Les projets passent par différentes étapes. Les chefs de projet se concentrent sur les propositions et ils travaillent dur pour exécuter leurs projets avec succès, mais le processus qui implique la finition nécessite la même attention que le reste du cycle de vie du projet, car c'est l'étape qui aidera systématiquement les équipes à comprendre les résultats du projet par rapport à ses objectifs initiaux.
La clôture d'un projet fait référence à l'étape finale du cycle de vie d'un projet. Elle consiste à suivre un certain nombre de processus prédéfinis qui conduisent à finaliser officiellement le projet, ce qui peut inclure des paiements, des signatures, des approbations, et plus encore.
Une fois le projet terminé, une documentation formelle est utilisée pour indiquer que le chef de projet a reçu l'acceptation du client ou des parties prenantes en ce qui concerne la performance globale du projet. Un document de clôture de projet communique également le niveau de performance du projet par rapport aux objectifs initiaux, au plan, à l'échelle de temps et au budget.
Importance de la procédure de clôture du projet
La clôture du projet est une partie importante du cycle global du projet, et elle doit être effectuée avec soin, principalement parce qu'une fois l'analyse terminée, elle aidera les chefs de projet à régler les derniers détails, et elle permettra également aux équipes de tirer des leçons de leur expérience, en dressant la liste des avantages et des inconvénients, des hauts et des bas, des bénéfices et des lacunes, et d'utiliser ces informations comme référence, ce qui augmentera l'efficacité de leurs futures entreprises.
En d'autres termes, la clôture d'un projet nécessite une combinaison des facteurs suivants lorsqu'ils sont appliqués à un projet:
Assurance que le travail a été entièrement réalisé.
Affirmation que tous les objectifs et produits livrables convenus ont été atteints et exécutés.
Acceptation formelle de l'achèvement d'un projet, qui nécessite une signature des parties prenantes.
Les principales étapes de la clôture d'un projet
Avant de commencer, garde à l'esprit que l'objectif que tu cherches à atteindre est de documenter les faits importants en rassemblant toutes les informations pertinentes concernant l'ensemble du cycle de vie de ton projet. Cette étape comporte plusieurs étapes différentes qui doivent être soigneusement suivies afin de clôturer correctement un projet. Voici les principaux éléments clés :
Réviser. Revoir la portée du projet, les exigences et les résultats attendus est une excellente pratique. Cela te permettra de t'assurer que chaque tâche a été accomplie en conséquence.
La paperasserie. Tu devras obtenir les approbations et les signatures des parties prenantes ainsi que des tiers impliqués. Assure-toi que les paiements sont réglés et traite toutes les factures, frais ou commissions en suspens. Cela assurera la satisfaction de toutes les personnes impliquées dans le projet et garantira que ton budget et ton analyse des coûts seront corrects.
Ressources . Il s'agit du processus formel par lequel tu libères ton équipe du projet. Cela peut également inclure des équipes externes (au cas où tu aurais externalisé l'équipement, la technologie, le matériel, etc.)
Informations et documentation. Il est temps de documenter tes découvertes et ton expérience. Archivez chaque document et toute donnée pertinente qui pourrait s'avérer utile à partir des réunions passées. Inclut les plans de projet, les propositions, les comptes rendus de réunions, les exigences commerciales, les contrats, les documents financiers, et plus encore. Ta documentation te fournira des informations précieuses pour les projets futurs.
Organise une réunion de clôture du projet. C'est une étape importante pour ton équipe, ne la néglige pas. Rassemble ton équipe et invite-la à donner son avis sur le projet ; les bonnes et les mauvaises choses. Fais participer toutes les personnes impliquées et organise une réunion de clôture du projet au cours de laquelle tu pourras discuter des résultats, explorer les leçons à tirer et reconnaître les efforts exceptionnels. L'un des grands avantages d'organiser une réunion post mortem est qu'en fin de compte, lorsque tu reviendras sur les données, tu comprendras parfaitement ce qui a fait le succès du projet et les aspects que tu devrais envisager de modifier. Après tout, les projets vont se succéder et tu devrais tirer des leçons de chaque expérience.
Nous avons discuté en détail de l'importance de la clôture du projet ; l'étape finale du cycle de vie de chaque projet qui permet aux chefs de projet et aux équipes de documenter, d'archiver, d'analyser et de discuter des résultats et de la performance de leur voyage de travail.
Mais, existe-t-il un outil qui peut t'aider à finaliser la procédure et à suivre les bonnes étapes qui impliquent la clôture d'un projet ? La réponse est oui. Instagantt peut t'aider à t'assurer que tu ne manques aucune étape importante. De plus, en utilisant notre modèle gratuit, tu peux être sûr que tu documenteras les bonnes informations et que tu économiseras du temps et de la paperasse.
Exemple de diagramme de Gantt pour la clôture d'un projet
La clôture d'un projet peut être un chemin difficile à parcourir si tu n'as pas la bonne aide. De nombreuses ressources doivent être rassemblées afin de recevoir l'acceptation formelle de l'achèvement d'un projet. Notre modèle de clôture de projet t'aidera à gérer le processus de la bonne façon.
