Les appels d'offres expliqués : Comment rédiger une demande de devis pour les entreprises ?

À cette fin, les demandes de devis expliquées : Comment rédiger une demande de devis doivent être ta considération afin que tu puisses passer par des appels d'offres efficaces et trouver le meilleur vendeur pour ton entreprise.

Qu'est-ce qu'un appel d'offres ?

L'appel d'offres est la demande de devis que tu recherches pour obtenir un service ou un produit pour ton entreprise. Les appels d'offres aident les entreprises à trouver les meilleurs fournisseurs en partageant leurs besoins par le biais d'un document. Grâce aux appels d'offres, tu peux même découvrir de nouveaux fournisseurs sur le marché avec de nouvelles compétences ou de nouveaux produits dont ton entreprise pourrait avoir besoin.

Une fois que tu as sélectionné le fournisseur, tu peux lui envoyer les documents appelés RFQ, qui contiennent toutes les informations sur le projet, comme les besoins, le calendrier, la qualité, le lieu de travail, le prix et la durée du contrat. Les appels d'offres t'aident donc à trouver un fournisseur potentiel pour ton entreprise pendant ce temps.

Quand devons-nous utiliser les appels d'offres ?

Comme les vendeurs et les acheteurs dépendent les uns des autres, ils doivent satisfaire leurs besoins respectifs. Parfois, l'acheteur et le vendeur ont déjà travaillé ensemble et parfois, il s'agit d'une nouvelle expérience. Si tu as déjà travaillé auparavant, tu n'enverras des appels d'offres que pour clarifier les exigences du projet.

Si tu ne connais pas l'entreprise pour laquelle tu cherches des biens ou des services, tu dois rechercher des RFI avant de travailler sur des RFQ. Cela t'aidera à recueillir des informations sur les produits ou les services de l'entreprise.

De combien de façons pouvons-nous formuler la demande de devis ?

Pour présenter un appel d'offres aux fournisseurs, tu peux passer en revue quatre types d'appels d'offres différents après en avoir connu les aspects utiles et obscurs. Voici donc quatre types différents de formulation des demandes de devis.

1. Appel d'offres ouvert

Dans un appel d'offres ouvert, tout est visible par tous. Chaque vendeur ou fournisseur peut voir ce que les autres proposent et à quel prix. Dans ce type d'enchère, le vendeur peut modifier les offres jusqu'à la date limite.

Comme dans un appel d'offres ouvert, les fournisseurs peuvent voir les prix proposés par les autres fournisseurs, et cela peut également encourager les nouveaux fournisseurs. Mais malheureusement, cet appel d'offres ouvert peut aussi poser un problème à l'acheteur si les fournisseurs commencent à fixer les prix. Il devient alors difficile pour l'acheteur d'en choisir un en fonction de son budget.

2. Appel d'offres sous pli fermé

Dans les enchères scellées, les offres des vendeurs ne sont pas visibles par tout le monde. L'acheteur ouvre les demandes après avoir atteint la date limite et lit les offres. C'est lorsque tu as atteint la date limite que tu obtiens plusieurs offres.

 C'est utile pour l'acheteur car cela permet une transparence de l'offre du vendeur, et l'acheteur peut choisir celle qui correspond le mieux. Tu éviteras les fraudes et les pertes de temps, mais tu risques de perdre la motivation des nouveaux vendeurs, car ils n'ont pas pu prendre connaissance de tes exigences et faire l'expérience de l'offre de certains anciens fournisseurs.

3. Enchères inversées

Une enchère inversée est basée sur les exigences en matière de prix. Dans ce type d'enchères, les vendeurs ne proposent que leurs prix les plus bas, et automatiquement, par le biais d'Internet, le vendeur qui propose le prix le plus bas remporte le projet. Il ne fait aucun doute qu'il faut très peu de temps pour obtenir l'offre de prix la plus basse, mais toutes les autres considérations importantes sont négligées, à l'exception de la tarification. 

4. Offre sur invitation

Un appel d'offres sur invitation est limité aux fournisseurs, car l'acheteur envoie des demandes de prix aux vendeurs avec lesquels il a déjà travaillé. Dans ce type d'appel d'offres, seuls les vendeurs plus anciens auront la possibilité de placer leur offre. Il peut être ouvert ou scellé.

Explication des étapes incluses dans les demandes de devis : Comment rédiger une demande de devis

Une bonne compréhension de l'appel d'offres t'aidera à générer des devis qui seront rentables pour les vendeurs et gérables dans ton budget. Tu trouveras ci-dessous les étapes à suivre.

Examine les besoins de l'entreprise et explique-les clairement.

Comme tu cherches des services ou des produits pour répondre aux besoins de l'entreprise, tu dois déterminer ces besoins. Les besoins doivent être en rapport avec le produit et les services, car tu en feras part à ton fournisseur. Il faut donc être clair et transparent sur ce point.

Présente brièvement ton entreprise.

Lorsque tu rédiges un appel d'offres, tu dois parler au vendeur de ton entreprise en mentionnant son nom, sa vision, ses spécialités et ses exigences. Cela aiderait les nouveaux vendeurs ou les vendeurs à comprendre ton entreprise et à prendre une décision rapidement.

Tu dois clairement mentionner comment toi et ton équipe travaillez et quels sont les défis à venir. Cela expliquera au vendeur le type d'aide que tu recherches.

Décris clairement les produits ou les services que tu recherches.

Ici, tu dois parler du type de produit ou de service que tu recherches. Lorsque tu rédiges des appels d'offres, les exigences en matière de produits ou de services doivent être très claires afin que les fournisseurs puissent répondre à leurs critères d'admissibilité avant de soumissionner.

Tu dois expliquer la quantité du produit ou la nature et la durée des services dont tu as besoin. Si le vendeur ou le fournisseur répond aux critères d'éligibilité que tu as mentionnés dans les appels d'offres. Ils peuvent te répondre par écrit avec leur offre.

Fixe un délai pour la collecte des réponses.

Toutes les offres ne peuvent pas être ouvertes en permanence car l'entreprise doit commencer son projet à temps. Tu dois donc fixer un calendrier ou une date limite pour que le fournisseur réponde à ton devis. Cela t'aide aussi à respecter le calendrier pour obtenir des services ou des produits efficaces pour ton entreprise.

Explique clairement les termes et les exigences que tes vendeurs doivent connaître.

Lorsque tu rédiges des appels d'offres, tu dois établir une liste des termes et des exigences du projet. Cela permettra aux vendeurs de comprendre ce que tu attends d'eux et à quelles conditions. Dans cette section, tu définiras clairement les objectifs et les critères pour les vendeurs.

Tu décriras également la façon dont tu évalueras les vendeurs ou les fournisseurs pour vérifier s'ils sont éligibles ou non.

Maintenant, demande le devis en utilisant des modèles.

Tu peux utiliser différents modèles pour élaborer et organiser des appels d'offres autorisés et compréhensibles. Il doit contenir le nom de l'entreprise, la description, la déclaration de mission, les informations sur le projet, les termes et conditions, la prise en compte des vendeurs et les délais. Il expliquera un résumé de ta demande de devis que le vendeur pourra facilement lire et comprendre.

Recevoir les réponses des vendeurs

Lorsque tu rédigeras correctement un appel d'offres, tu commenceras à recevoir des réponses de différents vendeurs en fonction du type d'appel d'offres que tu auras choisi.

Choisis le meilleur vendeur pour ton projet

Etablis une liste de vendeurs qui correspondent bien aux exigences de tes projets. Tu peux comparer les prix, les délais, la quantité, la qualité, la disponibilité et bien d'autres facteurs importants selon la nature de ton projet. Enrôle les vendeurs choisis et envoie une note de remerciement aux vendeurs que tu rejettes, quelle que soit la raison pour laquelle tu les rejettes.

Signer le contrat et clore le processus d'appel d'offres

Tu as donc sélectionné le vendeur qui correspond le mieux à ton projet. Il est maintenant temps d'organiser une réunion, soit en face à face, soit visuelle, soit audio. Au cours de cette réunion, tu décideras de la durée pendant laquelle tu travailleras avec eux et tu leur rediras clairement les termes et conditions.

En général, un contrat écrit est élaboré et contient toutes les exigences relatives aux services ou aux produits du projet. Cela t'aidera à garder les vendeurs sur la bonne voie et à régler les problèmes légalement s'il y en a. Tu n'es pas coupable si tu trouves une objection contre les conditions et les politiques de l'entreprise.

Quels sont les éléments importants que doit comporter une demande de devis parfaite ?

Lorsque tu cherches à savoir Les appels d'offres expliqués : Comment rédiger une demande de devis, tu dois connaître les éléments importants des demandes de prix. Voici les éléments importants qu'il faut prendre en compte avant de l'envoyer aux fournisseurs.

- Un appel d'offres ouvert et clair, accompagné d'un résumé distinct.

- Documente la vue d'ensemble de l'entreprise pour que le vendeur puisse reconnaître ton besoin.

- Définir des critères pour les vendeurs

- Termes et conditions clairs concernant le projet

- Sois très clair sur les dépôts d'argent pour le projet.

- Gère la tarification des offres afin d'identifier la meilleure.

- Le calendrier doit être inclus en suivant la date limite.

- Identifie clairement les coordonnées du vendeur.

Conclusion

Pour les entreprises, il est nécessaire de chercher le bon moyen de trouver des fournisseurs compétents pour ton entreprise, et tu peux les trouver facilement en comprenant ce que sont les demandes de devis expliquées : Comment rédiger une demande de devis et écrire un devis efficace en suivant la date limite.