Qu'est-ce qu'une réunion pré-mortem et comment l'organiser ?
Tu as peut-être déjà entendu parler des réunions ou des exercices post-mortem, au cours desquels les équipes discutent des succès et des échecs d'un projet. Mais qu'en est-il des réunions pré-mortem ? Ce type de réunion a lieu avant le lancement d'un nouveau projet et aide les responsables et les membres de l'équipe à réfléchir à ce qui pourrait se produire dans le cadre d'un projet (en bien ou en mal), et à élaborer des plans pour des scénarios spécifiques.
Les réunions post-mortem sont bien connues. Elles sont couramment menées en rassemblant des informations pertinentes auprès des personnes impliquées dans un projet après son achèvement et elles sont réalisées en évaluant les différents aspects du projet. Au cours de ce processus, les chefs de projet et les membres de l'équipe examinent ce qui a bien fonctionné et ce qui a moins bien fonctionné.
Le problème des réunions post-mortem, c'est qu'elles sont organisées après les faits. Et s'il est très utile d'apprendre des erreurs du passé et d'éviter de répéter les actions qui ont fonctionné comme prévu, il serait également extrêmement utile d'éviter certains scénarios et risques lors de la conduite d'un nouveau projet. Heureusement, une réunion pré-mortem est un excellent moyen de réunir une équipe, de discuter des risques et d'élaborer des plans pour gérer et atténuer ces risques avant qu'ils ne deviennent réalité.
Quels sont les avantages d'une rencontre pré-mortem ?
Pré-mortem et post-mortem. Cela ne signifie pas nécessairement que l'un est meilleur que l'autre. Les deux exercices présentent vraiment des avantages. La seule différence est que, dans un pre-mortem, l'équipe imagine que le projet a échoué. Cela peut sembler négatif, mais en réalité, cette stratégie permet aux équipes d'analyser des scénarios et de travailler à rebours à partir d'un point d'échec dans le seul but de déterminer ce qui a causé l'échec et ce qui aurait pu être fait pour l'éviter.
La conduite de réunions pré-mortem peut offrir différents avantages à tes projets. Passons en revue certains d'entre eux :
Ils aident à identifier de nouvelles perspectives et des problèmes potentiels avant de lancer un projet.
Ils stimulent la communication au sein de l'équipe en donnant à chacun la possibilité de s'exprimer.
Ils améliorent l'efficacité en veillant à ce que tout le monde se concentre sur la discussion des différents aspects de ton projet, ce qui aidera à saisir les questions sensibles avant qu'elles ne se transforment en problèmes.
Comment réaliser une réunion pré-mortem
Lorsqu'il est fait correctement, un pré-mortem peut considérablement aider à prévenir une crise. Mais cela n'a pas besoin d'être un processus compliqué. Au contraire, il peut s'agir d'un processus relativement simple si tu veilles à respecter quelques règles de base :
Prépare-toi. Assure-toi que ton équipe a été informée du plan du projet avant de commencer.
Réserve du temps ininterrompu, au moins deux heures. Ton équipe doit pouvoir se concentrer uniquement sur cette tâche.
Toutes les parties prenantes doivent être présentes. Tu voudras éviter tout angle mort éventuel, alors n'oublie pas d'inviter chaque partie prenante pour t'assurer d'intégrer tous les points de vue.
Prends des notes et révise. Pendant cette période, de nombreuses idées circuleront, d'où l'importance de prendre des notes. Quelqu'un doit être chargé de prendre des notes afin que, plus tard, ces informations puissent être examinées et révisées si nécessaire.
Maintenant, le processus. Tout d'abord, rassemble l'équipe et fais un remue-méninges pour trouver toutes les raisons possibles de l'échec du projet. Voici quelques questions de base :
Qu'est-ce qui pourrait mal se passer avec ce projet ?
Qu'est-ce qui pourrait nous faire manquer notre échéance ?
Qu'est-ce qui permettra à notre projet de respecter les délais ? Que se passera-t-il en cas d'échec ?
Que se passe-t-il si le logiciel que nous utilisons tombe en panne ?
Et si la personne la plus importante nous abandonne ?
L'objectif à ce stade est de créer une liste totalement exhaustive des choses qui pourraient mal tourner.
La seule chose qui n'est pas autorisée pendant cette phase, ce sont les propositions de solutions.
Maintenant, tu vas vouloir passer en revue toute ta liste de problèmes et sélectionner les 10 problèmes les plus importants sur lesquels tu vas te concentrer. Mais comment les sélectionner ? Assure-toi de te concentrer sur les problèmes qui te semblent essentiels à la réussite de ton projet, de choisir des problèmes qui sont susceptibles de se produire, ainsi que d'écarter les problèmes sur lesquels tu n'as aucun contrôle.
Modèle de pré-mortem
Les pré-mortems sont un excellent outil pour les responsables et les membres de l'équipe pour réfléchir à ce qui pourrait arriver dans un projet, le bon et le mauvais, et pour se préparer à différents scénarios. Elles nécessitent une préparation, mais la bonne nouvelle, c'est que le processus n'a pas besoin d'être compliqué. Tu dois juste t'assurer que tu as un moyen de réunir les bonnes personnes et que tu as une bonne façon d'organiser les informations que tu dois collecter. Et bien sûr, l'une des meilleures façons de planifier et d'exécuter un plan est de construire un diagramme de Gantt.
Les diagrammes de Gantt peuvent être d'une grande aide lors de la conduite des réunions pré-mortem. Un logiciel de gestion de projet en ligne tel qu'Instagantt peut t'aider à planifier, à mener et à stocker ce qui a été discuté pendant tes réunions pré-mortem afin que tu puisses revoir ces informations plus tard sur la route. Tu pourras facilement catégoriser tes scénarios problématiques ainsi que leurs solutions. Plus important encore, tu pourras collaborer et faire un suivi avec ton équipe, ce qui leur permettra de participer activement au processus. De cette façon, les informations deviennent disponibles pour chaque partie prenante, et tu peux revisiter les données autant que tu en as besoin.
