Réunion de lancement de projet : Commence tes projets de la bonne façon

Qu'est-ce qu'un lancement de projet ?

Une réunion de lancement de projet est la première réunion avec l'équipe de projet et le client du projet. Elle implique toutes les personnes qui contribuent à l'exécution d'un projet et sert à établir les buts et les objectifs communs du projet. 

En général, différentes parties prenantes devront participer à cette réunion - chefs de projet, équipe de projet, équipe de produits, sponsors et direction - car les informations partagées au cours de cet événement aideront à définir la vision et l'étendue des missions de l'équipe. La réunion de lancement permettra d'établir une bonne communication entre les différentes parties, d'aligner les attentes, d'établir des calendriers et de se mettre d'accord sur les étapes. À la fin de la séance, tout le monde devrait avoir une idée claire de ce à quoi ressemblera un projet réussi. 

Quand utiliser le lancement d'un projet

Les chefs de projet devraient réunir toute l'équipe et organiser des réunions de lancement au début d'un projet. Les membres de l'équipe peuvent se présenter les uns aux autres et partager leurs attentes pour le projet. Les réunions de lancement peuvent également avoir lieu après le lancement de projets plus petits, ou lorsque des projets plus importants sont sur le point de démarrer. Tu peux organiser une réunion avant l'exécution du projet (recommandé pour les petits projets), ou prévoir différentes réunions pour chaque phase des projets plus importants. 

L'importance d'une réunion de lancement

En organisant des réunions de lancement, on s'assure que tout le monde comprend son rôle, et en définissant des attentes claires dès le départ, les membres de l'équipe peuvent rester sur la bonne voie et motivés quant à leur rôle dans l'exécution du projet . Les réunions de lancement facilitent également la communication entre les membres du projet et permettent la collaboration au sein de l'équipe. Voici quelques-uns des points clés que tu voudras aborder et discuter lors d'une réunion de lancement :

• Présentation de l'équipe et des différents intervenants
• Contexte du projet et analyse de rentabilité
• Rôles dans le projet
• Champ d'application et calendrier
• But et objectifs du projet
• Plan d'action
• Les paramètres qui seront utilisés pour mesurer le succès

Qu'est-ce qu'une réunion de lancement ?

Désigne un preneur de notes. Commence par désigner un membre de l'équipe comme preneur de notes. Cette personne doit se charger de noter les notes, les mesures à prendre, les questions, les engagements, etc. À la fin de la session, passe en revue chaque question et assure-toi que tout le monde est aligné. 

Présente les membres de l'équipe. Laisse tout le monde se présenter et faire connaissance. Les brise-glace sont un excellent moyen de faire connaître les membres de l'équipe, d'établir un lien et d'améliorer la collaboration. 

Définis le contexte, la portée et les résultats du projet. Au cours de la réunion de lancement, tu dois fournir le contexte qui aidera ton équipe à mener à bien le projet. Cela signifie que tu dois discuter du contexte, de la portée, des résultats attendus et du calendrier du projet. Sois précis sur chaque sujet et réponds aux questions. Assure-toi que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les prochaines étapes de ton projet et ce qu'il doit accomplir.

Attribue les rôles de l'équipe. Discute des rôles et des responsabilités de chacun pendant tout le cycle de vie du projet. Inclure les transferts et les relations interfonctionnelles.

Définis les étapes. Il est essentiel d'établir un calendrier pour ton travail et de définir quand partager les progrès. Prends le temps de créer une base de référence pour savoir comment - et quand - toi et ton équipe prévoyez de partager les progrès et de passer en revue les étapes importantes. Cela comprend également le moment où ton client recevra des comptes rendus. 

‍

‍Discuter desprochaines étapes . Passe en revue les objectifs et les mesures à prendre et assure-toi que tout le monde a accès aux ressources et aux outils nécessaires.

‍

Organise et exécute ta réunion de lancement avec Instagantt

Quel est notre objectif ? Qui doit être impliqué ? Comment mesurerons-nous le succès ? Pourquoi ce projet a-t-il été approuvé ? Ce sont toutes des questions typiques que les équipes peuvent se poser avant l'exécution du projet. Une réunion de lancement de projet est l'endroit idéal pour répondre à ces questions, aligner les membres de ton équipe et ouvrir la voie à la réussite du projet. Les réunions de lancement devraient être utilisées pour tous les types de projets, qu'ils soient petits ou grands. Mais si tu veux que tes réunions de lancement soient vraiment efficaces, tu dois te préparer à l'avance. La bonne nouvelle, c'est que tu peux planifier, organiser et exécuter tes réunions de lancement en un seul endroit en utilisant Instagantt. Instagantt est un logiciel de diagramme de Gantt en ligne pour gestion de projet qui aide les équipes du monde entier à planifier, coordonner, programmer et exécuter leurs projets, du début à la fin. Les équipes peuvent compter sur Instagantt pour créer des diagrammes de Gantt d'aspect professionnel en quelques minutes et pour gérer leur travail efficacement en étant en mesure de visualiser les informations pertinentes liées au projet , telles que les délais, les ressources et le budget, et de conserver les tâches, les conversations et les documents dans un seul endroit centralisé. 

‍

Modèle de réunion de lancement