utilisant ces diagrammes parallèlement à la stratégie Big Rocks, ces tâches sont d'abord planifiées en fonction de leur priorité relative et terminées à temps.
Étape 1 : Identifie tes gros rochers
Que tu choisisses d'utiliser cette stratégie ou non, décide et identifie d'abord tes "gros cailloux". Il s'agit des tâches qui produiront le plus d'impact. Exemples de gros cailloux dans la gestion de projet :
Faire aboutir une proposition de projet dans les délais.
Le diagramme de Gantt d'un projet essentiel arrive à son terme.
Présenter une partie prenante ou une demande d'approbation.
Travaille sur des choses pour arriver à ces tâches et utilise quelque chose comme des sessions de brainstorming ou des discussions d'équipe pour le faire. Définis ce que devrait être un gros caillou en te basant sur des objectifs qui s'accordent bien avec d'autres parties du projet plus vaste.
Étape 2 : Planifie d'abord les grosses pierres
Une fois que tu as défini les tâches les plus importantes, inscris-les dans ton calendrier. Voici quelques-uns de nos conseils d'experts pour planifier Big Rocks :
Consacre des plages horaires en bloc aux tâches importantes.
Cartographie les dépendances en utilisant des outils de gestion de projet, tels que les diagrammes de Gantt et autres, pour t'assurer que les délais ne dépassent pas la réalité.
Ne surcharge pas ton emploi du temps avec trop de tâches en même temps.
Les diagrammes de Gantt t'aident à planifier le moment où tu dois attaquer chaque gros caillou en gérant mieux ton temps. Ils offrent également aux équipes la possibilité de modifier les horaires en fonction des changements de priorités.
Étape 3 : Gérer les cailloux et le sable
Les tâches moins importantes et les distractions, les choses qui remplissent ta journée, tu prends des cailloux et tu prends du sable. Elles doivent être gérées efficacement pour que tes gros cailloux continuent à obtenir le temps et l'attention dont ils ont besoin pour survivre.
Déléguer des tâches
Les membres de l'équipe sont souvent capables de s'occuper de tâches moins importantes et moins critiques. Cela te permet de libérer une copie pour jeter un coup d'œil sur des objectifs plus importants ou te diriger vers plus de détails. D'autre part, tu t'assures que les membres de l'équipe obtiennent les ressources nécessaires pour accomplir les tâches déléguées.
Regrouper les tâches par lots
Regroupe les tâches en lots, et traite-les sur une période définie. Disons que tu planifies toutes les réponses aux courriels ou les mises à jour administratives, par exemple, en une heure dédiée. Cela te permet, si tu continues à construire ton flux de travail, de ne pas perdre de temps avec de petites tâches.
Réduis les activités qui prennent du temps
Trouve les distractions ou les tâches redondantes, qui ne mènent pas à tes objectifs. Les variables peuvent inclure des sessions de réunion inutiles, plus de médias sociaux, des processus de reporting supplémentaires, ou autres. Faire cela te permet de consacrer ton temps à des tâches réalisables. La gestion proactive des cailloux et du sable permet d'éviter de passer un temps précieux sur les gros rochers.
Étape 4 : Suivre les progrès régulièrement
Le suivi des progrès permet de s'assurer que les gros rochers respectent le calendrier et que des ajustements proactifs sont effectués. Tu trouveras ci-dessous quelques techniques pour suivre les gros rochers
Utilise les diagrammes de Gantt pour suivre les échéances et détecter les retards.
Tes gros cailloux passent-ils les examens hebdomadaires et ont-ils l'air de bien progresser comme prévu ?
Dès que tu as un imprévu, tu dois adapter ton emploi du temps pour tenir compte des obstacles.
Il fonctionne pour les chefs de projet qui suivent régulièrement les activités afin que les priorités restent claires et réalisables. Il permet également de gérer la responsabilité de l'équipe.
Étape 5 : Combiner les diagrammes de Gantt avec la stratégie Big Rocks
Il est pratique d'intégrer le diagramme de Gantt à la stratégie des grandes roches pour gérer les flux de travail. Ce qu'ils sont : Un alignement visuel des priorités et des échéances pour te donner un moyen d'y arriver.
Établis la chronologie de Big Rock
Attribuer des tâches importantes à des échéances précises à l'aide d'un diagramme de Gantt. Un exemple de cette méthode consiste à prendre une tâche "importante" comme le processus d'une campagne de marketing et à la diviser en sous-tâches avec des échéances précises. De cette façon, les équipes restent sur la bonne voie en ce qui concerne les dates de livraison.
Définir les dépendances
D'autres tâches nécessitent que ces autres tâches soient effectuées en premier. Les diagrammes de Gantt te permettent de définir ces dépendances, afin de savoir quelles petites tâches tu dois terminer en premier avant de t'attaquer aux grosses. Cela permet d'éliminer les goulots d'étranglement et de mieux dicter le déroulement du travail.
Affecter les ressources de manière efficace
Souvent, il faut beaucoup de main d'œuvre ou même des outils ou beaucoup de temps pour obtenir un gros caillou. Les diagrammes de Gantt te permettent de voir visuellement l'affectation des ressources et de savoir s'il y a un chevauchement ou si une ressource n'est pas suffisante. Par exemple, tu peux définir la disponibilité pour d'autres tâches lorsque tu détermines un concepteur spécifique pour un projet hautement prioritaire.
L'exécution de la stratégie Big Rocks avec les diagrammes de Gantt est donc plus simple, car elle permettra de visualiser la priorisation des tâches et la gestion des ressources.
Étape 6 : Examiner et réfléchir
Examine régulièrement tes progrès pour que cela devienne une stratégie d'auto-apprentissage. Utilise les étapes suivantes pour faire le point sur la progression.
Découvre quels sont les gros cailloux que tu as réussi à faire et pourquoi.
Tu analyses les retards et les délais non respectés dans les domaines à améliorer.
Prends en compte les commentaires de l'équipe pour comprendre les problèmes et les solutions.
Cela te permet de combiner ces informations avec des diagrammes de Gantt mis à jour dans un processus d'affinement de la stratégie de gestion de projet au fil du temps. Cela signifie que la hiérarchisation des tâches et l'amélioration de l'efficacité se font en continu pour un meilleur résultat.
Les défis de Big Rock
Lors de la mise en œuvre de cette stratégie, tu peux être confronté à de multiples défis, notamment :
Surcharge ton emploi du temps
Tu peux être submergé si tu prévois trop de grosses pierres par équipe. Le fait de hiérarchiser les tâches de façon réaliste te permet d'éviter cela.
Ignorer les dépendances des tâches
Certaines grosses pierres doivent s'appuyer sur des tâches plus petites pour être les premières. Le diagramme de Gantt permet d'identifier les dépendances et de les rendre facilement gérables.
Défaut de suivi des progrès
Il est très facile de se déconcentrer sans un suivi régulier. Ne porte pas de jugement sur le fait de suivre et de faire des progrès.
Meilleures pratiques pour la mise en œuvre de la stratégie des grandes roches.
Pour maximiser les avantages de la stratégie des grandes roches, suis ces meilleures pratiques :
Commence par des priorités claires
Assure-toi que ton équipe sait ce que sont les big rocks et pourquoi il est important que tu les aies inclus dans ce calendrier. Tu définis ces priorités à l'aide d'outils de brainstorming.
La planification doit être effectuée à l'aide de diagrammes de Gantt.
Dessine les échéances et les dépendances sous forme de diagrammes de Gantt. Cela signifie que les tâches seront traitées dans un ordre approprié.
S'aligner sur les objectifs de l'équipe
Assure-toi que les gros cailloux travaillent en fonction des objectifs globaux du projet. Si les priorités ne sont pas alignées, les efforts que tu déploieras seront gaspillés.
Reste flexible
De préférence, sois prêt à modifier ton emploi du temps si des priorités se présentent. Mets à jour les calendriers de façon dynamique en utilisant les diagrammes de Gantt.
Conclusion
La stratégie des grosses pierres est un moyen exceptionnellement puissant de hiérarchiser les tâches de travail et de devenir plus productif. La principale raison pour laquelle les équipes mettent plus de temps à terminer leur projet est qu'elles se concentrent sur des tâches moins importantes sur lesquelles elles perdent souvent beaucoup de temps. La stratégie des grosses pierres est plus efficace lorsqu'elle est associée à des outils tels que les diagrammes de Gantt.
La cartographie des dépendances, la visualisation des calendriers et le suivi des progrès sont tous des éléments essentiels de cette approche, et à ce titre, les diagrammes de Gantt sont indispensables. Pour mettre en œuvre la stratégie des grandes roches, il faut de la discipline, de la planification et continuer à réfléchir. Appliquée de façon cohérente, elle peut t'aider à prendre de l'avance sur les délais tout en obtenant un succès à long terme.
