Qu'est-ce qu'un énoncé de travail ?
L'énoncé de travail est un document unique qui t'aide à définir absolument tout ce sur quoi tu travailles. Plutôt que d'avoir à parcourir une douzaine de formulaires et de documents différents pour trouver des informations comme tes tâches, ton calendrier et tes livrables, c'est un document unique qui rassemble tout cela en un seul endroit. Il est donc beaucoup plus facile pour toi et pour toute ton équipe de revenir en arrière et de voir ce qui se passe quand tu en as besoin, ou de vérifier les choses si tu as l'impression d'être un peu perdu.
C'est en fait la première chose sur laquelle tu dois travailler, plutôt que de créer n'importe quelle autre feuille de calcul ou système de suivi. Tu as besoin d'un énoncé de travail pour comprendre ce que tu acceptes de fournir à ton client et ce qu'il accepte en ce qui concerne les délais et le travail qu'il attend. Une fois que vous aurez tous une idée de ce qui est censé arriver, les choses seront beaucoup plus faciles pour toutes les personnes concernées, car vous aurez toujours quelque chose à quoi vous pourrez vous référer en cas de besoin.
Que contient ton énoncé de travail ?
Introduction :
C'est ici que tu feras exactement cela, que tu présenteras le projet ainsi que les personnes qui vont y travailler pour que tu aies toujours un aperçu rapide de tout en jetant un coup d'œil à tes papiers.
Objectif
Pourquoicréer ce projet ? Tu dois connaître l'objectif général du projet pour savoir ce que tu vas faire pour y arriver. Sans but, il est difficile de connaître tes prochaines étapes ou la façon dont ton équipe peut y travailler.
Champ d'application
Quellessont les tâches à accomplir dans le cadre du projet ? Ce n'est pas ici que tu vas les exposer individuellement, mais tu vas vouloir savoir à quel point le projet est censé être étendu (ou non). Tu ne veux pas aller au-delà de ce qui est réellement nécessaire.
Où
Oùle projet va-t-il se dérouler ? Vas-tu le réaliser sur place avec le client ? Vas-tu travailler à distance ? S'agit-il d'un projet qui est réalisé dans ton établissement et qui est ensuite remis au client ? Explique où le travail sera effectué.
Tâches
C'est ici que tu vas décomposer chacune des différentes tâches sur lesquelles tu vas travailler pour le client. Il se peut que tu aies à décomposer en un grand nombre de tâches ou seulement en quelques-unes. Tu auras peut-être besoin de sous-tâches ou même de soustâches. Tout cela est très bien.
Jalons
Quelssont les jalons que tu dois atteindre pour t'assurer que tu es sur la bonne voie avec le projet ? Où aimerais-tu atteindre certaines des tâches ou des points les plus importants du projet et les marquer sur un calendrier ?
Livrables
Quedois-tu fournir au client au cours du projet ou même lorsque vous aurez tout terminé ? Ce sont les produits livrables et tu dois savoir ce que tu attends de fournir ainsi que ce que le client attend de toi à tout moment.
Calendrier
Établis un calendrier des événements et de toutes les choses que tu dois faire pour t'assurer que tu es sur la bonne voie. Quand vas-tu effectuer les différentes tâches, quand les produits livrables doivent-ils être livrés, quand les étapes doivent-elles être respectées ? Tout cela doit être mis par écrit.
Normes
Quelles sont les normes requises pour que le projet soit considéré comme achevé ou pour que des produits livrables spécifiques soient considérés comme achevés ? Quels sont les tests à effectuer pour s'assurer que tout est conforme à ces normes ou aux exigences du code ?
Succès
Qu'est-ce qui constituera le succès ? Que faudrait-il faire pour que toute l'équipe et le client aient le sentiment que ce projet a été couronné de succès et que vous pouvez continuer avec un autre projet ou considérer que le projet est terminé dans son ensemble ?
Exigences
Quels sont les équipements ou autres éléments nécessaires à la réalisation de ce projet ? De quoi auras-tu besoin pour t'assurer que tout est fait correctement et que les spécifications sont respectées ? Tu dois t'assurer que tu as tout l'équipement nécessaire.
Paiements
Quel sera ton salaire pour le projet ? Quand seras-tu payé ? Si les paiements sont effectués par étapes, quand seront-elles envoyées ? Comment les paiements seront-ils effectués ? Qu'est-ce qui doit être fait pour que le paiement soit effectué ?
Autre
C'est ici que tu vas ajouter toutes les informations supplémentaires dont tu as besoin pour suivre le projet et qui n'entrent pas forcément dans les autres catégories que nous avons déjà mentionnées. Ajoute dans cette section tout ce que toi ou le client aurez besoin de savoir.
Fermeture
C'est ici que tu vas conclure. Comme pour une dissertation, tu dois faire une brève synthèse de ce dont tu as discuté, de la façon dont tu transmettras les informations ou les produits à ton client, et de la date à laquelle le projet sera terminé. Il est ainsi plus facile pour tout le monde de rester au courant de ce qui se passe.
Pourquoi en as-tu besoin ?
Il y a différentes raisons pour lesquelles ce type d'informations est important et que le fait de les avoir toutes réunies en un seul endroit va l'être encore plus. Avec un énoncé de travail, tu auras tout ce dont tu as besoin réuni en un seul endroit. Bien sûr, tu auras probablement encore besoin de suivre certaines (sinon toutes) ces informations à d'autres endroits, mais tu sauras qu'il y a un endroit où tu peux toujours regarder pour t'assurer que les choses se déroulent comme elles le devraient.
Ton énoncé de travail doit être discuté et accepté par toutes les personnes impliquées dans le projet aux niveaux les plus élevés. Cela signifie que le chef de projet, le client et même tes superviseurs ou tes patrons doivent être impliqués dans cette déclaration. Vous devez tous l'examiner ensemble pour vous assurer qu'il s'agit d'une représentation exacte de ce qui doit être fait et de la façon dont cela doit être fait. Si c'est le cas, tu es très bien et tu n'auras aucun problème à avancer avec le reste de ton travail. Si ce n'est pas le cas, tu sauras qu'il est temps de retourner à la planche à dessin pour obtenir ce dont tu as besoin.
Une fois que le document est accepté par tout le monde et que toutes les informations y sont exposées, tu auras un document que tu pourras consulter à tout moment. Si le client veut poser une question ou si ton équipe n'est pas sûre de ce qu'elle doit faire, tu pourras toujours consulter ce cahier des charges. Tu pourras indiquer chacune des sections et toutes les informations qui ont été incluses dans ce document et voir où se trouvent les réponses et ce qu'il faut faire.
Si tu es le chef de projet, tu auras aussi beaucoup plus de facilité à présenter tous les détails et toutes les informations dont tu as besoin pour le projet lorsque tu auras un énoncé des travaux pour commencer. Cela va t'aider à étoffer toutes les différentes tâches et sous-tâches qui doivent être accomplies dans le cadre du projet afin que tu puisses les présenter dans un format un peu plus facile à suivre pour tout le monde. Après tout, l'énoncé des travaux sera parfait pour consigner les éléments de base, mais tu as besoin d'un moyen plus facile à gérer qu'un simple document.
Rédiger ton énoncé de travail
La rédaction de ce document n'est pas forcément difficile, mais elle peut prendre du temps. Après tout, tu vas rédiger un seul document qui contient toutes les informations sur ton projet. Il sera long, approfondi et très complet. Sans compter que tu devras faire pas mal de recherches et travailler avec plusieurs personnes différentes pour y parvenir. Et avec un peu de chance, tu pourras faire les choses correctement du premier coup pour accélérer le processus.
Assure-toi que lorsque tu commences à l'écrire, tu es aussi précis que possible. Tu veux exposer toutes les informations que tu as (et obtenir des réponses à celles que tu n'as pas) tout de suite. Cela rendra ta paperasserie beaucoup plus complète et efficace pour toutes les personnes concernées. Sans parler du fait que cela permettra de s'assurer que personne n'est confus plus tard et que personne ne peut revenir et dire que quelque chose était (ou n'était pas) dans l'énoncé du projet. Tout sera là.
Tu n'es cependant pas obligé de rédiger ce document sous la forme d'une série de dissertations ou de paragraphes. Tu peux en fait le rédiger avec beaucoup d'informations sous forme de tableaux, de graphiques, de diagrammes, d'images et autres. En fait, c'est une bonne idée de le faire parce que cela permet de diviser les informations et de les rendre plus faciles à lire. Ils te permettront également de te référer plus facilement à certaines informations. Si tu peux trouver le tableau dont tu as besoin, il est plus facile de passer directement à ce qui doit être fait.
Enfin, assure-toi de toujours faire approuver ton énoncé de travail. Si tu rédiges tout de la façon dont tu penses que c'est censé être fait ou de la façon dont tu penses que le client veut, mais que tu ne le fais jamais approuver, tu ne sauras jamais si tu as raison. Du moins, pas avant que tu commences à rendre des produits livrables ou un projet final et que le client ne soit pas satisfait. Cela ne va certainement pas t'aider, ni ton client, à long terme. Alors, assure-toi de leur montrer ton énoncé de travail lorsqu'il est terminé et travaillez ensemble pour vous assurer qu'il correspond exactement à ce qu'ils attendent ou à ce dont ils ont besoin.
Pour conclure
Lorsque tu travailles sur un projet quelconque pour un client, tu veux t'assurer qu'il est bien fait. Tu veux t'assurer que tu es sur la bonne voie, que tu es sur la même longueur d'onde et plus encore. Tout cela peut être fait en élaborant ton énoncé de travail le plus tôt possible dans le processus. Ensuite, tu peux utiliser cet énoncé de travail pour créer un système de suivi de tes tâches et de tes progrès avec chaque membre de ton équipe au moyen d'un diagramme de Gantt. Ce processus te permettra de t'assurer que tout se déroule comme convenu.
Lorsque tu seras prêt à créer un diagramme de Gantt, n'oublie pas de consulter Instagantt pour t'aider dans ta démarche. Le processus est simple et tu pourras rapidement et facilement mettre en page tout ce qui doit être fait en un rien de temps.
