Tout ce que tu dois savoir sur la réunion de lancement

Tu dois donc commencer par communiquer avec le client, puis avec les membres de ton équipe et de l'équipe du client. Pour cela, tu dois fixer la toute première réunion avec les personnes impliquées dans le projet, que l'on appellera la réunion de lancement de ton projet.

La réunion de lancement est organisée avant l'exécution officielle du projet. Au cours de cette réunion, les membres de l'équipe définissent l'énoncé de mission du projet, doivent leurs rôles et programment leurs semaines pour te faire part des progrès réalisés. 

Réunion de lancement avec le client et son équipe

Il est important d'organiser une réunion de lancement du projet avec les membres de ton équipe, mais il faut d'abord rencontrer ton client et confirmer ce qu'il veut et attend de ce projet et aussi fixer le plan stratégique que tu as planifié auparavant. Tu dois donc rencontrer le client d'abord, puis ses coéquipiers.

Rencontre avec le client uniquement.

Tout d'abord, prévois une réunion préalable au travail avec ton client pour connaître ses attentes par rapport à ce projet et la façon dont il souhaite que ce projet s'aligne. Cela t'aidera à garder l'équilibre et de bonnes relations d'affaires pendant la durée du projet. Mais garde à l'esprit que la première réunion ne doit inclure que toi et ton client pour que les choses soient claires et plus simples à déclarer comme décision finale.

Rencontre avec le client et son équipe.

Après cela, tu devrais prévoir une deuxième réunion avec ton client et son coéquipier pour partager les détails bruts, juste pour les informer. Fais cela après avoir finalisé le plan du projet avec ton client pour éviter les rejets, les suggestions et les demandes de suivre les instructions des membres de l'équipe du client. 

Comment vas-tu organiser la réunion de lancement ?

Ensuite, la chose la plus importante est de réfléchir à la question que tout le monde se pose : comment organiser une réunion de lancement avec ton client et les membres de ton équipe ? C'est ici que tu dois te concentrer pour tracer le chemin vers la destination de ton projet afin qu'il soit couronné de succès. Voici donc quelques étapes pour organiser une réunion de lancement. 

Invite les membres de ton équipe à une réunion de lancement 

Pour organiser une réunion de lancement avec les membres de ton équipe de projet, tu dois les inviter comme il se doit, soit par des appels, soit par des courriels officiels, soit par des messages textuels. Cela dépend du mode de communication que tu souhaites utiliser pour inviter ton équipe. Ajoute quelques lignes attrayantes pour stimuler l'énergie des membres de ton équipe et les inciter à attendre avec impatience la réunion de lancement et à communiquer les meilleures idées à partager avec toi pour élaborer un plan de projet.

Après avoir organisé une réunion de lancement avec ton équipe, tu peux maintenant partager le plan avec l'équipe du client pour qu'elle en prenne connaissance.

Fixe l'ordre du jour de la réunion

L'ordre du jour de la réunion doit être très clair, comme s'il était écrit sur le papier étape par étape, afin d'éviter les pertes de temps et de ressources. Si tu as un ordre du jour préétabli, tu auras plus de temps pour discuter du sujet que si tu n'as pas établi d'ordre du jour et que tu conduis une réunion de lancement. Tu dois maîtriser parfaitement l'ordre du jour de la réunion que tu vas partager avec ton client ou ton équipe. 

Pour que l'ordre du jour de la réunion soit clair et moins chronophage, tu peux réaliser des documents Word ou des visuels pour expliciter les points que tu veux partager et discuter. 

Définis la mission ou la vision du projet

Peux-tu atteindre tes objectifs sans les planifier, sans avoir du courage, sans te motiver tout le temps sans te laisser distraire ? Non, ce n'est pas possible, mon cher. 

Tout le monde a besoin d'un motif clair pour travailler et doit établir une déclaration de mission simple, courte et inspirante que tu peux lire plusieurs fois par jour et qui t'aide à te souvenir de tes objectifs pour le projet. Il doit y avoir une déclaration de mission pour l'ensemble de l'équipe qui travaille sur le projet et pour les parties prenantes. Tu peux aussi demander à la partie prenante la déclaration de mission de son projet, si elle en a une. 

Dissipe toute la confusion des membres de ton équipe

Une réunion de lancement doit également inclure une discussion ouverte avec l'équipe ou les parties prenantes afin d'éviter tout malentendu à l'avenir et de profiter d'une relation commerciale à long terme. Tu dois promouvoir l'appréciation des suggestions des autres afin de créer des liens solides et d'élaborer le meilleur plan pour le projet.

Élabore un plan détaillé avec les membres de ton équipe. 

Une réunion de lancement doit également inclure l'élaboration du plan qui jouera un rôle essentiel dans la réalisation du projet, car il peut te fournir, ainsi qu'à ton équipe, une feuille de route qui te mènera à la destination de ton projet. Il est impossible d'atteindre les objectifs sans être organisé et planifié. Fais donc un plan des étapes que toi et ton coéquipier devrez suivre pour mener à bien le projet. 

Il doit y avoir une liste globale des tâches à accomplir pour tous les membres de l'équipe, et une liste individuelle sera également un plus. Tu peux demander à tes coéquipiers d'élaborer des diagrammes de Gantt pour l'équipe et les individus afin de garantir l'achèvement des tâches respectives dans les délais impartis et de suivre les failles et les lacunes auxquelles toi et ton équipe êtes confrontés. 

Attribue les rôles à tous les membres de l'équipe.

Les membres de ton équipe ont des compétences et des connaissances différentes, alors attribue à chacun son travail en fonction de ses compétences en spécifiant les détails individuellement. 

Tu peux constituer des groupes de travailleurs et les convoquer à différents créneaux horaires pour discuter de leur rôle dans l'achèvement du projet. Pour travailler en pleine collaboration, tu dois faire flotter un plan de rôle efficace parmi les membres de ton équipe afin d'avoir une bonne collaboration et une cohérence dans l'accomplissement de chaque tâche. 

Mets en place un système pour suivre les progrès réalisés

Tu as planifié, guidé ton équipe et cherché à obtenir les résultats souhaités, mais il semble difficile d'obtenir cent pour cent des résultats souhaités. Des problèmes peuvent apparaître pendant le déroulement du projet et ne peuvent pas être négligés.

 Tu devrais mettre au point un système de suivi de l'avancement du projet. Le diagramme de Gantt t'aidera non seulement à accomplir les tâches, mais il indiquera également la fréquence d'achèvement d'une tâche spécifique par semaine. Décide de la fréquence de chaque tâche par semaine et assure un suivi pour identifier les lacunes ou les problèmes du projet. 

Élaborer un plan de gestion des risques 

N'oublie pas d'évaluer les risques du projet et d'élaborer des plans pour faire face aux catastrophes avant l'heure. Si tu travailles sur un projet industriel, tu dois garder cette étape en priorité sur ta liste de réunions de lancement. Constitue une équipe de gestion des risques expérimentée et qualifiée pour travailler sur l'évaluation et la gestion des risques avant d'être confronté à d'énormes problèmes.

Conserve le compte-rendu de la réunion de lancement dans des documents papier et électroniques. 

Lorsque tu organises une réunion de lancement pour un projet et que tu suis une série d'étapes pour le mener à bien, conserve le compte-rendu de chaque étape que tu as effectuée pendant la réunion de lancement afin de pouvoir y revenir en cas de besoin. 

Importance de la réunion de lancement d'un projet

La réunion de lancement n'est pas une simple formalité mais un système personnalisé qui consiste en de nombreuses étapes de travail préalables pour clarifier tes doutes sur tes tâches et bien d'autres choses encore. 

• Présente les coéquipiers les uns aux autres

Un chef de projet ou une entreprise embauche des employés dotés de différentes compétences spécialisées pour la tâche spécifiée. Les membres de l'équipe ne se connaissent pas avant la réunion de lancement. On peut donc dire qu'elle permet de présenter les coéquipiers les uns aux autres.

• Favorise la collaboration 

Lorsque les coéquipiers se connaissent, qu'ils connaissent leurs spécialités, leurs compétences et leur formation professionnelle, ils savent mieux avec qui ils vont travailler en étroite collaboration et doivent se coordonner davantage pour créer une collaboration et une perfection dans leurs tâches, ce qui permet d'obtenir de grands résultats dans le cadre du projet.  

• Une meilleure compréhension de la vision de l'entreprise ou du projet.

Au cours de la réunion de lancement, le chef de projet partage avec son équipe la vision de l'entreprise ou du projet après confirmation de la partie prenante et leur fait savoir comment travailler de manière progressive et cohérente pour atteindre cette vision. 

• Développe les compétences de leadership d'un chef de projet 

En organisant une réunion de lancement, le chef de projet travaille avec plusieurs personnes, les met en synergie, valorise leur travail et leur identité, et les oriente vers la bonne feuille de route pour la réussite du projet. Il développe ses compétences de leader en considérant tout le monde comme respectable et compétent. Son équipe adorera le suivre pour travailler en douceur et en toute honnêteté. 

Conclusion

La réunion de lancement joue de multiples rôles importants dans la réussite des projets et en développant un lien fort, une meilleure compréhension, en rassemblant tous les efforts en un seul endroit, et en développant de telles stratégies qui garantissent le succès du projet.