Les réunions; qu'on les aime ou qu'on les déteste, elles sont souvent une activité nécessaire lorsqu'on travaille sur des projets de développement. Elles rassemblent les bonnes personnes et laissent place aux doutes, aux questions, à la reconnaissance et à la planification. Si tu as déjà quitté une réunion en ayant l'impression qu'elle était inutile, ennuyeuse et improductive, il y a de fortes chances que cette réunion n'ait pas été bien planifiée ni préparée .
Nous sommes tous passés par là. Submergés de travail et pourtant programmés pour passer la journée en réunions successives. Laisser aux gens le sentiment qu'ils ont assisté à une réunion au cours de laquelle ils ont perdu leur temps et leur concentration peut faire plus de mal que de bien. C'est une situation courante dans les lieux de travail très occupés, et c'est pourquoi il est crucial de tirer le meilleur parti du temps de chacun .
Mais pour être honnête, les réunions peuvent aussi être très efficaces et extrêmement productives lorsqu'elles sont bien planifiées. Dans les affaires et dans la gestion de projet, les réunions sont un vecteur de communication et elles peuvent être le facteur clé du lancement d'un projet très réussi.
Un organisateur de réunion est un moyen efficace de planifier, de concevoir et de réaliser une réunion efficace ; une réunion qui aura un impact positif sur toutes les personnes qui y participent. Dans la gestion de projet, un document de planification de réunion est un outil très utile pour organiser et structurer le déroulement d'une réunion, en évitant toute dérive et en s'assurant de rester fidèle à ce qui doit vraiment être communiqué .
Avantages des réunions de planification organisées
Que tu organises des réunions de lancement, des réunions de proposition de projet ou des réunions de synthèse quotidiennes, il y a toujours des avantages à les réaliser efficacement. Par exemple :
Ils génèrent des idées fraîches et nouvelles.
En générant des idées, les gens ont tendance à participer davantage.
Ils responsabilisent les équipes en leur permettant de prendre des décisions.
Ils aident à brosser un tableau d'ensemble en expliquant les idées et les objectifs.
Ils permettent des discussions ouvertes.
Éléments clés d'une réunion de planification
Pour organiser des réunions de planification efficaces et voir ces avantages se concrétiser, il faut suivre certaines directives. Garde à l'esprit que plus tu seras préparé, plus la réunion sera productive et plus la planification de ton projet sera efficace. Voici les éléments essentiels que tu dois prendre en compte lors de la préparation d'une réunion de planification .
Vision, buts et objectifs. Avant même de commencer à programmer des personnes, tu dois avoir un plan. Tu dois comprendre clairement les buts et les objectifs que tu cherches à atteindre. Pour cela, il faut savoir quels sont les problèmes que tu essaies de résoudre, en d'autres termes, la vision de ton plan. En ayant une vision claire de tes buts et objectifs, tu t'assures que les membres de ton équipe et les parties prenantes comprennent bien ce que tu leur dis.
Facteurs critiques de succès. Avoir une vision claire de tes objectifs signifie aussi que tu as déterminé les choses que tu ne peux pas ne pas accomplir. Ces éléments sont également connus sous le nom de facteurs critiques de succès, qui comprennent généralement les produits à livrer, le budget et le calendrier. Ces éléments fondamentaux doivent être classés par ordre de priorité et sauvegardés, et ils doivent être communiqués lors de ta réunion de planification.
Indicateurs clés de performance. Une réunion de planification efficace doit également aborder les KPI (indicateurs clés de performance) de ton projet. Pourquoi ? Parce que cela montre comment ton projet s'efforce d'atteindre sa valeur et ses objectifs. Assure-toi d'inclure les indicateurs clés de performance, cela permettra d'expliquer l'objectif, ainsi que le rôle de ton équipe dans la réalisation de l'objectif.
Questions clés. Lorsque l'on gère des projets, il y a toujours des facteurs ou des obstacles qui doivent être éliminés avant d'aller de l'avant avec un plan. Il est important d'identifier, d'énumérer et de communiquer ces questions clés afin de pouvoir discuter de l'approche qui sera choisie ainsi que des personnes qui seront responsables de la résolution de ces sujets urgents.
Prépare ta réunion de planification avec Instagantt
Que tu rassembles ton équipe pour une courte séance de planification ou plutôt pour une longue réunion de planification stratégique, tu tireras profit du temps de chacun en te préparant à l'avance. En prenant le temps de préparer ta session de planification, tu adopteras une approche productive, qui aura un impact positif sur ton projet en gardant ton équipe alignée sur ta vision, ta stratégie et tes objectifs généraux.
Un logiciel de diagramme de Gantt en ligne tel que Instagantt peut grandement faciliter ce processus en te permettant de préparer et d'exposer la vision, les objectifs, les facteurs critiques de succès et les indicateurs clés de performance de ton projet. De plus, tu pourras y joindre toutes les données et tous les documents importants qui t'aideront à fournir un contexte à tes réunions de planification, ainsi qu'à faire avancer ton plan d'action en listant et en planifiant les tâches, et en les attribuant sur le champ aux responsables idéaux.
