Arrêter l'échec d'un projet avec un plan d'urgence
Les gestionnaires de projet savent très bien qu'il suffit d'un seul événement imprévu pour faire dérailler complètement un projet. Les plans d'urgence servent à prévoir les imprévus et à se préparer à l'avance aux pires scénarios en décrivant les mesures que les membres de l'équipe ou l'entreprise devraient prendre en réponse à un événement négatif.
Qu'est-ce qu'un plan d'urgence en gestion de projet ?
Plan B, plan de secours, filet de sécurité ou plan de reprise après sinistre. Tous ces termes désignent la même chose : un plan qui doit être exécuté au cas où le plan que tu avais conçu à l'origine échouerait.
Les plans d'urgence consistent à s'attendre à l'inattendu et à se préparer à faire face aux pires scénarios avant qu'ils ne nuisent à ton projet ou à ton entreprise. L'utilisation de plans d'urgence s'applique à toutes les entreprises et ils sont créés pour aider les organisations à répondre à différentes situations.
Bien qu'ils soient le plus souvent utilisés pour se préparer à des scénarios négatifs, dans la gestion de projet, les plans d'urgence ne sont pas toujours liés à des événements négatifs . Contrairement à un plan d'atténuation ou à une stratégie de gestion de crise, un plan d'urgence se concentre sur la préparation à répondre à des événements perturbateurs (comme ce qui se passerait si une entreprise réalisait des ventes plus importantes que prévu). Les plans d'urgence peuvent être créés pour tirer parti d'opportunités stratégiques, et en tant que tels, ils constituent une stratégie proactive puissante qui peut t'aider à faire face à tout type d'événement perturbateur, positif ou négatif.
Avantages d'un plan d'urgence
Lorsque tu gères des projets, tu veux éviter tout risque inutile parce qu'un seul événement a le pouvoir de faire dérailler complètement tes plans. Le but de la planification d'urgence est de s'assurer que ton entreprise ou ton projet peut toujours fonctionner sans problème, malgré les changements, les erreurs et les événements inattendus.
Les plans d'urgence peuvent t'aider à réagir rapidement aux événements négatifs. En te préparant à l'avance, toi et ton équipe pouvez vous concentrer sur ce que vous devez faire plutôt que de perdre du temps à essayer de trouver une solution alors que vous êtes confrontés à une crise.
Tu peux réduire considérablement les risques et les dommages liés à un scénario négatif en mettant en place un plan d'urgence.
Comment créer un plan d'urgence
Voici les principales étapes que tu dois suivre dans le cadre d'un processus de planification d'urgence efficace.
Étape 1 : Établir les risques et les opportunités. À ce stade, tu vas vouloir dresser une liste des choses qui pourraient causer des problèmes ou qui pourraient mettre en péril l'orientation de tes plans. Avec l'aide de ton équipe (et même d'autres chefs d'équipe ou parties prenantes), identifie les événements les plus pertinents qui pourraient nuire au déroulement de ton projet ou de ton plan d'affaires. Tu peux faire de même avec les opportunités, pour rédiger un plan d'urgence "scénario positif".
Étape 2 : classe les risques par ordre de priorité en fonction de leur impact. Maintenant que tu as créé une liste de risques et de problèmes possibles, tu dois les classer par ordre de priorité en fonction de la menace qu'ils représentent. Tu peux avoir différents scénarios, mais ils ne posent pas tous le même niveau de préjudice. Il est utile de classer et d'évaluer les risques en fonction de l'impact ou même de la probabilité qu'ils se produisent.
Étape 3 : créer des plans d'urgence. À ce stade, tu dois créer et mettre en place différentes étapes qui décrivent les actions que toi et ton équipe devrez accomplir en fonction des risques identifiés à l'étape précédente. Il est important d'être précis et de mettre en évidence les mesures qui devraient être prises pour rétablir ton plan ou ton entreprise après que l'événement a eu lieu.
Étape 4 : Partage tes plans. Maintenant que tu as passé tes plans en revue, il est important de les partager avec toutes les personnes concernées. Communique-les aux membres de l'équipe et aux parties prenantes, et assure-toi que tout le monde les comprend. Ainsi, au cas où ton entreprise aurait besoin de le mettre en œuvre, tout le monde pourra agir le plus rapidement possible.
Étape 5. Réexamine le plan. Les plans d'urgence peuvent changer. N'oublie pas de revoir ton plan périodiquement pour t'assurer que tu n'as pas oublié de menaces, de risques ou de scénarios.
Fais passer ton plan d'urgence au niveau supérieur avec Instagantt
Les nouveaux projets sont toujours excitants, il est donc logique que ton équipe soit impatiente de se lancer avant de prendre le temps d'analyser ce qui se passerait si quelque chose d'inattendu se produisait en cours de route. Mais en prenant le temps de réfléchir aux risques possibles et de créer des plans d'urgence, tu pourras t'assurer que ton projet se déroulera sans problème.
Les plans d'urgence nécessitent un certain niveau d'ordre. Tu dois cartographier et catégoriser les informations, mais étant donné qu'ils nécessitent également une analyse et un examen constant, il est important qu'ils puissent être facilement personnalisés et partagés. C'est là que les logiciel de gestion de projettels queInstaganttpeut s'avérer extrêmement utile.
Grâce aux diagrammes de Gantt, tu pourras créer et partager des plans d'urgence en quelques minutes. De plus, tu pourras suivre les risques, les scénarios et les opportunités, et tu pourras revoir et modifier tes informations autant que tu en auras besoin.
