Tout ce que tu dois savoir sur la matrice de gestion du temps (mise à jour septembre 2024).

Nous accomplissons tous des tâches dans notre vie professionnelle et personnelle. Dans notre vie personnelle, nous n'avons de comptes à rendre à personne, mais dans notre vie professionnelle, nous devons rendre des comptes à notre organisation ou à notre patron. Nous devons penser de façon pratique et nous organiser pour accomplir nos tâches.

Lorsque nous discutons des projets, nous suivons un calendrier pendant lequel nous devons accomplir une certaine tâche ou un certain travail. Le chef de projet doit connaître la matrice de gestion du temps. En adoptant une matrice de gestion du temps, il peut non seulement faire son travail à temps mais aussi adopter l'habitude d'être organisé.

Matrice de gestion du temps : Une façon de gérer les tâches en douceur

De nombreuses entreprises prospères suivent les sept habitudes de Stephen Covey et adoptent la matrice de gestion du temps pour mettre en place une formule de réussite. La gestion du temps ne consiste pas seulement à noter l'heure de début et de fin. Il s'agit de décider de l'heure et de l'utiliser de manière productive pour accomplir les tâches en temps voulu.

 La matrice de gestion du temps t'aide à organiser les tâches, à les classer par catégories, puis à les faire en fonction de leur importance et de leur urgence. Si tu commences un projet, tu ne le divises pas en petits morceaux et tu ne commences pas à travailler sur la matière première. Tu ne pourras pas le mener à bien de la bonne manière.

Nous observons la nature, qui montre que tout est organisé et programmé, et que rien ne nous échappe. Ne penses-tu pas que nous avons aussi besoin de quelques astuces pour nous organiser et faire face de manière proactive à toute situation en cas de travail urgent ?

Nous devons classer les choses et continuer à travailler sur celles qui demandent une attention permanente et faire à temps les choses qui sont urgentes. Les quatre quadrants suivants t'aideront à organiser les tâches, en particulier dans ta vie professionnelle, et te permettront de choisir clairement la bonne en premier.

Quadrant 1 : Mettre au premier plan

Le premier quadrant concerne les tâches urgentes et importantes. Nous avons différentes catégories de tâches que nous devons accomplir à temps et qui sont également importantes. Ces tâches requièrent notre attention rapide. Dans le cas contraire, nous risquons d'observer de graves pertes.

Par exemple, si tu menais calmement une réunion importante dans ton bureau et que soudain tu entendais un bruit alarmant d'incendie. Que préfèrerais-tu faire ? Continueras-tu ta réunion ou demanderas-tu à chercher les extincteurs pour maîtriser l'incendie ? Il est temps que tu décides ce qui est important et urgent.

Cette urgence demande plus d'attention, et tu dois y travailler par rapport à la réunion. Tu peux reporter ta réunion à une autre, mais tu ne peux pas comme le feu à pour toi avant de se propager.

Quadrant 2 : Planifier les gros problèmes

Dans le deuxième quadrant, tu placeras les tâches et activités importantes qui font généralement partie des objectifs à long terme. Ces tâches nécessitent une planification à long terme afin que tu puisses atteindre ton objectif à la fin d'une certaine période.

Par exemple, si tu travailles sur un projet et qu'un long projet n'a généralement pas de date et de jour précis, tu peux décider d'un délai comme un an ou six mois. Tu planifieras ce projet en conséquence à l'aide de diagrammes de Gantt mensuels et d'une autre liste de tâches quotidiennes. Tu n'as pas besoin de respecter une date limite exacte, mais un certain temps fixe. Je peux inclure l'entretien de ta santé, marcher, faire de l'exercice, entretenir tes relations, etc.

Quadrant 3 : Distractions liées à la recherche d'attention

Dans le troisième quadrant, mets les tâches qui sont urgentes mais pas importantes. Nous devons faire des choses qui ne sont pas importantes mais urgentes, nous les plaçons donc dans le quadrant 3. Par exemple, nous payons les factures d'électricité, nous devons prendre le temps de répondre à un appel de bureau lorsque nous sommes en famille après le bureau. Tu dois définir tes tâches urgentes mais non importantes.

Quadrant 4 : Éliminer le gaspillage

Si nous parlons du quadrant 4, il s'agit de choses qui sont une perte de temps habituellement, mais que nous faisons quand même. Ces choses font partie de notre vie, comme utiliser les médias sociaux sur le téléphone, regarder la télévision ou jouer à des jeux. Nous ne pouvons pas les soustraire totalement mais les placer dans le quadrant 4 et essayer de passer le moins de temps possible dans ce quadrant. Tu peux donc appeler ce quadrant la poubelle de tes tâches.

Moyens de gérer la matrice de gestion du temps

Lorsque tu connais une matrice de gestion du temps, tu dois savoir comment l'utiliser efficacement. Voici donc quelques conseils pour utiliser ou gérer la matrice de gestion du temps donnée ci-dessous.

- Enumère les tâches avec des échéances

Avant de jouer avec la matrice de gestion du temps, tu dois être très clair sur la date limite des tâches assignées. Tout d'abord, tu dois élaborer une liste des tâches que tu feras tout au long du mois, chaque jour ou après avoir fait une pause. N'oublie pas d'écrire la date limite en face de chaque tâche. Cela te permet de savoir quelle tâche a une échéance proche et est également importante. Cela te permettra également d'améliorer tes compétences en matière de planification.

- Identifie tes gros cailloux.

L'étape suivante de l'utilisation de la matrice de gestion du temps consiste à organiser les choses de façon à pouvoir en extraire les choses ou les tâches importantes. Supposons que nous mettions au hasard des pierres de toutes tailles dans le bocal. Pouvons-nous leur faire un maximum de place ?

Jamais, la place ne serait basse pour eux. Si nous trions les pierres en gros et petits cailloux, nous les mettons dans le bocal, en commençant par les gros cailloux. Tu verras qu'il y a plus de place dans le bocal et que tous les cailloux sont bien rangés sans aucun souci. De même, si nous rangeons nos tâches dans la bonne catégorie en les triant en gros et petits cailloux, nous pourrons les accomplir facilement.

- Sois attentif

Lorsque tu travailles sur un projet, tu dois être attentif et responsable. Si tu observes profondément les choses et que tu les tries judicieusement, tu les mèneras à bien dans un ordre parfait sans te mettre en défaut.

- Apprends à dire non aux choses moins importantes

Nous avons beaucoup de choses à faire autour de nous qui peuvent être professionnelles, personnelles ou liées aux relations. Parfois, nous sommes débordés par des routines trépidantes, et nous gaspillons encore notre énergie pour des choses qui sont moins importantes ou qui ne font pas partie de notre travail. Oui, c'est une bonne chose de rendre service aux autres, mais lorsque tu n'es pas disponible, tu devrais dire non au lieu de travailler sur des choses que tu ne peux pas faire ou sur des choses qui ne sont pas de ton ressort. Ce ne serait pas grave de dire non à des choses moins importantes. Cela te permettra d'économiser de l'énergie et du temps.

- Vérifie ton score chaque semaine.

Nous fixons nos objectifs avec quelques échéances. Penses-tu que tu les atteindras si tu n'en tiens pas compte ? Non, ce n'est pas possible car tu ne sais pas si tu suis la bonne direction ou non. Tu dois vérifier et équilibrer le score que tu as fixé pour une semaine ou un mois.

Supposons que tu veuilles perdre environ 5 kg en deux mois. Tu élaboreras un plan d'action concernant le nombre de verres d'eau que tu boiras chaque jour, le temps que tu passeras à te promener et à éviter de manger de la malbouffe.

Chaque jour, tu dois suivre tes performances en regardant ton plan d'action, que tu l'aies suivi aujourd'hui ou non.

- Identifie les domaines où il y a des lacunes.

Maintenant, cherche la prochaine étape productive : identifier les manques derrière ton objectif. Tu peux les identifier en regardant le tableau d'affichage de ton objectif et en étant ferme. Cela te montrera combien de fois tu as évité ton plan et de combien de concentration tu as besoin.

Quels sont les avantages de l'utilisation d'une matrice de gestion du temps ?

La matrice de gestion du temps est comme une baguette magique car elle peut transformer tes journées et tes performances si tu restes ferme. Tu dois apprendre et te concentrer sur la matrice de gestion du temps en fonction de tes tâches et trouver les meilleures solutions. Voici quelques avantages de la matrice de gestion du temps.

- Aide à s'organiser

Lorsque tu suis ce bel outil, tu deviens organisé. Tu regardes profondément les choses que tu dois faire et tu as l'esprit pour les trier en conséquence. Ainsi, tu ne seras pas confus quant à la place des choses.

- Te faire savoir ce qui est le plus important.

En apprenant à connaître les quatre quadrants de catégorisation des tâches, nous pouvons mieux les classer dans le quadrant approprié en connaissant leur importance et leur urgence.

- Développe tes compétences en matière de planification

Maintenant, tu connais tes devoirs et tes responsabilités et tu sais comment tu les rempliras. Tu planifieras tes semaines pour ton travail au bureau, ta famille et tes amis, et toi-même. Tu développeras bientôt des compétences en matière de planification, et cela augmentera les chances de ta productivité.

Dernières remarques :

Une matrice de gestion du temps est une méthodologie de planification de tes tâches en fonction de leur importance et de leur échéance, afin que tu puisses les réaliser au bon moment. Quatre quadrants t'aideront à classer les tâches et à développer des compétences de planification pour une vie professionnelle et personnelle heureuse et satisfaisante.