Qu'est-ce qu'une réunion post mortem ?
Commençons par le début et discutons de ce qu'est une réunion post mortem. Il s'agit d'une réunion de toutes les personnes concernées après la réalisation d'un projet, au cours de laquelle vous pouvez tous évaluer les différents aspects du projet. Au cours de ce type de réunion, tu vas examiner ce qui a bien fonctionné et ce qui a moins bien fonctionné. Tu vas passer en revue tous les aspects possibles, pour t'assurer que les choses qui ont bien marché se reproduisent la prochaine fois et que les choses qui ont moins bien marché sont corrigées pour la prochaine fois.
Globalement, l'objectif est de s'assurer que le prochain projet sur lequel tu travailleras, que ce soit avec les mêmes personnes ou non, se déroulera encore mieux que celui-ci. Mais pour cela, il faudra que tu fasses quelques efforts et que tous les membres de l'équipe travaillent ensemble. Tu as déjà fait beaucoup de choses pour que ce projet se réalise et que tu parviennes à un résultat satisfaisant. Mais maintenant, tu vas devoir le faire à nouveau pour tirer le meilleur parti de ta réunion post mortem.
Ce que tu en retireras
Alors, qu'est-ce que tu vas retirer de ce type de réunion ? La vérité est que tu vas en retirer beaucoup de choses. Nous allons donner un bref aperçu de certains des aspects les plus importants, mais tu devrais envisager de nombreuses choses différentes lorsque tu organiseras cette réunion. Assure-toi de parler au plus grand nombre possible de personnes qui ont participé à la création du projet. C'est ainsi que tu obtiendras les meilleurs commentaires.
Améliorer ton efficacité - Tout d'abord, tu vas améliorer ta capacité et celle de toute ton équipe à bien faire le travail la prochaine fois. Que tu aies tout bien fait cette fois-ci ou que tu aies eu quelques sérieux accrocs, tu vas pouvoir bénéficier du simple fait de parler du projet et de chacun des différents aspects par lesquels tu as dû passer. Tu pourras t'assurer d'être plus efficace et plus performant lorsqu'un projet similaire ou même un projet différent se présentera la prochaine fois.
Améliore ton moral - Les gens veulent entendre quand ils font du bon travail. Tout le monde veut être apprécié. Donc, si tu peux réunir tout le monde et parler des grandes choses que les gens ont bien faites (ou même des petites choses qu'ils ont bien faites) et de la réussite finale du projet, tu vas rendre les gens plus heureux. Tous les membres de ton équipe se sentiront mieux par rapport à ce qui a été accompli et ils seront plus heureux à l'idée de retourner sur le terrain et de recommencer (ce qui arrivera à un moment donné, après tout).
Améliore ton travail d'équipe - Travailler en équipe est crucial, quel que soit le projet sur lequel ton entreprise est en train de travailler. Tu as besoin que tous les membres de l'entreprise soient capables de travailler ensemble et de communiquer, et lorsque vous pouvez tous vous réunir et discuter de ce qui se passe avec votre projet, tu vas certainement y contribuer. Tout le monde a l'occasion de parler de ce qui s'est bien passé et de ce qui s'est moins bien passé, puis ils peuvent discuter et s'aider mutuellement avec des idées et des pensées. Cela aide tout le monde à comprendre le point de vue de chaque membre de l'équipe sur le projet.
Améliore ta résolution de problèmes - Quelles que soient les erreurs ou les problèmes survenus au cours du projet, tu auras l'occasion d'en parler avec l'ensemble du groupe. Cela peut t'aider à trouver des moyens plus créatifs ou plus efficaces de résoudre ces problèmes s'ils se reproduisent à l'avenir. Que tu aies eu des problèmes mineurs ou majeurs, il est important d'évaluer les choses qui ont mal tourné et de trouver des améliorations et de meilleures possibilités pour l'avenir. Parce que quelque chose va toujours mal se passer ou il y aura au moins toujours des endroits où ça pourrait être mieux.
Clôture - Tu vas clôturer ce chapitre de ton entreprise à ce stade parce que tu en as enfin terminé avec le projet. Tout est terminé. Il a été remis au client, accepté et (espérons-le) payé. Cela signifie que tu n'auras plus jamais besoin d'en parler une fois que tu auras diffusé toutes ces informations. Assure-toi que tu discutes de tout ce qui doit être discuté et qu'une fois cette réunion terminée, il n'y a plus rien à dire. Tu peux maintenant passer officiellement à la prochaine tâche à accomplir.
Communique tout - Tu pourras parler aux membres de ton équipe qui ont participé au projet et tu pourras ensuite partager tout ce qui est important de la réunion avec d'autres personnes qui ne faisaient pas partie de l'équipe principale. Ainsi, si tu avais une équipe plus petite qui travaillait sur une mission, tu peux communiquer les objectifs généraux, les nouvelles pratiques, les politiques modifiées, etc. au reste de l'entreprise pour t'assurer que tout le monde sait ce qui se passe et ce qui doit être fait à l'avenir, ce qui améliore ton entreprise.
Célébrer les résultats - C'est le moment idéal pour s'asseoir et fêter les résultats. Une fois que tu as discuté de tout et que tu as réglé les détails importants ainsi que les erreurs ou les problèmes, il est temps pour toi de célébrer. Tu peux prendre un peu de temps pour te réjouir d'avoir accompli ce projet et pour être reconnaissant à tous les membres de ton équipe pour tout ce qu'ils ont fait pour que ce projet soit une réussite. Il n'y a aucune raison pour que tu continues à tout ressasser après l'avoir fait une fois. Remercie tous les membres de l'équipe pour tout ce qu'ils ont fait.
Préparer ton entretien post-mortem avec Instagantt
Peut-être que tu es maintenant convaincu par l'idée d'organiser une réunion post mortem, mais tu ne sais pas vraiment comment t'y prendre. Eh bien, nous allons t'aider dans cette démarche. Ce n'est pas aussi difficile que tu le penses. Tu dois juste t'assurer que tu as un moyen de réunir les bonnes personnes et que tu as une bonne façon d'organiser ton matériel. Et bien sûr, le meilleur moyen d'y parvenir est d'utiliser un diagramme de Gantt. Instagantt peut t'y aider.
Lorsque tu prépares une réunion, quelle qu'elle soit, la meilleure chose à faire est de t'organiser. Avec Instagantt, tu peux le faire facilement car nos tableaux te permettront de mettre en place tout ce dont tu as besoin. Tout comme tu as créé ton projet avec un logiciel de diagramme de Gantt, tu peux aussi mettre en place tout ce dont tu as besoin pour ta réunion post mortem de la même manière. Tu configures l'équipe dont tu veux faire partie (ou tu ajoutes une extension au projet que tu as déjà), puis tu commences à répartir toutes les tâches qui doivent être effectuées pour préparer la réunion.
Si tu as besoin que quelqu'un s'occupe de rassembler des informations spécifiques ou d'exécuter des rapports spécifiques, tu peux tout mettre en place dans le diagramme. Tu peux créer un nouveau projet si tu le souhaites, qui pourrait être juste pour ta réunion post mortem. Tu pourras créer des sous-tâches, communiquer avec les différents membres de l'équipe et bien plus encore. De plus, tu peux créer ton propre système pour le déroulement de la réunion et l'envoyer à tout le monde pour qu'ils le sachent à l'avance. Dans l'ensemble, le fait d'avoir un tableau avec tous les détails va faciliter les choses pour tout le monde.
Tes prochaines étapes
En ce qui te concerne, tu vas devoir déterminer ce dont tu veux parler. Les différents avantages dont nous avons parlé plus haut seront un bon point de départ. Tu sais que tu veux parler de choses comme ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné, ce qui pourrait être mieux fait, comment tu pourrais mieux faire les choses, qui a été impliqué, quelles ont été les réalisations et plus encore. Assure-toi de mettre à plat ces différents sujets et les personnes que tu veux particulièrement mentionner (pour des raisons positives) avant de commencer quoi que ce soit d'autre.
Tu voudras peut-être communiquer avec ton équipe avant d'organiser la réunion post mortem. Lors de cette communication, tu peux utiliser l'une des différentes méthodes pour te faire une idée de ce que ton équipe a pensé du processus et de la façon dont le projet s'est déroulé. Tu peux penser que tout s'est bien passé ou que tout s'est mal passé, mais ton équipe aura des opinions différentes en fonction de l'étape où elle se trouve dans le processus. Certains auront de bonnes choses à dire, d'autres de mauvaises. Tu veux entendre tous les commentaires.
Tu peux t'asseoir avec tout le monde pour une très courte réunion au cours de laquelle chacun peut dresser la liste de ce qui s'est bien passé et de ce qui n'a pas marché. Écris tout et laisse tout le monde repartir. Tu discuteras de chacun de ces sujets plus tard. Pour l'instant, tu veux juste donner à chacun l'occasion d'exprimer ses premières idées, puis tout le monde pourra y réfléchir jusqu'à ce qu'il soit temps de faire une réunion complète. Tu auras également l'occasion d'étoffer certains de ces sujets.
Un sondage est un autre moyen d'obtenir des informations et des commentaires de la part des membres de ton équipe. Tout ce que tu as à faire, c'est de créer un sondage qui évalue ce qui, selon les gens, s'est bien passé et ce qui n'a pas marché. Tu peux poser les mêmes questions dans ton enquête que lors d'une brève réunion d'équipe ou tu peux décider d'envoyer une enquête où tout le monde peut évaluer l'expérience. Tu peux choisir différents aspects du projet que tout le monde doit évaluer, puis travailler à partir des résultats obtenus et des commentaires.
Organiser la réunion post-mortem
Tu es maintenant prêt à organiser ta réunion mais tu veux t'assurer que tu le fais correctement ? Tu sais maintenant ce que les membres de ton équipe pensent de ce qui s'est passé. Tu sais aussi pourquoi tu dois organiser une de ces réunions et tu sais exactement comment tu peux l'organiser avant même que la réunion ne commence. Mais le moment est venu d'organiser la réunion et tu as peut-être un peu de mal avec le processus. Après tout, tu veux que tout se passe bien. Alors, qu'est-ce que tu vas faire ?
Le plus important est de faire en sorte que la réunion reste axée sur les points positifs. Cela signifie que tu devras parler de certaines choses qui ont mal tourné, mais ton but n'est pas de pointer du doigt ou de blâmer quelqu'un pour les mauvaises choses qui se sont produites. Ton objectif est de faire en sorte que les choses qui ne se sont pas déroulées aussi bien que tu le souhaitais ne se reproduisent plus. Essaie d'éviter de jeter le blâme ou de nommer quelqu'un en particulier qui était responsable de ces tâches. Au lieu de cela, présente simplement la tâche et ce qui aurait pu être mieux fait. Il est même préférable de présenter chaque tâche et de demander ce qui aurait pu être mieux fait, même si la tâche semblait bien se dérouler.
Rappelle-toi que tout le monde doit avoir l'occasion de parler et tu dois essayer d'encourager tout le monde à s'exprimer au moins quelques fois au cours du processus. Tu dois t'assurer que tout le monde fait entendre sa voix afin que personne ne reparte avec le sentiment de ne pas être important. Chaque membre de ton équipe est important pour que le travail soit fait et tu n'y arriveras pas sans eux. S'ils ne se sentent pas importants, ils risquent à l'avenir de ne pas fournir le même niveau d'effort, ce qui pourrait nuire à toute l'équipe.
Assure-toi que tout le monde respecte pleinement ce qui se passe pendant la réunion. Cela signifie que tu dois prêter attention à ce que chacun a à dire et que tu dois être ouvert à l'écoute et à la réception de ces commentaires. Peu importe ce que les gens ont à dire, tu dois en tenir compte et les remercier pour leur contribution et leurs commentaires. Ne donne jamais à quelqu'un l'impression que tu n'écoutes pas ou que tu ne penses pas que son opinion ou ses commentaires sont valables, sinon il ne les donnera plus.
En tant que chef de projet, tu voudras aussi prendre des notes pendant cette discussion. Après tout, les commentaires que tu reçois de ton équipe vont contribuer à ton potentiel de réussite pour aller de l'avant. Si tu prends note de leurs commentaires, tu leur montreras que tu apprécies leur contribution. Tu te prépares aussi à réussir le prochain projet parce que tu vois les domaines où tu aurais pu faire mieux et tu vois de nouvelles possibilités et idées pour faire mieux aussi.
Quand organiser une réunion post-mortem ?
Tu ne sais pas quand tu dois organiser une de ces réunions ? Eh bien, tu devrais en avoir une dès que toi et ton équipe avez terminé un projet. Maintenant, si tu termines un projet qui a pris une seule journée et deux personnes, tu n'auras peut-être pas besoin d'une réunion post mortem ou la réunion pourrait consister en quelques mots échangés entre les membres de l'équipe. Si tu as dû travailler sur un projet avec un grand groupe et/ou si c'est un projet qui a pris beaucoup de temps, tu voudras organiser une réunion formelle pour y travailler.
Tu dois t'assurer que chaque partie du projet est terminée et qu'il a été remis et approuvé par le client avant d'organiser ta réunion post mortem. Si cette réunion a lieu trop tôt, tu risques de te féliciter avant même que le projet ne soit terminé et que tu n'en aies fini avec lui. Tu dois t'assurer d'avoir obtenu l'approbation finale afin de voir ce que tu as fait de bien. Si tu n'as pas obtenu cette approbation, tu peux penser que tu as fait quelque chose de bien mais le client peut ne pas en être satisfait.
Tu devrais faire en sorte que ce type de réunion devienne la norme dans ton bureau. Cela signifie que lorsque tu termines un projet, toute l'équipe doit savoir que tu vas programmer une réunion post mortem. Ainsi, ils ne seront pas surpris et seront prêts à partir quand tu le seras. Tu dois t'assurer que tout le monde sait quand la réunion aura lieu (peut-être que tu as établi une norme selon laquelle une semaine exactement après la fin d'un projet, il y aura une réunion post mortem). Veille également à envoyer le plus tôt possible toutes les informations nécessaires à la planification de la réunion.
Ce qu'il faut apporter à la réunion post mortem
Qu'est-ce qu'il te faut au juste pour réussir une réunion ? Ce n'est pas aussi difficile que tu le penses. Tu auras besoin de ton équipe, bien sûr, alors assure-toi de garder une trace de toutes les personnes qui ont travaillé sur le projet, sous quelque aspect que ce soit. Cela ne devrait pas être difficile avec tes tableaux d'Instagantt, car tu as déjà un registre des personnes à qui ont été attribuées les différentes tâches. Si des tâches ont été déléguées à d'autres personnes qui ne figurent pas sur le tableau, assure-toi de le noter également.
Assure-toi également d'apporter tous les rapports qui ont été générés et une copie finale du projet qui a été réalisé. Tu peux aussi t'assurer d'apporter les directives qui ont été rédigées dès le départ pour se conformer au client. Toutes ces informations vont t'aider à voir ce que tu as fait de bien et ce que tu aurais pu faire de mieux. Tu pourras comparer les résultats avec les directives initiales et consulter les rapports pour voir ce qui a pris plus ou moins de temps, d'où viennent les résultats et bien plus encore.
Par-dessus tout, les gens doivent apporter une perspective positive et une volonté de discuter de tout ce qui s'est passé. Avec l'aide de toute ton équipe, tu vas pouvoir améliorer tes processus, que ce soit petit à petit ou en changeant quelque chose de majeur. La chose la plus importante que tu puisses faire est de parler. Si tout le monde est prêt à voir les choses sous un angle positif et à parler de ce qu'il aurait pu faire mieux, tu te prépares certainement à réussir.
La tenue d'une réunion post mortem te permettra, ainsi qu'à toute ton équipe, de continuer à améliorer tes compétences et tes techniques. Cela t'aidera à obtenir de meilleurs résultats en tant qu'entreprise et à rendre tes clients encore plus heureux. En apprenant ce que tu fais bien et ce que tu pourrais faire mieux, tu t'amélioreras continuellement et cela te donnera de meilleurs résultats à long terme. Une entreprise qui est prête à parler de ses succès et de ses échecs de façon réaliste et logique sera mieux préparée pour continuer à aller de l'avant.
