Le document sur l'étendue du projet
Commençons par le début. Qu'est-ce qu'un document sur la portée du projet ? Eh bien, c'est un document qui détaille toutes les informations que quelqu'un pourrait avoir besoin de connaître sur le projet sur lequel tu travailles. Lorsque nous parlons de document, nous ne voulons pas dire qu'il est court ou qu'il tient sur une seule page. Au contraire, il peut s'agir d'un long paquet de documents, car il doit absolument tout expliquer. Maintenant, tu veux le réduire autant que possible pour que personne ne se promène avec un paquet de 20 pages (en fonction de ce sur quoi tu travailles bien sûr), mais tu veux quand même qu'il soit détaillé.
Quelqu'un doit pouvoir lire ce document et comprendre quel est ton objectif final, comment tu comptes l'atteindre, quels sont les produits à livrer et toutes les étapes clés sur lesquelles tu travailles en cours de route. Il s'agit d'un document complet que les membres de ton équipe, tes superviseurs et ton client devraient au moins pouvoir consulter pour s'assurer que tout est fait dans les règles de l'art et selon les plans que tu as établis au départ. En bref, le document sur l'étendue du projet doit comprendre :
- Objectifs du projet
- Hypothèses
- Contraintes
- Principaux résultats
- Exigences
- Principales étapes
Ce sont les choses sur lesquelles tu veux te concentrer à l'exclusion de toute autre chose. Rien d'autre n'a d'importance si cela ne te rapproche pas des objectifs décrits dans ce document. Alors, comment vas-tu rédiger ce document ?
Pourquoi as-tu besoin d'un document sur la portée du projet ?
Tu te demandes peut-être pourquoi tu as besoin de ce type de document pour ton projet. Si tu t'en es bien passé, tu peux penser que c'est une perte de temps et d'énergie. En réalité, un document sur l'étendue du projet ou sur l'étendue des travaux peut faire une grande différence dans ta réussite globale. Examinons certains des facteurs les plus importants lorsqu'il s'agit de créer ce type de document et ce dont tu auras besoin pour réussir. Ainsi, tu pourras commencer tout de suite.
La première chose est que toi et ton client allez comprendre exactement ce que vous faites et ce qui doit être complété pour que le projet soit un succès. Tu utiliseras ce document pour préciser chaque étape du processus et pour t'assurer que vous savez tous les deux clairement ce que l'autre attend. Il sera ainsi plus facile pour vous deux de mener le projet à bien et d'en être satisfaits. Personne n'a besoin d'être pris au dépourvu et personne ne sera déçu du résultat parce que tout est décidé et expliqué dès le départ.
Ensuite, tu vas avoir un cheminement de toutes les tâches et de tous les produits livrables qui doivent être créés. Cela va être important pour que toi ou le superviseur responsable puissiez attribuer chacune des tâches. Tu pourras voir tout ce sur quoi le client et toi vous êtes mis d'accord, ce qui te permettra de voir quelles personnes de ton équipe sont les meilleures pour chacune de ces tâches. En un rien de temps, tu auras beaucoup plus de chances de faire exécuter les tâches de la meilleure façon possible. De plus, tu pourras créer un calendrier plus cohérent des tâches et un délai d'exécution.
En sachant exactement ce qui doit être fait, tu peux créer un budget pour savoir combien ces projets vont coûter. Tu peux aussi créer un meilleur calendrier. En élaborant chacune des différentes tâches et des sous-tâches nécessaires pour atteindre l'objectif final, tu vas pouvoir examiner chaque étape et voir si elle prendra quelques heures, quelques jours ou quelques semaines. Tu pourras ensuite additionner tous les éléments. Tu connais aussi tout le matériel et les heures qu'il faudra, ce qui te permet de créer le coût et de prendre en compte le budget du client pour réaliser les tâches nécessaires.
Ensuite, tu verras comment concentrer les gens sur les objectifs réels qui vont de pair avec le projet. Tu utiliseras ce document pour exposer tous les détails liés à la portée du projet et tu pourras ensuite t'assurer que tout le monde comprend ces objectifs. Cela permettra également à chacun d'obtenir des éclaircissements sur les objectifs et sur ce qu'il est censé faire lorsqu'il travaille sur ses propres tâches. Ainsi, personne ne sera mêlé au problème.
Enfin, tu pourras t'assurer que le projet reste dans la durée initiale qu'il est censé avoir. Il n'y a aucune raison de s'inquiéter que quelqu'un parte sur un aspect différent qui n'est pas couvert par le projet parce que tu peux rapidement et facilement te référer à ce document pour obtenir les informations dont il a besoin. Tout ce qui est fait pour le projet peut être lié à ce document, sans que personne n'ait à poser trop de questions ou à effectuer un travail pour lequel ton entreprise n'est pas payée, ce qui peut entraîner des pertes de temps.
Création d'un document sur l'étendue du projet
D'accord, tu vas devoir faire des efforts et réfléchir à ce processus. Tu vas devoir te plonger dans le projet que tu es en train de réaliser et fournir une description détaillée de chaque aspect. N'oublie pas que la première étape ne sera pas aussi cohérente. Au cours de la première étape du processus, tu veux simplement tout mettre par écrit. Prends quelques notes en rapport avec chacune des questions ou des sections ci-dessous et commence par là. Tu pourras affiner les choses plus tard.
Une fois que tu as tout noté, il est temps de commencer à donner au document un aspect un peu plus professionnel. Garde à l'esprit que tu vas montrer ce document à ton superviseur, à ton équipe et au client. Tu dois t'assurer que tout le monde sera en mesure de le comprendre et de voir où les choses doivent être changées, ajustées, améliorées ou clarifiées. Mieux tu définiras l'étendue du travail dans ce document, mieux tout le monde sera en mesure d'exécuter le projet final.
Ce que tu dois savoir
Tout d'abord, quels sont les éléments que tu dois ajouter à ce document ? Il y a plusieurs éléments différents que tu dois rassembler et que tu dois t'assurer de rédiger correctement afin de tirer le meilleur parti de ta déclaration.
Objectifs généraux du projet
Tu as un objectif en tête chaque fois que tu crées un projet, alors assure-toi de commencer par là. Il s'agit probablement de la (ou des) chose(s) que ton client t'a dit qu'il voulait que tu lui donnes lorsque tout serait terminé. Tu devras donc exprimer exactement quels sont ces objectifs. Ensuite, tu dois t'assurer d'expliquer d'où vient le financement et qui va soutenir l'objectif lui-même. Ce sont toutes ces choses que quelqu'un (tout le monde) doit surveiller lorsqu'il travaille sur le projet lui-même.
Maintenant, assure-toi de garder une trace des objectifs initiaux qui ont été fixés et veille à ce que tout ce que tu fais d'autre corresponde à ces objectifs. Si le client veut ajouter quelque chose ou si un membre de ton équipe veut ajouter quelque chose, tu dois revenir à ces objectifs et voir s'ils y figurent ou s'ils t'aideront à atteindre cet objectif. Si ce n'est pas le cas, il faut le mettre de côté pour une autre fois. Tu dois te concentrer sur les tâches spécifiques qui te permettront d'atteindre l'objectif que tu t'es fixé.
Description du projet
Ensuite, tu veux expliquer exactement ce que tu vas livrer au client lorsque le projet sera entièrement terminé. Quelles sont les dernières pièces du puzzle ? Tu vas peut-être livrer 2000 planificateurs dans un format physique, conçus et emballés pour la vente. Tu vas peut-être livrer un script de 6 pages pour une courte publicité qui sera diffusée sur le site Internet de l'entreprise. Peut-être es-tu en train de créer une version codée en C++ du site Web du client, avec des clips vidéo et audio tout au long du projet.
Assure-toi d'énoncer spécifiquement chaque produit livrable dont tu as besoin tout au long du projet (par exemple, livrer une maquette du site Web à la troisième semaine et un produit livrable final à la sixième semaine). Dans l'ensemble, cette section doit expliquer chacune des différentes choses que tu enverras au client et elle doit se présenter sous forme de points courts et simples à comprendre. Ainsi, si tu regardes le livrable, tu devrais pouvoir voir rapidement ce qu'il signifie exactement et comment tu vas le donner au client. Ainsi, assure-toi de préciser le format, la longueur, les couleurs ou les styles ou toute autre chose que le client t'a donnée. De cette façon, le produit livrable sera accepté.
Critères d'acceptation
Que dois-tu fournir pour que le client accepte le projet ? Qu'est-ce qu'il souhaite recevoir ? Avant même de commencer le projet, assure-toi de créer un document qui décrit exactement ce que ton client recherche. Veut-il que le texte ait une police spécifique ? Veut-il un code dans un format spécifique ? Ont-ils besoin d'un document d'une certaine longueur ? Assure-toi d'obtenir tous les détails possibles sur ce que le client recherche et de les inclure dans ton document sur l'étendue du travail.
En remplissant tous ces détails, tu peux t'assurer que chaque étape du processus se déroule correctement. Si le livrable final (ou tout autre livrable en cours de route) ne correspond pas à ces critères spécifiques, cela signifie qu'il ne sera pas accepté. En précisant tout dès le départ, tu le sauras et tu pourras améliorer ton produit et t'assurer qu'il correspond exactement à ce que le client a demandé. Tu auras ainsi plus de chances d'être accepté dès la première fois.
Limites mises en place
C'est ici que tu vas préciser au client les choses que tu n'es pas en mesure de faire. Garde à l'esprit le calendrier que le client (et toi) a fixé ainsi que le budget disponible et le produit final que le client souhaite obtenir. Quelles sont les choses que tu peux faire et quelles sont celles que tu ne peux pas faire ? Explique ces choses au client pour qu'il sache à quoi il peut s'attendre et ce que tu ne vas pas lui promettre dans le cadre initial.
Si le client a mis en place certaines exigences qui limitent ce que tu peux faire, assure-toi de le spécifier. S'ils veulent que quelque chose soit codé dans une langue spécifique et que tu sais que le codage va prendre plus de temps, alors tu dois leur faire savoir quelles sont les limites de ce que tu peux livrer dans le délai et le budget disponibles. Tu dois t'assurer que ton client est informé de toutes ces choses le plus tôt possible pour qu'il n'y ait pas de mauvaise communication et que personne ne soit contrarié plus tard dans le processus.
Hypothèses et exclusions
Assure-toi d'indiquer par écrit toutes les hypothèses que tu fais concernant le résultat du projet. Si ton client te dit qu'il veut un diaporama mais ne précise pas le programme ou le type de logiciel de diagramme de Gantt à utiliser, dis que tu supposes que tu utiliseras PowerPoint (ou tout autre format de diaporama que tu préfères). Si le client ne précise pas le format ou la taille du texte, dis que tu supposes que tu utiliseras Times New Roman et une police de 12 points. En énonçant tout de suite tes hypothèses, tu t'assures que personne ne sera confus ou mécontent plus tard (et le client peut te faire savoir tout de suite si ces hypothèses sont incorrectes).
Ensuite, assure-toi que tu énonces aussi tout ce qui n'est pas livré ou fourni. Si le client paie pour un contenu écrit en C++, assure-toi de préciser qu'il ne sera écrit que dans cette langue. S'il veut un produit physique, précise que tu ne créeras pas de format numérique pour lui. Tout ce qui n'est pas fourni mais qui pourrait être considéré comme lié au produit final doit être spécifié ici afin de pouvoir en discuter avec le client si nécessaire.
Coûts et budget
Discute des étapes spécifiques du projet et du coût de chacune d'entre elles. Cela te permettra de préciser ce que tu fais pour le client et où son budget est dépensé. Tu dois t'assurer de détailler tout ce que tu peux, y compris les coûts qui vont aux salaires des employés et ceux qui sont facturés pour un travail spécifique. Assure-toi d'associer chaque coût à la tâche pour laquelle il est payé afin que le client sache ce qu'il obtient pour son argent.
Accord final
Assure-toi que toutes les personnes nécessaires signent le document que tu as créé. Cela signifie que toi, ton superviseur (au moins un niveau au-dessus de toi) et le client doivent signer le document. Tu peux t'assurer qu'au moins deux personnes de l'entreprise du client signent le document, à moins que tu ne travailles avec un propriétaire unique, car cela te donne la confirmation que l'accord est soutenu par toute la force de l'entreprise. Cela te donne un élément à faire valoir en cas de problème ultérieur. Tu peux montrer au client qu'il a signé ce document qui contient toutes les informations relatives au projet.
Garde-le à l'esprit
Place le document sur l'étendue du travail à un endroit où n'importe quel membre de l'équipe peut le consulter. Cela leur permettra de voir ce que tu as promis et ce que tu n'as pas promis. De cette façon, s'ils supposent qu'une tâche va de pair avec la leur, ils peuvent vérifier si elle est incluse dans les produits livrables ou les hypothèses, ou si elle fait partie des exclusions. Quoi qu'il en soit, personne ne doit effectuer un travail pour lequel il ne sera pas payé ou que le client n'a pas demandé.
Décomposer l'étendue du travail
Lorsqu'il s'agit d'exposer les choses à ton équipe, tu voudras peut-être décomposer davantage le document sur l'étendue des travaux. Même si tu vas expliquer les tâches à ton client, tu voudras les expliquer encore plus à ton équipe pour qu'elle sache ce qu'elle fait, qui est responsable de chaque tâche et quand elle doit être terminée. Commence donc par placer ce document à un endroit où tous ceux qui en ont besoin peuvent y accéder (par exemple dans ton diagramme de Gantt), puis commence à le décomposer.
Crée les tâches individuelles qui doivent être accomplies afin que chaque personne sache ce qui doit se passer en cours de route. Tu peux aussi préciser la durée des tâches (ou ce qu'elles devraient prendre) et même le budget qui leur est consacré si nécessaire. N'oublie pas qu'il est important de définir les attentes et d'assigner chaque tâche à une personne ou à une équipe pour qu'elle soit accomplie. Tu veux t'assurer que chacun sait ce qu'il fait et qu'il peut communiquer avec les autres au sujet des tâches sur lesquelles il travaille.
Invite ton équipe à publier des commentaires, des questions ou des préoccupations dans le document afin que tout le monde puisse les voir. Cela peut aussi se faire directement dans le diagramme de Gantt que tu crées pour le document sur l'étendue du projet. De cette façon, tout le monde peut voir ce que les autres disent. Ils pourront également s'assurer que les questions et les préoccupations sont traitées rapidement et que toutes les personnes concernées savent si un changement a été apporté à l'étendue des travaux ou aux produits finaux que tu fourniras à ton client. Encourage une communication constante avec les autres membres de l'équipe.
Ce que tu fournis
En fin de compte, ton document sur le champ d'application va te demander beaucoup de temps et d'efforts. Tu vas devoir y travailler sérieusement et consacrer du temps à le passer en revue avec le client et ton superviseur. Prévois au moins une réunion pour examiner le document après l'avoir transmis à ton superviseur et au client. Envoie-le par courrier postal ou électronique et donne-leur une semaine (ou à peu près) pour examiner le document de leur côté. Planifie une réunion lorsque tu envoies le document afin qu'ils sachent quand ils doivent l'avoir évalué au plus tard.
Lorsque le moment de la réunion arrive, assieds-toi avec les deux parties (ou avec elles une à la fois si tu préfères) et passe le document en revue. Cela te donne le temps de t'assurer que tout le monde comprend ce qui est promis et ce qui ne l'est pas. Cela permet aussi de s'assurer que tu pourras apporter les changements nécessaires avant de commencer à mettre en œuvre le plan. Tu dois t'assurer que tout le monde est d'accord avec le plan et que tout le monde le signe avant que le travail ne commence. Une fois que tu auras fait tout cela, tu seras mieux préparé pour le produit final.
