Réunions individuelles : Avantages, questions, conseils et modèle
Les managers disposent de différents outils pour aider les membres de leur équipe à réussir, mais les réunions individuelles sont l'un des outils les plus courants, les plus simples et les plus efficaces que les managers peuvent utiliser pour s'assurer que les membres de leur équipe sont productifs et pour établir des rapports directs honnêtes. Cependant, pour garantir l'efficacité des réunions en tête-à-tête, il faut les structurer.
Les réunions individuelles sont un espace dédié aux managers et aux employés pour discuter des performances, du développement personnel, des résultats et des projets à venir. Ils constituent un outil puissant pour les managers car ils leur permettent de circuler à travers une variété de sujets sur une période spécifique, en fonction de ce que tu choisis de prioriser.
Les réunions individuelles ne devraient pas être utilisées uniquement pour des questions opérationnelles axées sur les tâches, car elles permettent également aux managers d'aborder d'autres aspects tels que le bien-être, la croissance, les aspirations professionnelles et l'alignement des membres de leur équipe. Si tu as déjà organisé des réunions individuelles dans le passé et que tu as l'impression de ne pas en avoir vraiment tiré profit, tu dois très probablement vérifier tes fondamentaux. L'absence d'une bonne structure pour les réunions individuelles peut facilement empêcher les managers de tirer le meilleur parti de leur temps, car en réalité, si l'on ne prend pas les mesures nécessaires avant et pendant chaque réunion, il est facile de faire en sorte que tes réunions n'atteignent pas leur véritable potentiel.
Pourquoi organiser des réunions individuelles ?
En général, les entretiens individuels aident les managers et leurs employés à mieux fonctionner en équipe: ils permettent aux managers de fournir des informations en retour et, en même temps, ils permettent aux employés de discuter des choses qu'ils aimeraient faire ou changer. La plupart des managers utilisent leurs entretiens individuels pour vérifier l'état d'avancement d'un projet, mais ils constituent également un excellent outil pour découvrir les questions interpersonnelles avant qu'elles ne se transforment en problème et n'entravent l'avenir de l'employé au sein de l'organisation.
On peut dire sans risque de se tromper que les entretiens individuels permettent aux managers d'aider leurs employés à réussir. Les managers peuvent également utiliser ce temps pour discuter des parcours professionnels, partager des conseils et attribuer des projets qui correspondent vraiment aux intérêts de leurs employés.
Questions sur les réunions individuelles
Les entretiens individuels efficaces circulent à travers différents sujets, cependant, plusieurs questions fournissent un contexte précieux pour ta réunion. Ces questions sont importantes à poser lors de chaque réunion car elles permettent de comprendre comment les employés se débrouillent en matière de vie professionnelle et de bien-être. Voici les questions clés que tu peux poser :
1. Comment ça se passe aujourd'hui ?
2. Quels ont été les éléments les plus importants de la semaine dernière ?
3. Qu'est-ce qui te préoccupe cette semaine ?
4. Quels sont tes projets et tes priorités cette semaine ?
Il s'agit des questions de contrôle typiques, mais il y a aussi d'excellentes questions d'alignement que tu peux poser régulièrement aux employés pour discuter de la façon dont ils sont connectés à leur travail et à l'organisation :
Demande s'il y a des questions sur un changement récent concernant une situation particulière qui a fait surface dans l'entreprise.
Demande le niveau de confiance concernant la direction que prend l'entreprise.
Demande-leur ce qu'ils pensent de la direction que prend l'entreprise.
Voici également d'excellentes questions que tu peux poser lors de tes réunions individuelles pour créer des liens, fixer des priorités et soutenir les employés, qu'ils travaillent à distance ou non :
Y a-t-il des mises à jour ou des situations dont nous devrions parler ?
As-tu l'impression que l'entreprise soutient efficacement les employés à distance ?
Penses-tu que nos processus de décision incluent les personnes qui travaillent à distance ?
Comment gères-tu les distractions pendant la journée ? Est-ce un défi pour toi ?
Quelles sont tes dernières victoires ?
Y a-t-il des choses ou des actions particulières que tu aurais pu faire différemment ?
Sur quoi vas-tu te concentrer jusqu'à notre prochaine rencontre ?
Es-tu confronté à des obstacles en ce moment ?
Y a-t-il quelque chose que nous puissions faire pour améliorer la culture d'équipe ?
As-tu des commentaires à me faire ?
Quels sont tes objectifs professionnels à l'heure actuelle ?
Es-tu satisfait du niveau de communication de notre équipe ?
Modèle imprimable d'entretien individuel avec un employé
Nous avons créé un modèle dans Instagantt qui te permet de structurer tes entretiens individuels . Il est très facile à utiliser et à mettre à jour, et, en utilisant ce logiciel de gestion de projet en ligne, tu peux facilement planifier, et mettre à jour tes réunions individuelles, et aussi créer des rapports basés sur les performances de tes employés .
Tu peux créer un modèle de base qui te permet de planifier et de rassembler rapidement des informations. Pour les gestionnaires, c'est une excellente chose car cela permet d'économiser des heures de travail manuel. En utilisant les diagrammes de Gantt, tu peux créer autant de modèles que tu le souhaites, accéder à ces informations de n'importe où, les partager ou les imprimer par le biais d'une image, d'un fichier PDF ou d'un fichier Excel.
Tu peux suivre les mises à jour, les victoires, les performances et les défis. Tu peux utiliser un code couleur pour les noms des employés ou les projets afin d'exploiter ces informations et d'avoir un aperçu rapide des performances et du statut de ton équipe. De plus, en gardant la trace de ces informations en un seul endroit, tu peux toujours t'assurer qu'elles sont accessibles pour toi et les analyser chaque fois que tu en as besoin.
