Qu'est-ce que les meilleures pratiques ?
Essentiellement, les meilleures pratiques sont des façons spécifiques de faire les choses que tu fais à chaque fois afin d'obtenir toujours le même résultat. Elles permettent de gagner du temps et sont plus efficaces parce que tu les as déjà testées et que tu sais qu'elles fonctionnent. Lorsque tu utilises les meilleures pratiques, tu t'assures que les choses sont faites exactement comme elles doivent l'être à chaque fois. Tu t'assures aussi que tout le monde connaît ces pratiques et la façon dont il faut procéder pour éviter toute confusion. Tu peux accélérer le processus et t'assurer qu'il est bien fait en même temps.
Tes meilleures pratiques
Alors, quelles sont les meilleures pratiques que tu devrais mettre en pratique ? Nous allons parler de dix pratiques qui devraient figurer sur ta liste, mais garde à l'esprit que tu peux mettre en place quelques pratiques exemplaires supplémentaires dans ton entreprise. Ces pratiques devraient fonctionner quel que soit le type d'entreprise que tu diriges, mais selon les besoins de ton entreprise, tu peux aussi commencer à mettre en œuvre des pratiques plus spécifiques à un domaine pour t'assurer que tous les membres de l'équipe font le travail comme il se doit et au moment où il se doit.
Jetons un coup d'œil à certaines des meilleures pratiques de gestion de projet disponibles, afin que tu puisses choisir celle qui te convient le mieux, à toi et à ton équipe :
1. Écris tout ce que tu as à dire
La toute première chose que tu dois faire est de t'assurer que tu écris tout ce qui concerne le projet sur lequel tu vas travailler. Lorsque tu peux écrire tous les détails, y compris l'étendue du projet, qui est responsable de quels éléments, ce qui doit être fait en cours de route et ainsi de suite, tu te donnes les moyens de réussir. Cela signifie que toutes les personnes impliquées sauront ce qui est fait, depuis les personnes responsables des tâches proprement dites jusqu'à celles qui recevront le produit final lorsque tu auras terminé.
Les choses peuvent être écrites à l'aide d'un diagramme de Gantt, qui t'aidera à présenter toutes les exigences, dépendances et échéances. De plus, tu as la possibilité de tout personnaliser en fonction de chaque projet.
2. Demande à tout le monde de donner son avis sur l'estimation
Lorsque tu établis une estimation des coûts et un calendrier, tu ne dois jamais le faire seul. Même en tant que chef de projet, il est essentiel d'obtenir l'avis de tous les membres de l'équipe. Parle aux différentes personnes qui seront responsables de chaque aspect du projet et assure-toi que chacune d'entre elles sait ce qu'elle est censée faire. Elles pourront ainsi te donner des idées plus précises sur la durée de chaque pièce du puzzle et sur les coûts des matériaux et de la main-d'œuvre.
Plus tu feras participer toute ton équipe à une situation pour t'assurer qu'elle sait ce qui se passe, plus les devis que tu donneras seront précis. Les gens avec qui tu travailles auront l'air beaucoup plus satisfaits et le client saura ce qui se passe.
3. Préciser les responsabilités
Lorsque tu dis à quelqu'un ce qu'il doit faire, tu dois être aussi précis que possible. Tu ne veux pas risquer que des projets ou des étapes d'un projet soient mal réalisés et cela signifie que tu dois dire à chaque membre de l'équipe exactement ce dont il est responsable. Lorsque tu leur dis ce qu'ils doivent faire et que tu clarifies chacun des différents aspects, tu peux t'assurer que tout sera fait correctement. Cela leur permettra également de te donner plus facilement des délais précis.
En plus de cela, leur donner les bonnes instructions et des instructions aussi détaillées que possible signifie qu'ils vont bien faire les choses du premier coup. L'assistant de planification AI peut aider à spécifier la feuille de route avec le domaine temporel pour chaque étape et à attribuer les tâches individuelles au coéquipier le plus compétent en ce qui concerne les compétences et le temps disponible. Cela signifie qu'il y a moins de reprises du travail en cours au sein de ton équipe. Cela signifie également que le client sera plus satisfait du produit final.
4. Reste au courant des progrès
En tant que chef de projet, tu es responsable de la réalisation du projet dans les délais. Même si tu veux t'assurer que chaque membre de ton équipe est responsable de sa part et que chaque personne respecte les meilleures normes, c'est toi qui seras responsable en dernier ressort. Tu dois t'assurer de savoir ce qui se passe à tout moment. Cela signifie que tu dois être au courant des progrès réalisés par ton équipe et des domaines dans lesquels elle pourrait prendre du retard. À partir de là, tu pourras les encourager à maintenir leur rythme, à l'accélérer ou à faire n'importe quoi d'autre.
En étant toujours au courant des progrès accomplis, tu te donnes les moyens, à toi et à ton équipe, d'atteindre de meilleurs niveaux de réussite. En effet, tu sauras quand les choses ne fonctionnent pas comme elles le devraient et tu pourras prendre des mesures immédiatement au lieu d'être pris au dépourvu plus tard.
5. Attention à l'élargissement de la portée
Lorsqu'il s'agit de diriger une équipe et d'exécuter un projet, il est facile de trouver des choses qui ne font pas partie du cahier des charges et qu'il est logique d'ajouter. Peut-être que tu commences par ajouter une petite section au projet parce que c'est logique. Ou peut-être que le client te demande d'ajouter quelque chose qui ne semble pas très important, alors tu le fais. Toutes ces choses font partie de l'élargissement de la portée du projet. Au lieu de ne faire que ce qui t'a été demandé au départ, tu t'engages dans beaucoup plus que ce que tu avais convenu au départ et tu n'es plus payé.
La chose la plus importante quand il s'agit de l'élargissement du champ d'application est de reconnaître ce que tu es en train de faire. Reconnaître à quel point tu as ajouté des "extras" au projet et s'assurer que tu es rémunéré correctement pour ces extras. Ou du moins, assure-toi d'être conscient des extras que tu fais sans aucune compensation supplémentaire.
6. Évaluer après le projet
Une fois le projet terminé, tu dois t'assurer d'évaluer l'ensemble du processus. Évalue comment le projet s'est déroulé, comment chaque étape a fonctionné en cours de route, etc. Assure-toi de prêter attention à chacune des étapes du processus et de savoir comment chacune d'entre elles a fonctionné ou non. Tu dois évaluer si tu avais une bonne estimation du temps et du budget ou si tu as dépassé l'un de ces facteurs ou les deux.
En évaluant après chaque projet, tu auras plus de chances de voir où les erreurs ont été commises et où les choses ont été bien faites. Il te sera alors beaucoup plus facile de procéder à des changements (dont nous parlerons dans une minute).
7. Tenir tout le monde informé
Il est toujours important de tenir toute ton équipe informée de ce qui se passe. Il se peut que tu découvres qu'un membre de l'équipe n'était pas présent lors d'une réunion où un concept important a été discuté ou que quelqu'un a été accidentellement oublié dans un courriel de groupe. Ou peut-être que quelqu'un n'a tout simplement pas remarqué ou prêté attention à quelque chose qui se passait. En informant tout le monde et en veillant à ce que tout le monde soit toujours sur la même longueur d'onde, tu peux t'assurer que le projet sur lequel tu travailles est réalisé correctement. Si tu ne fais pas attention ou si quelqu'un n'est pas informé, il peut y avoir des erreurs en cours de route.
Tenir tout le monde informé signifie leur faire connaître le projet initial, chaque étape du projet, la façon de suivre ce qui se passe, et plus encore. Cela signifie qu'il faut les mettre au courant des changements, des étapes, des échéances et de tout ce qui peut leur permettre de mener à bien leur partie du projet et de terminer l'ensemble du projet dans les temps.
8. Mettre en place une équipe de réponse aux risques
Le fait d'avoir une équipe de réponse aux risques te permet de rester beaucoup plus facilement au courant de ce qui se passe. En cas de problème, tu as une équipe qui peut intervenir et prendre les choses en main immédiatement. Il doit s'agir de personnes qui ont été formées pour s'occuper des urgences et qui peuvent intervenir quoi qu'il arrive et comprendre le problème pour le résoudre. La mise en place d'une équipe d'intervention en cas de risque peut demander un certain effort car elle nécessite une formation et du temps, mais une fois que tu l'auras mise en place, tu en reconnaîtras les avantages.
Tu voudras que cette équipe soit disponible pour t'aider, toi et le reste de ton équipe, à tout moment au cours d'un projet. Garde à l'esprit que ce sont eux que tu dois appeler si quelque chose doit être fait ou si une erreur est commise et doit être réparée.
9. Garde tout ensemble
Lorsqu'il s'agit de mener un projet, tu as besoin que tout ton matériel soit conservé ensemble. Ainsi, si tu as de la paperasse et de la documentation pour un projet spécifique, assure-toi qu'elles sont toutes au même endroit. Si tu as des prototypes et des modèles pour le projet ou des dessins, des croquis, des diagrammes ou quoi que ce soit d'autre, tu dois les garder dans un seul endroit autant que possible. Maintenant, il y aura différentes équipes qui auront besoin d'accéder à ces documents, ce qui signifie que certains peuvent être conservés dans différents départements ou zones de l'établissement. C'est acceptable tant que tout le monde sait où se trouve chaque élément.
En gardant les éléments ensemble autant que possible, il est beaucoup plus facile pour toi et pour l'équipe de rester au courant de ce qui se passe dans ton projet. Si tu dois constamment chercher différentes parties du projet ou différents documents, tu vas te retrouver submergé et incapable de faire les choses comme tu le souhaites.
10. Mettre à jour le processus
Enfin, une fois le projet terminé et après avoir franchi toutes les autres étapes, y compris l'évaluation de ton processus actuel, il est temps de commencer à examiner les changements qui peuvent et doivent être apportés. Réfléchis à ce que tu fais actuellement et à la façon dont cela a fonctionné ou non lorsque tu as suivi ce processus. Réfléchis à ce que tu pourrais améliorer et au type d'améliorations que tu devrais apporter. Tu veux être sûr de bien maîtriser toutes les étapes.
En apportant des changements et en mettant à jour ton processus, tu devrais gagner en efficacité et en efficience. Il se peut même que tu trouves des meilleures pratiques entièrement différentes que tu souhaites mettre en place. Le plus important est d'être exhaustif sur tes objectifs et tes projets à partir de maintenant.
Temps de conclusion
En mettant en œuvre chacune de ces techniques et chacun de ces plans, tu pourras commencer à construire et à améliorer ton entreprise. Tu seras en mesure d'exécuter tes projets de façon plus complète et certainement selon des normes plus élevées. De plus, tu pourras t'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde du début à la fin. Tu n'as pas à te soucier de savoir qui doit faire quoi ou comment un processus doit être mené à bien. Tu peux utiliser les meilleures pratiques dans tous les aspects de ton entreprise. En fait, elles ne doivent pas seulement concerner la façon dont les projets sont exécutés. Tu peux mettre en place ce type de pratiques pour tout ce que tu fais.
Le fait d'avoir une façon spécifique de répondre au téléphone, de prendre les messages, de contacter les clients et plus encore aidera tous les membres de ton équipe et de ton entreprise à comprendre ce qui se passe d'une fois à l'autre. Cela aidera tout le monde à rester sur la tâche et tout le monde à accomplir ses tâches de la bonne manière. Et c'est la partie la plus importante du processus. C'est la raison même pour laquelle il faut mettre en place des pratiques exemplaires.
