Faire avancer les choses : L'art de la productivité sans stress par David Allen

L'ouvrage de David Allen, Getting Things Done : L'art de la productivité sans stress a changé les visions de la population sur la productivité et la gestion de projet. Le livre présente un cadre efficace visant à sensibiliser les personnes et les équipes à leur travail, à leur approche consciente de celui-ci et à leur niveau d'engagement dans les tâches.

Introduire les méthodes GTD au travail ou dans ta vie quotidienne est un excellent moyen d'améliorer l'organisation, de réduire le stress et de se détendre. Qu'il s'agisse de la gestion de projets impliquant des diagrammes de Gantt ou de la vérification des tâches quotidiennes, nous saisirons des outils et des stratégies efficaces pour faire avancer les choses.

Le flux de travail pour faire avancer les choses

Le flux de travail se compose de cinq étapes clés : Capturer, Clarifier, Organiser, Réfléchir et S'engager. Chacune d'entre elles est essentielle dans le processus de formation d'un tel système qui mènera à la productivité et aidera à éviter les situations stressantes.

Capture

La première étape du flux de travail GTD est la capture. Il s'agit de rassembler toutes les tâches, les idées et les engagements dans un système de confiance. L'objectif est de tout faire sortir de ta tête et de l'intégrer à un système externe fiable, libérant ainsi ton esprit du fardeau de se souvenir de chaque détail.

Pour ce faire, tu peux utiliser différents outils tels que des carnets, des applications, des diagrammes de Gantt ou des organisateurs numériques. En capturant tout en un seul endroit, tu peux t'assurer qu'aucune tâche ou idée ne passe à travers les mailles du filet, ce qui te permet de te concentrer sur la tâche à accomplir avec l'esprit clair.

Clarifie

Une fois que tu as tout capturé, l'étape suivante consiste à clarifier. Cette étape consiste à traiter chaque élément que tu as recueilli pour déterminer ce qu'il signifie et quelle action est nécessaire. Au cours de ce processus, tu te poses des questions telles que : "Est-ce que c'est exploitable ?" et "Quelle est la prochaine étape ?".

Si un élément peut faire l'objet d'une action, tu définis la prochaine action nécessaire pour le faire avancer. S'il ne l'est pas, tu décides de le mettre à la poubelle, de l'incuber en vue d'un examen ultérieur ou de le classer comme matériel de référence. La clarification t'aide à bien comprendre tes tâches et à savoir comment les aborder efficacement.

Organise-toi

Après avoir clarifié tes tâches, l'étape suivante consiste à organiser. Cette étape consiste à classer et à hiérarchiser tes tâches en fonction de leur contexte, de leur urgence et de leur importance. Tu peux utiliser des listes, des dossiers ou des outils numériques pour organiser tes tâches dans des catégories telles que Prochaines actions, Projets, En attente et Un jour/peut-être.

En organisant tes tâches, tu crées un système structuré qui te permet d'accéder rapidement à tes tâches et de les gérer en fonction du contexte actuel et du temps disponible. Cette organisation t'aide à rester concentré et garantit que tu travailles toujours sur les tâches les plus importantes.

Réfléchir

L'étape de réflexion est cruciale pour maintenir l'efficacité de GTD dans le futur et pour le moment présent également. Cela implique une révision de temps en temps de tes tâches et de tes projets, ainsi qu'une saisie correcte dans le système pour augmenter la fiabilité du retour d'information. Il est suggéré d'effectuer des représentations hebdomadaires au cours desquelles tu apportes des modifications à tes listes en fonction de tes performances et de tes connaissances supplémentaires.

Affectueusement décrit comme l'acte de réviser, il te permet de gérer ton travail, d'évaluer les problèmes et de modifier tes plans si nécessaire. Cela te permet de toujours rester concentré et de savoir que tu fais des progrès tout en t'assurant que tu révises le plan que tu as établi.

S'engager

La dernière des phases de GTD est l'engagement. C'est là que tu travailles en fonction de la liste de tâches que tu as composée et analysée auparavant. Ainsi, si tu es bien organisé et que tu hiérarchises tes activités, tu pourras commencer à travailler sur tes tâches et n'avoir aucun doute sur le fait que tu te concentres sur les choses les plus importantes au bon moment.

Elle se concentre sur l'étape de l'action ; c'est une étape du "comment". En suivant les étapes précédentes, on peut parcourir efficacement les tâches et ainsi les mener à bien en se faisant plaisir.

Outils et techniques clés

De nombreux composants et principes de GTD ont été conçus par David Allen, mais les principaux comprennent les outils et techniques suivants. Ainsi, chacun d'entre eux est essentiel pour planifier les tâches de manière à ce que rien ne passe à travers les mailles du filet.

Dans le bac

Le In-Tray est le point d'entrée où toutes les informations, les tâches, les idées et les engagements sont traités avant d'être triés et placés à un endroit approprié. C'est un endroit où tu accumules tout ce qui nécessite ton attention, il fait office de dépôt. Le In-Tray peut être un plateau sur ton bureau, un centre de messages informatisé, ou plus pratiquement un carnet de notes.

Le concept ici est d'avoir une zone particulière où l'on peut immédiatement transférer tout ce que l'on reçoit dans une pile. Dans le cas d'In-Tray, son dégagement et son traitement réguliers permettent de bien gérer les nouvelles tâches ou idées sans submerger la personne concernée.

Actions suivantes

Les actions suivantes sont les détails pratiques de la façon dont tu vas accomplir tes tâches. Une fois que tu sais ce qui doit être fait, tu décomposes chaque tâche en sa prochaine action gérable. Cela permet d'éviter que les tâches soient trop floues ou que la quantité de travail soit trop importante pour être réalisée.

L'action suivante élimine la procrastination en mettant l'accent sur la prochaine action physique la plus proche à effectuer et en encourageant ainsi la personne à commencer et à continuer à travailler. Les actions suivantes peuvent être classées en fonction du contexte, par exemple au travail, à la maison et sur l'ordinateur, entre autres. Il est facile de voir ce que l'on doit faire en fonction de la position actuelle et des outils disponibles.

Liste des projets

Il s'agit simplement d'une liste composée de tous tes projets actifs, d'où le nom de liste des projets. GTD définit un projet comme tout produit livrable susceptible de nécessiter plusieurs étapes d'action avant d'être achevé. La liste des projets t'évite d'oublier des tâches qui nécessitent plusieurs étapes et te permet d'avoir une vue d'ensemble des objectifs à long terme.

Chaque projet doit atteindre son objectif de gestion de projet, et il doit y avoir un ensemble de Prochaines actions liées à la tâche en question. En consultant la liste des projets de temps en temps, tu es sûr d'être aligné, et tu peux faire avancer la plupart de tes projets cruciaux de façon cohérente.

Contextes

Les contextes sont la partie de la tâche qui est organisée en fonction de l'endroit ou de la manière dont une tâche particulière peut être effectuée. Tu peux retrouver rapidement et efficacement toutes les tâches pertinentes pour ta situation actuelle en te basant sur les contextes et effectuer les tâches pertinentes dans la même zone.

Les contextes courants sont

• Téléphone quand tu as besoin de passer un appel
• Ordinateur quand tu dois taper quelque chose
• Courses pour les choses que l'on doit faire en dehors de la maison et du bureau.

Il aide à optimiser le temps et les efforts utilisés en orientant simplement tes efforts sur le travail qui correspond au contexte donné.

Liste des choses à faire ou à ne pas faire

La liste Someday/Maybe est un endroit où tu peux noter les idées, les tâches ou les projets qui ne sont pas assez stimulants ou importants pour justifier une mise en œuvre dans l'immédiat, mais qui valent la peine d'être réalisés un jour. À l'aide de cette liste, on peut saisir des pistes de développement commercial sans nécessairement être poussé à passer à l'action dans l'immédiat.

Regarder la liste Someday/Maybe de temps en temps te permet de te rappeler les idées qui sont en attente et d'envisager le moment où tu veux les faire passer à la liste active. Cela te donne aussi un sentiment de sécurité : tes rêves futurs sont écrits et scellés dans un endroit sûr.

Avantages de l'application des enseignements de la méthode Getting Things Done

L'utilisation des connaissances tirées de Getting Things Done offre de nombreux avantages, notamment une meilleure concentration, une réduction du stress et une augmentation de la productivité. Le fait d'enregistrer toutes les tâches et tous les engagements en un seul endroit te libère l'esprit des réflexions épuisantes sur ce qui doit être fait ou sur l'endroit où tu dois être.

Cela permet d'améliorer la productivité car il y a moins de distractions, ce qui te permet de te concentrer sur ce que tu fais. L'approche systématique de la décomposition et de la définition des activités minimise la tension et la confusion en rendant les tâches plus compréhensibles. Le fait de définir clairement ce qui doit être fait et d'avoir un plan réduit le stress lié aux tâches oubliées et aux délais.

De plus, GTD améliore la productivité en divisant le travail en prochaines actions gérables et en assurant la cohérence. L'entretien réfléchi et planifié du système garantit que tes priorités s'alignent sur tes objectifs, ce qui te permet d'en faire plus avec moins de temps et de tracas.

Conclusion

Le livre Getting Thing Done enseigne une technique qui peut remarquablement modifier la façon dont les tâches et les projets sont traités. Sa méthodologie CCORE garantit que tes tâches seront accomplies avec moins d'efforts. En matière d'organisation, la méthodologie GTD est très souple et peut être mise en œuvre dans de nombreux domaines de la vie, depuis les simples listes de tâches jusqu'aux outils de gestion de projet tels que les diagrammes de Gantt.

Dans l'attente d'une productivité sans stress, accueille le système GTD, et réalise davantage ce qui est en toi.