Le travail à distance est là pour rester et les entreprises du monde entier n'ont pas tardé à adopter les réunions quotidiennes comme moyen de simplifier les flux de travail et d'optimiser les routines quotidiennes. Les réunions quotidiennes sont une solution efficace pour que les équipes restent unies, connectées et sur la bonne voie pour atteindre leurs objectifs, car elles aident à planifier le travail de la journée.
En termes simples, un standup quotidien ou un "daily Scrum" (référence au cadre Scrum) est un événement récurrent de 15 minutes encadré dans le temps au cours duquel les équipes parlent, discutent et planifient les 24 heures à venir.
Ces réunions d'équipe sont organisées pour résoudre un problème ou un ensemble particulier de problèmes. Les réunions quotidiennes permettent de garder les gens sur la bonne voie et de les synchroniser avec leur travail, en partageant des points de vue particuliers sur les progrès de l'équipe. Elles doivent leur nom au fait que les gens ont tendance à participer debout, ce qui leur permet d'être plus brefs.
Comment les entreprises peuvent-elles tirer profit des réunions quotidiennes ?
Généralement, les standup meetings étaient surtout réservés aux équipes d'ingénieurs, mais il semble maintenant qu'ils aient rapidement gagné en popularité après que de plus en plus d'entreprises aient dû s'adapter rapidement au travail à distance. Les standups quotidiens sont devenus utiles pour toutes sortes d'équipes, aux quatre coins du monde.
En réalité, les réunions quotidiennes peuvent être bénéfiques pour tout le monde, car elles aident les gens à travailler plus efficacement ensemble en partageant les plans d'action, en comprenant les objectifs de chacun et en discutant des obstacles éventuels. Alors, quels sont les principaux avantages de l'adoption de réunions quotidiennes ?
Collaboration. Elles favorisent la conversation et la collaboration entre les membres de l'équipe. En organisant des réunions quotidiennes, tes coéquipiers auront l'occasion de discuter des problèmes, des idées et des obstacles éventuels. Les réunions quotidiennes permettent à ton équipe de savoir sur quoi tout le monde travaille, ce qui favorise la circulation de l'information.
Partager les objectifs. Les standups quotidiens permettent de maintenir la conversation et ils offrent à ton équipe un endroit où discuter et internaliser les objectifs liés à un projet. De plus, en en discutant, tu t'assureras que tes équipes comprennent parfaitement les buts et les objectifs de chacun.
Réduire les barrages routiers et les goulots d'étranglement. Ils permettent également aux chefs d'équipe d'identifier les problèmes avant qu'ils ne deviennent problématiques. Pourquoi ? Parce que lorsque les membres de l'équipe discutent des tâches sur lesquelles ils se sentent un peu bloqués, les autres membres de l'équipe peuvent proposer de l'aide ou des idées sur la façon de surmonter les difficultés.
En règle générale, les réunions d'information quotidiennes doivent respecter le format de 15 minutes et se concentrer sur la réponse de chacun aux trois mêmes questions:
Ce qu'ils ont accompli depuis la dernière réunion.
Ce qu'ils vont faire aujourd'hui.
Y a-t-il des obstacles ou des barrières qui les empêchent d'avancer ou d'accomplir des tâches.
Voici quelques conseils supplémentaires pour organiser rapidement des réunions quotidiennes efficaces :
Fixe une heure et engage-toi à la respecter.
Suis un ordre du jour clair.
Respecte toujours le même format.
Instagantt et réunions quotidiennes
Pour que les réunions debout soient efficaces, elles doivent être des événements récurrents. C'est pourquoi il est idéal d'avoir un format de référence. En utilisant le même mécanisme tous les jours, ton équipe sera synchronisée et au courant de ce que font les autres. Un excellent moyen de simplifier ton flux de travail et d'optimiser tes réunions quotidiennes est de travailler avec un modèle. Et c'est exactement là qu'intervient un logiciel de diagramme de Gantt comme Instagantt peut t'aider.
Instagantt est spécialisé dans la création de diagrammes de Ganttqui peuvent être très utiles pour organiser le travail et les projets en cours. Instagantt te permet de créer un agenda dans un format très clair pour que tout le monde puisse le comprendre, et grâce à ses fonctions de collaboration uniques, tu peux créer et assigner des tâches aux membres de l'équipe, ce qui te permet de suivre leur travail au quotidien.
Tu peux aussi fixer des échéances et écrire des commentaires et des descriptions spécifiques sur n'importe quelle tâche, ce qui peut être d'une grande aide en cas d'éventuels goulets d'étranglement et barrages routiers, car chacun peut revoir et ajouter des informations sur la façon de collaborer et de s'entraider.
En créant ton propre format, tu prépares ton équipe à la réussite. Utilise Instagantt lors des réunions quotidiennes pour passer en revue et discuter des résultats du travail de la veille, et créer des plans d'action pour tous les scénarios possibles.
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