Habituellement, lorsque tu termines un projet et que tu le passes en revue avec ton équipe, la phrase "nous aurions pu faire cela beaucoup mieux" revient sur le tapis. Mais ce n'est pas nécessairement une mauvaise chose. Cela signifie qu'il y a de la place pour l'amélioration, et c'est là que la mise en œuvre et l'utilisation d'un modèle de leçons apprises profiteront grandement à tes futurs projets.
Les leçons apprises se réfèrent à un ensemble d'activités ou d'actions réalisées pour atteindre un ensemble spécifique de produits, de résultats ou de services. Dans le cadre de la gestion de projet, ce processus prend la forme d'une conversation ou d'une réunion qui se tient généralement après la fin d'un projet et au cours de laquelle les personnes examinent le projet rétrospectivement. Cette réunion est généralement menée par le chef de projet, les membres de l'équipe concernée et les principaux représentants du client et de l'entrepreneur.
Les leçons apprises sont extrêmement pertinentes pour les chefs de projet car elles permettent aux équipes d'acquérir des connaissances à partir du processus de conduite d'un projet, aussi bien les bonnes que les mauvaises. L'idée derrière ce processus est d'apprendre quels ont été les aspects positifs afin de les répéter dans les projets futurs et de faire des ajustements afin de ne pas répéter les erreurs qui ont été commises tout au long du cycle de vie du projet. Ces aspects peuvent concerner des méthodologies, des équipes, des processus ou des systèmes.
À long terme, les leçons apprises peuvent grandement améliorer la façon dont les entreprises exécutent les projets parce qu'elles aident à saisir, à documenter et à mettre à jour les informations nécessaires pour maintenir les projets sur la bonne voie. De plus, ils permettent aux équipes de réfléchir et d'examiner ce qui fonctionne bien et comment on peut l'améliorer.
Lorsque tu organises une réunion sur les leçons apprises, tu dois prendre en compte à la fois les aspects positifs (les victoires) et les aspects négatifs (les questions ou les problèmes). Une victoire, naturellement, est quelque chose qui a conduit à un résultat positif, que tu voudras répéter dans tes futurs projets. Un problème, en revanche, est quelque chose qui a eu un impact négatif sur n'importe quel aspect de ton travail.
Le processus des leçons apprises comprend 4 étapes qui t'aideront à saisir les informations et te permettront de les utiliser en cours de route. Ces étapes sont :
L'aspect essentiel à garder à l'esprit est que tu voudras documenter les connaissances les plus précieuses que tu as apprises afin de ne pas répéter les mésaventures qui se sont produites tout au long du processus.
Être capable d'identifier ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, c'est la seule chose qui te permettra d'être meilleur dans ton travail. Si tu veux obtenir de meilleurs résultats, tu dois réfléchir à ce qui a été appris à la fin de chaque projet. En prenant le temps d'écrire et de conduire les leçons apprises, tu adopteras une approche productive, qui aura un impact positif sur tes futurs projets.
Les diagrammes de Gantt peuvent être d'une grande aide lors de la réalisation des leçons apprises. Un logiciel de gestion de projet en ligne tel que Instagantt peut t'aider à rédiger, conduire et stocker les leçons apprises pour chacun de tes projets. Tu pourras facilement classer tes victoires et tes problèmes et décrire leur résultat et leur impact. Plus important encore, tu pourras collaborer avec ton équipe, ce qui leur permettra de participer au processus de manière active. De cette façon, les informations deviennent disponibles pour tout le monde, maintenant et à l'avenir aussi.
Commence à gérer tes projets efficacement et ne te débats plus jamais avec des outils complexes.
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