Comment classer les projets par ordre de priorité, étape par étape ?

Avant de commencer à travailler sur le projet qui t'a été confié, tu dois savoir comment classer les projets par ordre de priorité, étape par étape, et élaborer un plan stratégique pour les mener à bien. Quelle que soit la taille du projet que tu vas traiter, ce qui compte le plus, c'est d'en faire un projet réussi et exemplaire de ta carrière. 

Ainsi, avant de faire les choses de manière pratique, il est nécessaire de préparer un plan ou un schéma comme on le fait pour réaliser un immense bâtiment à plusieurs étages. 

Lorsque tu apprends à classer les projets par ordre de priorité, étape par étape, tu saisis les choses les plus importantes qui doivent être faites à temps et tu laisses les choses qui te font perdre du temps à la poubelle. 

Comment classer les projets par ordre de priorité, étape par étape ?

Il est inutile de faire du travail direct pratiquement sur ton projet parce que tu ne sais pas ce que tu veux obtenir de ce projet et quelle étape tu feras pendant ce temps. Voici donc le guide approprié pour réussir ton projet en apprenant à hiérarchiser les projets étape par étape.

Tout d'abord, tu dois reconnaître l'objectif de ton projet.

Tout ce que tu veux obtenir dans ta vie peut être un exemple de projet si tu le considères comme important. Ainsi, même en étant étudiant, tu dois apprendre à hiérarchiser les projets étape par étape, et la première étape, la plus importante, est de reconnaître tes objectifs. 

• Les objectifs reflètent tes buts et les produits que tu veux obtenir à la fin de ce projet. 
• Donc, si tu t'occupes d'un projet professionnel en tant que chef de projet, tu dois avoir une réunion avec le détenteur de la pile et connaître les objectifs qui se cachent derrière ce projet.

Apprendre à hiérarchiser les projets étape par étape t'aide à reconnaître les objectifs du projet qui te conduiront sûrement vers la suite du processus en te dégageant l'esprit des obstacles. Lorsque tu ne sais pas ce que tu cherches, juste un bâtiment ou un chef-d'œuvre pour présenter une entité commerciale. 

Rédige une déclaration de mission personnelle et officielle.

Lorsque tu as parcouru les objectifs du projet, tu connais les buts que tu dois atteindre à la fin de ce projet. Tu peux transformer ce plan en une déclaration de mission écrite reflétant l'objectif de ce projet pour renforcer l'entreprise ou l'organisation pour laquelle tu travailles. 

Il est donc nécessaire d'apprendre à hiérarchiser les projets étape par étape et de faire ta déclaration de mission personnelle et ta déclaration de mission professionnelle. Cela t'aidera à décider de l'orientation de ton travail et à le maintenir sur la bonne voie sans faire face à aucune distraction. 

Apprends à connaître la liste des tâches que toi et ton équipe devez accomplir. 

Après avoir fixé ton objectif et rédigé ta déclaration de mission personnelle et professionnelle, tu disposes d'une carte mentale claire sur le projet. Tu dois maintenant préparer une liste des tâches que toi et ton équipe devrez accomplir pendant la réalisation du projet. Cette liste présente les tâches quotidiennes que tu assigneras aux membres de ton équipe et dont tu obtiendras des mises à jour quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles. 

• Supposons qu'il s'agisse d'une organisation éducative et que tu doives effectuer différentes tâches pour un directeur, comme développer des stratégies pour contrôler le flux de nouvelles admissions, mettre au point des mécanismes de test pour améliorer les capacités des étudiants et leur donner les moyens d'agir en leur enseignant des compétences en leadership. 
• Tu ne peux pas mettre toutes ces choses dans le même bol, car ce sont des ingrédients qui entrent dans la composition de plats différents. Tu dois simplement dresser la liste des tâches que tu auras à accomplir, puis aller plus loin dans la planification.

Il n'est pas facile de mener à bien un projet sans apprendre à classer les projets par ordre de priorité, étape par étape, parce qu'ils agissent comme les marches de l'échelle qui t'amènent à ta destination. Non seulement ils agissent comme une échelle, mais tu décides aussi de cette destination en sachant comment classer les projets par ordre de priorité, étape par étape. 

Divise tes tâches en quatre quadrants

Tu as donc trouvé des moyens d'atteindre ta destination en élaborant une liste de tâches pour toi et les membres de ton équipe. N'oublie pas que la liste des tâches pour les membres de ton équipe peut comporter des tâches communes et des tâches différentes. 

Après avoir appris à hiérarchiser les projets étape par étape, tu connaîtras mieux la valeur des tâches que tu as enrôlées dans ta liste de choses à faire. Tu peux classer les tâches par ordre de priorité de différentes manières, soit en les numérotant de 1, 2, 3, etc. ou A, B, C, etc. Cette méthode convient très bien si tu t'occupes d'une tâche d'une journée, mais pas pour l'ensemble d'un projet. Tu dois donc trouver un moyen professionnel d'organiser les choses en fonction de leur valeur et de leur importance pour le projet. 

Tu dois donc suivre les quatre quadrants énumérés dans le livre de Franklin Covey, "The 7 habits of highly effective people". Ces quadrants t'aideront à gérer ton temps efficacement en gérant à temps les tâches les plus importantes et les plus urgentes. 

1. Le plus important et le plus urgent

Le premier quadrant de la gestion du temps concerne les tâches qui sont urgentes et importantes. Tu dois concentrer ces tâches sur le temps et la priorité. Si tu compromets ces tâches, tu en souffriras beaucoup. Ces tâches relèvent le plus souvent du travail d'urgence et requièrent ton attention immédiate en mettant à profit tes compétences en matière de résolution de problèmes. Ici, tu dois être plus proactif pour faire face à l'urgence et supporter la pression en prenant la bonne décision à temps. 

2. Important mais pas urgent 

Ce quadrant fait partie de la deuxième catégorie, mais nous devrions préférer vivre dans ce quadrant car il affecte tous les autres quadrants. Ce quadrant nous aide à rester proactifs, à développer des stratégies futures en travaillant continuellement sur des tâches importantes qui peuvent être bénéfiques pour l'avenir. Ce quadrant nous permet de rester proactifs car nous savons que nous pourrions avoir besoin de plus d'argent pour le projet, nous développons donc des stratégies financières pour répondre aux besoins futurs. 

3. Urgent mais pas important 

Le troisième quadrant garde les tâches que nous devons faire même si nous savons qu'elles ne sont pas importantes, mais nous devons les faire à temps, comme faire un appel de rappel au client pour qu'il se rende compte que tu gardes une trace de tout. Parfois, il est nécessaire de garder les formalités dans ta priorité. 

4. Pas urgent et pas important 

Le dernier est la boîte à ordures de ta liste de tâches. Ce quadrant t'aide à dire extraire les choses qui ne sont pas importantes et pas urgentes selon le scénario temporel, comme décrocher des appels de numéros inconnus, utiliser les médias sociaux lorsque tu es au travail, ou écouter les nouvelles à la télévision. Ces choses ne sont pas toujours importantes et urgentes dans ta liste de choses à faire, et tu peux les exclure si tu as des choses plus importantes à faire. 

Prends ton gros caillou dans les tâches 

Lorsque tu apprends à classer les projets par ordre de priorité, étape par étape, tu connais les gros cailloux qui te permettront d'atteindre ta destination et que tu dois traiter en priorité. Après avoir organisé les choses en quatre quadrants, tu peux mieux extraire les gros cailloux pour atteindre ton but. Extrais-les et commence à travailler dessus pour atteindre ton but à temps et faire du plan un véritable exemple pratique. 

N'oublie pas de programmer l'ensemble de ton mois en élaborant un diagramme de Gantt. 

Il ne suffit pas d'organiser les tâches en fonction de leur valeur, mais tu dois programmer l'ensemble de ton mois pour décider quand tu effectueras ces tâches. Ainsi, en tant que chef de projet, élabore un diagramme de Gantt pour toi et les membres de ton équipe. 

Le diagramme de Gantt t'aidera à suivre tes performances et celles de ton équipe, que tu aies travaillé en conséquence ou que tu aies été à l'écart. Après avoir analysé le diagramme de Gantt, tu peux suivre les performances mensuelles de ton équipe, trouver les domaines dans lesquels elle a des lacunes et y travailler correctement.

Continue à extraire les déchets de ton lieu de travail : Dis non aux choses sans importance.

Une étape supplémentaire que tu dois connaître lorsque tu apprends à hiérarchiser les projets étape par étape est de garder une poubelle toujours avec toi. En fonction des exigences du travail et du temps, tu dois apprendre à dire non aux tâches moins importantes ou sans importance, même si quelqu'un te force à le faire. 

Supposons que tu aies une réunion urgente avec ton patron, mais que tes amis ou tes collègues te demandent aussi de sortir avec eux. Tu dois comparer la valeur des deux réunions et dire non très clairement à la chose la moins importante.  

N'oublie pas de faire le suivi de la date limite.

Il est également nécessaire de suivre la date limite en la comparant à la date et à l'heure. Les échéances sont utiles pour te rappeler quand tu termineras ton projet et quels seront les résultats jusqu'à ce moment-là. 

Conclusion 

Il est nécessaire d'apprendre à hiérarchiser les projets étape par étape pour construire ta carrière de chef de projet et gagner la confiance de ton client afin de pouvoir travailler sur plus de projets à l'avenir.