Comment créer un plan de communication pour la gestion de projet

Qu'est-ce qu'un plan de communication ?

Un plan de communication peut être défini comme une feuille de route pour transmettre un message cohérent à un public cible spécifique. Il permet aux responsables de projet de transmettre efficacement des informations à un certain public au bon moment. Le plan te permettra de transmettre les informations que tu dois préparer et envoyer, de cibler le message à des personnes spécifiques, ainsi que de déterminer les canaux que tu utiliseras pour envoyer le message. 

Ces types de plans peuvent être utilisés dans plusieurs scénarios différents, par exemple lors de la présentation de nouvelles initiatives, lors de la communication des progrès, ou lorsque les entreprises ont besoin de clarifier l'objectif derrière le lancement de nouvelles fonctionnalités ou de nouveaux services. Ils peuvent également aider ton projet ou ta marque en période de crise, ou lorsqu'une décision spécifique a été préjudiciable à ton entreprise ou aux parties prenantes, en préparant une procédure pour gérer efficacement une situation difficile.

Pourquoi est-il important de préparer un plan de communication ?

Si les entreprises n'ont pas de plan de communication, elles ne seront probablement pas préparées à ce que l'avenir peut leur réserver. Mais aussi, dans la gestion de projet, il est extrêmement pertinent de préparer et de programmer un plan de communication parce que ce sera la ressource qui te permettra de mettre en page tout ce que ton client attend de toi et du projet sur lequel tu travailles. 

Les clients s'attendent à ce qu'on les tienne au courant des progrès réalisés. Mais cela signifie que tu dois savoir exactement quels sont leurs objectifs et leurs étapes. C'est pourquoi la collecte d'informations clés est si importante dans la gestion de projets ; si tu n'as pas les bonnes informations ni les moyens de communiquer avec tes clients, tu auras des problèmes lors de l'exécution du projet. En ayant un plan de communication, tu t'assures d'avoir une feuille de route spécifique pour partager l'information avec les parties prenantes, ainsi que le bon calendrier pour le faire. Plus important encore, tu auras la possibilité de faire part de tes commentaires afin d'apporter les changements ou les ajustements nécessaires à ton plan de travail.

En d'autres termes, une gestion de projet plan de communication servira de :

• Une feuille de route pour tes objectifs de communication.
• Une stratégie pour mener tes objectifs à leur terme.
• Un calendrier pour atteindre ces objectifs.
• Un véhicule pour le retour d'information.

Un plan de communication efficace pour la gestion de projet te permettra d'assurer une communication réussie tout au long de la vie de ton projet. Mais pour qu'il réussisse, tu devras d'abord recueillir certaines exigences pour ton plan de projet.

Étapes de l'élaboration d'un plan de communication pour la gestion de projet

Voici les étapes les plus importantes à suivre pour créer et développer un plan de communication efficace :

Contexte. C'est ici que tu devras rassembler les informations clés pour décrire ton plan de communication et le placer dans son contexte. Envisage d'aborder les aspects suivants :

• Vision et objectifs : Assure-toi de comprendre la vision et les objectifs de ton client, cela sera utile lors de la planification et de l'établissement du calendrier pour communiquer les progrès.

• Objectifs et délais : Fixe tes échéances spécifiques. Assure-toi que ton client sait quand tu le contacteras pour lui communiquer les objectifs et les étapes à franchir.

Besoins du projet. Les projets sont de toutes formes et de toutes tailles. Il est donc inutile de dire que chaque projet est différent, ce qui signifie que tu dois tenir compte de ces différences et comprendre les besoins de ton projet spécifique, ainsi que les préférences et les besoins spécifiques de ton client. 

Raison d'être. Chaque communication que tu envoies doit avoir une raison d'être. Il est important que tu prennes le temps de planifier une ligne directrice de base pour les sujets que tu couvriras lors de chaque courriel ou réunion avec tes clients. Cela t'aidera également à déterminer clairement à quel moment tu dois t'attendre à recevoir des mises à jour sur les progrès accomplis.

Méthode. Quelle est la méthode de communication préférée de ton client ? Discute de cette information avant le lancement du projet. De cette façon, tu sauras exactement comment mettre à jour tes progrès, que ce soit lors des réunions hebdomadaires, des courriels ou des appels téléphoniques. 

Responsabilité. Identifie qui est responsable de quoi, de cette façon, tu assigneras une responsabilité claire à ton équipe. Pour que ton plan de communication fonctionne, il est important que chaque personne connaisse également son rôle. 

Élaborer un plan de communication vraiment efficace à l'aide de diagrammes de Gantt

Lorsque l'on gère des projets, la communication des progrès réalisés est une part importante du travail. Mais aussi, si tu n'as pas les bonnes informations dès le départ, il te sera difficile d'exécuter ton travail efficacement. C'est pourquoi le fait de pouvoir rassembler les bonnes données et d'élaborer un plan qui servira de feuille de route pour la mise en œuvre du projet est essentiel.

Communiquer efficacement avec tes clients est un aspect crucial de la gestion des projets.

Quel que soit le type de projet sur lequel tu travailles, le plus important est que tu comprennes ce que l'on attend de toi et de ton équipe. En demandant à ton client de se mettre d'accord sur une stratégie, tu te faciliteras grandement la vie. Les parties prenantes sauront quand elles sont censées recevoir des mises à jour, et tu sauras ce que tu es censé communiquer, à chaque fois

Mais gérer des projets - et des équipes - n'est pas une tâche facile. Tu dois gérer des délais, des problèmes, des réunions et une centaine de demandes différentes à la fois. Heureusement, logiciel de gestion de projetcomme Instagantt peuvent t'aider à rester sur la bonne voie. Comment ? Pour commencer, tu peux créer des plans de communication pour tes projets et les gérer, le tout au même endroit. 

Cela signifie que tu stockeras toutes les informations relatives au projet en un seul endroit, ce qui fera vraiment la différence lorsque tu essaieras de rester au courant de tes progrès. Avec Instagantt, il est tellement plus facile d'élaborer et de mettre en pratique ton plan de communication. Notre logiciel de diagramme de Gantt te permet de gérer tes projets, de créer plusieurs tâches, des échéances, de planifier des réunions ou des appels téléphoniques, et de t'assurer de ne jamais manquer une échéance, surtout lorsqu'il s'agit de mettre à jour tes clients.

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Modèle de plan de communication