Comment organiser une réunion post-mortem efficace

Qu'est-ce qu'une réunion post mortem ?

Une réunion post-mortem consiste à rassembler des informations pertinentes auprès des personnes impliquées dans un projet une fois celui-ci terminé et à en évaluer les différents aspects. Au cours de ce processus, tu vas examiner ce qui s'est bien passé et ce qui s'est moins bien passé. 

Il arrive souvent que certaines choses ne se passent pas comme prévu lors de la réalisation d'un projet. Et même si tu parviens à terminer dans les délais et à respecter le budget, il est toujours possible que certains aspects de ton projet auraient pu être améliorés. La meilleure façon d'évaluer ton travail est d'organiser une réunion post-mortem du projet, où l'idée est de passer en revue tous les différents aspects, de s'assurer que les choses qui ont bien fonctionné continuent à se produire la prochaine fois et que les choses qui n'ont pas si bien fonctionné sont améliorées pour la prochaine fois.

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Quels sont les avantages d'une réunion post-mortem ?

Les analyses rétrospectives peuvent être très bénéfiques pour ton équipe, tes partenaires et tes clients, car elles t'aident à analyser et à améliorer tous les aspects d'un projet une fois qu'il est terminé. C'est pourquoi elles ne doivent pas être considérées comme un luxe. Et même si elles prennent du temps et des ressources, la vérité est que les réunions post-mortem sont une partie cruciale du cycle de vie du projet, et choisir de les sauter peut nuire aux résultats futurs de ton équipe et de ton entreprise.

Voici quelques-uns des avantages les plus courants des réunions post-mortem :

• Améliorer l'efficacité: En révisant ton travail, tu pourras tirer profit du simple fait de discuter du projet et de chacun des différents aspects que tu as eu à traiter. Tu pourras t'assurer d'être plus efficace et plus performant lorsqu'un projet similaire ou même un projet différent se présentera la prochaine fois, en identifiant les points à améliorer. 

• Renforce la communication au sein de l'équipe: En parlant et en écoutant les uns les autres, tu contribueras à rapprocher ton équipe et à améliorer la conscience que chacun a de ce que font les autres.

• Améliorer le moral de l'équipe : En discutant des points de réussite, tu célébreras les efforts de ton équipe. Ton équipe se sentira mieux par rapport à ce qui a été accompli et sera plus heureuse de retourner sur le terrain et de recommencer.

• Apprends de tes erreurs : L'examen de ton projet t'aidera à comprendre ce qui n'a pas fonctionné et à faire en sorte que cela ne se reproduise pas. En discutant des problèmes, ton équipe et toi pouvez trouver des moyens plus créatifs et plus efficaces de résoudre les problèmes et d'éviter qu'ils ne se reproduisent à l'avenir. Que tu aies eu des problèmes mineurs ou majeurs, il est important d'évaluer les choses qui ont mal tourné et de trouver des améliorations et de meilleures opportunités pour l'avenir. 

• Boucler la boucle : organiser une réunion post-mortem est aussi une façon collaborative de mettre officiellement fin à un projet et de donner à chacun une dernière chance d'avoir son mot à dire. Mais c'est aussi un excellent moment pour célébrer : ainsi, une fois que tout a été discuté, prends le temps d'apprécier ce qui a été accompli.

• Partage l'information: Partager les résultats de la réunion avec le reste de ton équipe et de l'entreprise aidera tout le monde à comprendre pourquoi ton projet s'est bien passé (ou pourquoi il ne s'est pas bien passé). Faire preuve de transparence avec le reste de l'entreprise joue également un rôle crucial dans l'amélioration de la communication organisationnelle et cela permet de créer des liens et de remonter le moral des troupes.

Composantes d'une autopsie

Lors d'une réunion post-mortem efficace, une bonne organisation est la clé du succès . C'est donc une excellente idée de garder à l'esprit les principaux points de discussion suivants à l'avance afin de toujours avoir un sens de l'orientation et un ordre du jour. Aborde les questions suivantes :

• Qu'est-ce qui a bien fonctionné pendant le projet et que nous pouvons répéter à l'avenir ?
• Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné et comment pouvons-nous l'éviter à l'avenir ?
• Que devrions-nous faire différemment la prochaine fois ?

De plus, garde à l'esprit que les données analysées au cours de la réunion post-mortem comprendront des apports de différentes sources, y compris les commentaires de l'équipe du projet et une évaluation des résultats du projet. Les résultats de l'analyse doivent contenir les éléments suivants :

• Une liste complète des questions à traiter 
• Les problèmes cruciaux qui ont freiné le projet
• Les succès qui ont aidé le projet 
• Les leçons qui nécessitent une action
• La personne responsable de la mise en œuvre de chaque action

Modèle de post-mortem

Organiser une réunion post-mortem devrait te sembler facile, et tu peux personnaliser ton plan au fur et à mesure, mais voici un bon point de départ.

• Choisis un jour où toute l'équipe est présente avec des horaires précis. L'objectif est que tout le monde puisse être vu et entendu.
• Permets à chaque membre de donner son avis sur la façon dont le projet s'est déroulé ou sur ce qui pourrait être amélioré à l'avenir. 
• Présente et discute des données analytiques recueillies. Les données recueillies peuvent inclure les délais, le budget, les impressions, etc.
• Fixez ensemble des objectifs pour le prochain projet. Tirez les leçons pendant que vous travaillez sur ce projet et discutez de ce que vous pouvez faire pour aller de l'avant afin d'appliquer les nouvelles découvertes pour rendre le prochain projet encore meilleur.
• Effectue un suivi de la réunion. Il est important de partager avec toutes les personnes concernées ce qui a été appris et discuté.

Un post-mortem de projet bien pratiqué peut vraiment aider n'importe quelle équipe. Et la bonne nouvelle, c'est que ce n'est pas aussi difficile que tu le penses. Tu dois simplement t'assurer que tu as un moyen de réunir les bonnes personnes et que tu as une bonne façon d'organiser les informations que tu dois collecter. Et bien sûr, l'une des meilleures façons de planifier et d'exécuter est de créer un diagramme de Gantt. 

Lelogiciel de diagrammes de Gantt peut être d'une grande aide lors de la conduite de réunions post-mortem. Un logiciel de gestion de projet en ligne tel que Instagantt peut t'aider à planifier, à mener et à stocker ce qui a été discuté pendant tes réunions post-mortem. Tu pourras facilement catégoriser tes réussites ainsi que tes points d'amélioration. Plus important encore, tu pourras collaborer et assurer le suivi avec ton équipe, ce qui leur permettra de participer activement au processus. De cette façon, les informations deviennent disponibles pour tout le monde, maintenant et à l'avenir aussi.

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Exemple de réunion post-mortem