Qu'est-ce qu'un SOP ?

Une SOP est un ensemble d'instructions écrites pour expliquer comment effectuer une tâche spécifique, étape par étape. La procédure comprend généralement toutes les étapes nécessaires à l'exécution correcte d'une tâche donnée. Il est important de suivre les modes opératoires normalisés exactement de la même façon à chaque fois pour s'assurer que l'organisation reste cohérente et respecte les règles de l'industrie et les normes commerciales.

Les procédures opérationnelles standard visent généralement à uniformiser l'exécution des processus. Le processus aide non seulement l'organisation à suivre les normes réglementaires, mais aussi à réduire les erreurs de communication. 

Le POS est plus qu'un simple document de procédure détaillé. Elle offre également un guide de référence pour résoudre les problèmes tout en garantissant la sécurité. Le POS sert également à normaliser les performances dans l'ensemble de l'organisation. 

Les modes opératoires normalisés donnent les règles, les étapes et les normes dont l'organisation a besoin pour bien faire. Elles peuvent aider une entreprise en réduisant le nombre d'erreurs, en rendant les choses plus efficaces et plus rentables et en assurant la sécurité du lieu de travail. Elles donnent également des conseils sur la façon de résoudre les problèmes et de relever les défis. 

Importance de la procédure opérationnelle standard 

Voici les raisons qui font que le POS est important pour presque toutes les organisations :

1. Conformité accrue 

Lorsqu'une entreprise a mis en place des modes opératoires normalisés bien définis, il devient plus facile pour les employés de suivre les directives et d'adhérer aux règlements. Les modes opératoires normalisés décrivent les étapes et les règles à suivre pour effectuer des tâches spécifiques. Cela permet de mieux respecter les normes de l'industrie et les exigences légales.

2. Faciliter l'intégration

Il est parfois difficile de comprendre les tenants et les aboutissants des opérations de l'entreprise, en particulier pour les nouveaux employés. Les procédures d'exploitation fournissent une feuille de route claire pour l'accueil des nouveaux employés. Il est ainsi plus facile pour les nouveaux employés de comprendre leur rôle et leurs responsabilités. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de s'assurer que tout le monde part du bon pied.

3. Normaliser les processus

La cohérence est essentielle à la réussite de toute entreprise. Les procédures opérationnelles standardisées aident à normaliser les processus. Elles permettent de s'assurer que les tâches sont effectuées de la même façon à chaque fois. Cette cohérence permet d'améliorer la qualité du travail, l'efficacité et, en fin de compte, de rendre les clients plus heureux.

4. Préserver les connaissances 

Dans chaque organisation, le savoir est un pouvoir. Les modes opératoires normalisés (POS) servent de référentiel des connaissances institutionnelles, en capturant les meilleures pratiques et les connaissances acquises au fil du temps. Les entreprises peuvent préserver des connaissances précieuses en documentant ces processus. Cela permettra en fin de compte d'éviter qu'elles ne se perdent lorsque les employés partent ou changent de rôle.

5. Aide à la formation des employés 

La formation de nouveaux employés ou la mise à jour des employés existants devient beaucoup plus facile avec la mise en place de procédures opératoires normalisées. Ces documents font office de matériel de formation et constituent un guide clair et structuré auquel les employés peuvent se référer au fur et à mesure qu'ils apprennent et développent leurs compétences.

6. Certification de la procédure 

Les modes opératoires normalisés peuvent également jouer un rôle crucial en garantissant que les procédures suivies dans une entreprise sont certifiées. Cela signifie que les procédures de l'organisation sont reconnues par les autorités compétentes. Les entreprises peuvent démontrer leur engagement à suivre les protocoles établis et les meilleures pratiques de l'industrie en ayant des SOP documentées.

7. Amélioration de la communication

Une communication claire est la clé d'une organisation qui fonctionne bien. Les modes opératoires normalisés facilitent l'amélioration de la communication en fournissant un point de référence commun que les employés peuvent consulter. Cela minimise les malentendus et garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde lorsqu'il s'agit d'exécuter des tâches.

Comment créer un document POS ?

Nous allons ici explorer les étapes clés de la création d'un document POS :

1. Comprendre l'objectif de ton POS

Avant d'entrer dans les détails de la rédaction d'un mode opératoire normalisé, il est important de comprendre l'objectif de ton mode opératoire normalisé. Comprends ce que tu veux atteindre avec ce document. Qu'il s'agisse d'améliorer la communication ou de standardiser une procédure. 

Cette pratique t'aidera à comprendre comment tu peux mieux gérer un processus ou une tâche spécifique qui doit être documenté. En d'autres termes, comprendre l'objectif de ton POS te guidera dans la création d'un document qui répondra à l'objectif visé.

2. Répertorier les processus commerciaux qui nécessitent des procédures opérationnelles normalisées (POS) 

Il est maintenant temps de dresser une liste des processus pour lesquels tu veux créer une procédure normalisée de fonctionnement. Fais la liste des processus qui font partie de tes activités normales. Cela t'aidera à choisir ceux qui conviennent le mieux à la création d'un document SOP. Tu peux faire une sélection appropriée en tenant compte de tes objectifs et de tes avantages. 

3. Choisir un modèle et un format de POS adéquats 

Le choix d'un modèle ou d'un format de POS doit être basé sur les exigences spécifiques de ton organisation. Il n'existe pas de modèle unique que tu puisses envisager pour créer un POS. 

Tu dois te demander si tu as besoin d'un :

• Document formel avec des informations détaillées comme les références et les signatures d'approbation. 
• Si une simple liste de contrôle fait l'affaire. 

L'utilisation d'un diagramme de flux de travail peut être un bon moyen de montrer les étapes d'un processus. Dessiner rapidement des croquis de flux de travail peut également t'aider à recueillir des informations sur les processus que tu dois documenter. Si nécessaire, fais un modèle avant de commencer à rédiger.

4. Consulter les experts qui effectuent les processus de routine 

Lorsqu'on te demande de rédiger un mode opératoire normalisé, il se peut que tu ne connaisses pas tous les détails et toutes les étapes de chaque processus. Au lieu d'essayer de tout comprendre par toi-même, il serait préférable de parler aux personnes qui font réellement ce travail tous les jours. 

Il existe peut-être déjà des documents qui peuvent t'aider à démarrer. Cependant, les meilleures infos proviennent souvent des experts et des travailleurs de première ligne. Tu obtiendras non seulement un meilleur contenu, mais tu leur donneras aussi les moyens de contribuer aux processus et aux documents de l'organisation en les impliquant. 

Tu devrais aussi envisager de demander à ton équipe de rédiger les modes opératoires normalisés plutôt que d'engager des consultants externes. Certains experts affirment que les modes opératoires normalisés rédigés par ta propre équipe sont plus respectés et peuvent rapprocher les membres de l'équipe.

5. Identifie comment publier ton POS

C'est toujours une bonne idée de documenter tes processus, mais il est également important de s'assurer que ces documents sont facilement accessibles. Voici comment tu peux faire en sorte que les personnes qui ont besoin de ces documents puissent les trouver et les utiliser facilement :

• Envisage de ranger les feuilles imprimées dans des classeurs pour qu'elles soient facilement accessibles.
• Tu peux aussi utiliser un système de gestion des documents numériques qui permet à tout le monde d'accéder aux documents et de les lire. Cela rendra tes modes opératoires normalisés plus accessibles à tous, qu'ils soient sur le lieu de travail ou qu'ils travaillent à distance.

6. Tester la procédure opératoire normalisée par rapport au processus 

Il est important de tester ton mode opératoire normalisé par rapport aux processus. Tu dois t'assurer que toutes les personnes impliquées dans ces processus suivent tes écrits. 

Les tests que tu feras dépendront de ce qui suit :

• De combien de temps disposes-tu ?
• Le nombre de personnes dont tu disposes. 
• Quelle est l'importance du processus ?

En plus de tout cela, tu dois t'assurer que tes instructions sont précises et faciles à comprendre pour tout le monde. 

Il est toujours préférable de faire réviser ton document de POS par des experts une fois que tu as terminé les tests pour obtenir le point de vue d'une tierce personne. Cela t'aidera certainement à repérer les erreurs, le cas échéant. 

Différentes approches structurelles pour le SOP

Voici différentes approches structurelles pour le SOP :

• Listes de contrôle simples 

Les listes de contrôle sont un outil populaire utilisé par les équipes de maintenance pour normaliser les processus. Elles sont particulièrement utiles pour les ordres de travail comportant des instructions brèves.

La maintenance préventive s'appuie souvent sur des listes de contrôle, qui peuvent être utilisées sous deux formes :

• Format "libre" : où l'ordre des tâches n'a pas d'importance tant que tous les éléments sont complétés.
• "Étape par étape" Le format est avec un ordre spécifique pour les tâches. Si tu dois fournir des instructions détaillées pour chaque étape (par exemple, "remplacer le filtre" avec une explication), pense plutôt à créer une procédure opératoire standard (POS) hiérarchique.

• Listes hiérarchiques

Lorsqu'il y a beaucoup d'instructions pour chaque étape, il est préférable d'organiser les informations de tes processus en différentes sections et sous-sections.

Dans les modes opératoires normalisés (MON) hiérarchiques, le texte est divisé en plusieurs points (1., 1.a, 1.b). Ces procédures sont idéales pour les processus complexes ou présentant des risques pour la sécurité, comme les installations et les mises en place.

Les procédures hiérarchiques sont également utiles pour former et guider le nouveau personnel, en particulier dans les secteurs où le taux de rotation est élevé. En outre, il est possible d'inclure des décisions limitées du type "et si/quand". Pour les processus comportant de nombreuses variables, un schéma diagrammatique est plus approprié.

• Organigramme 

Les organigrammes sont le meilleur moyen de montrer une séquence d'étapes qui changent en fonction des résultats de chaque étape. Ils sont utiles pour la maintenance réactive et le dépannage. 

Si quelque chose ne va pas, l'organigramme peut indiquer à la personne qui s'occupe du problème de le résoudre elle-même ou de demander une aide technique. Les équipes de maintenance utilisent également les organigrammes pour décider de l'urgence d'un problème, planifier la réparation et décider du lieu de la réparation (sur place ou dans un atelier). Cela permet d'assurer un niveau de service constant.

Réflexions finales 

Le POS est un outil puissant pour toute organisation qui cherche à rationaliser ses opérations. Il permet d'assurer des performances cohérentes et de haute qualité tout au long des processus de toute organisation. Lorsqu'elles sont créées correctement, les procédures opérationnelles standard peuvent contribuer à l'efficacité, à la fiabilité et au succès d'une entreprise. Tu peux suivre les instructions détaillées ici pour bénéficier de la création de documents SOP.