Comprendre la théorie des triples contraintes
La principale composante de la théorie des triples contraintes est que la portée, le temps et le coût sont des aspects imbriqués de tout projet sur lequel tu travailles. Lorsque l'un d'entre eux change, les deux autres doivent également être modifiés. Cela signifie que si le budget du projet change, le calendrier et la portée doivent également changer immédiatement. Si le calendrier change, l'étendue et le coût doivent changer et si l'étendue change, le coût et le calendrier doivent changer. Il est impossible de modifier l'un des facteurs sans affecter les autres. En tant que chef de projet, tu dois gérer chacun de ces aspects et les concessions ou changements qui se produisent dans chacun d'eux.
Les triples contraintes ou le triangle de la gestion de projet
Parce qu'elles sont présentes dans tous les projets, les triples contraintes sont également appelées le triangle de la gestion de projet , chacun des trois aspects différents faisant référence à un angle ou à une ligne du triangle. Ensemble, ils représentent les facteurs les plus importants pour mener à bien ton projet correctement, car tout le reste relève de ces trois grandes catégories. Mais chacun d'entre eux est un peu plus complexe que tu ne le penses, alors regardons de plus près dans quoi tu t'engages.
Champ d'application
Le premier aspect de ce triangle est la portée. La portée d'un projet est ce qui doit être réalisé dans le cadre du projet pour aller du début à la fin. Le champ d'application est ce sur quoi toi et le client vous êtes mis d'accord lorsque vous commencez à travailler sur le projet et il doit rester le même du début à la fin. S'il y a des changements dans la portée, cela entraînera invariablement des changements dans le calendrier et le coût, ou du moins, cela devrait maintenir un juste équilibre pour le client et l'équipe du projet.
La portée est généralement décrite dans un document, qui énonce tous les objectifs et toutes les exigences du projet. Cela permet de s'assurer que toutes les personnes impliquées dans le projet savent ce qu'on attend d'elles et peuvent l'exécuter. Cela permet au client de savoir ce que tu vas réaliser ou non pour lui dans le cadre du projet et de s'assurer que l'équipe est consciente de tout ce qui est nécessaire pour exécuter le projet correctement pour le client. Il permet également de s'assurer que tu ne tombes pas dans l'habitude du glissement de périmètre, qui peut devenir préjudiciable à tous les aspects de ton projet.
Le glissement de périmètre, c'est lorsque tu commences à ajouter des extras ou d'autres tâches au projet qui n'ont pas été convenues au départ. Peut-être que tu ajoutes des extras parce qu'ils semblent faire partie du projet alors qu'ils n'étaient pas nécessaires. Ou peut-être que le client demande du travail supplémentaire pendant que tu travailles sur le projet. L'une ou l'autre de ces choses peut commencer à contribuer à l'élargissement de la portée du projet, et le mauvais côté de l'élargissement de la portée est que tu pourrais te retrouver avec un projet beaucoup plus important à la fin sans même t'en rendre compte. Cela signifie que tu ne seras peut-être pas rémunéré correctement pour cela non plus.
L'heure
Le calendrier ou l'échéancier que tu vas suivre pour mener à bien le projet est un autre aspect important que tu dois prendre en compte. Tu dois évaluer le temps qu'il te faudra pour terminer le projet de la façon dont le client s'attend à ce qu'il le fasse. Tu dois examiner toutes les différentes choses que le client veut (la portée du projet) et ensuite consulter les membres de ton équipe qui seront responsables de la réalisation du projet pour savoir combien de temps cela prendra.
Réaliser un projet plus rapidement sera plus coûteux qu'un projet dont le calendrier est long et interminable. Du moins, si tu fais le même type de travail. Un projet plus important qui a un délai à respecter mais beaucoup de travail à effectuer aura également un coût plus élevé. Tout cela doit être évalué et tu dois être très attentif à la façon dont cela fonctionne et au type de calendrier que tu peux respecter en fonction de l'ampleur du projet et du coût.
Garde à l'esprit qu'il ne s'agit pas seulement du temps que prend le projet lui-même. Il s'agit aussi du temps qu'il faut pour que les autres parties du projet soient achevées. Tu veux savoir combien de temps il te faudra pour effectuer les recherches ou combien de temps tu passeras en réunion avec le client ou toute autre personne. Tout cela te permettra de budgétiser et de planifier ton temps plus efficacement et de t'assurer que toi et ton équipe pouvez faire ce que vous dites pouvoir faire.
Coût
Le coût du projet est le budget que tu présentes à ton client. C'est ce que tu vas lui facturer pour que le projet soit achevé et il doit représenter avec précision ce que tu vas faire et toutes les personnes impliquées. Il faut que le coût corresponde au temps dont tu disposes pour réaliser le projet et à l'ampleur du projet à réaliser. Tous ces facteurs vont t'aider à déterminer ce qui est un tarif équitable pour toute ton équipe.
Tu devras examiner le nombre d'heures qu'il te faudra pour réaliser directement le projet ainsi que les heures supplémentaires pour les recherches et les réunions ou pour vérifier auprès du client ou des autres membres de l'équipe. Tu dois penser aux heures que chaque membre de l'équipe consacre au projet. Tu dois aussi tenir compte du coût du matériel nécessaire pour réaliser le projet du début à la fin, qui peut être aussi simple que de l'espace sur tes ordinateurs ou aussi important que du bois, de l'acier ou d'autres articles physiques. Tu voudras aussi examiner l'équipement que tu dois utiliser, qui pourrait souffrir d'usure en raison de ton projet.
Assure-toi d'être ouvert et honnête avec le client au sujet du budget dès le début. Tu dois t'assurer de leur dire tout ce que tu leur fais payer et pourquoi les différentes choses coûtent des montants différents. Il sera ainsi plus facile pour eux de comprendre ce que tu leur fais payer ou ce dont ils sont responsables. Cela te permettra également, à toi et à ton équipe, de savoir clairement ce que tu as déjà budgétisé et ce que tu n'as pas budgétisé, au cas où tu aurais besoin de matériaux supplémentaires ou si le projet changeait et nécessitait des coûts supplémentaires.
Comment mieux gérer grâce à une meilleure compréhension de la triple contrainte
Il se peut que tu ne reconnaisses même pas qu'une triple contrainte existe dans tes projets, mais si tu es plus ouvert à l'idée et que tu commences à y prêter un peu plus attention, tu peux changer la façon dont toute ton équipe réagit à cette contrainte et au reste du projet que tu essaies de mener à bien. Il est beaucoup plus facile pour toi de mener à bien tes projets lorsque tu as une meilleure compréhension de ce qui t'attend en cours de route.
Connaître le champ d'application
Parle à ton équipe de ce que le projet implique. Il est extrêmement facile de se laisser prendre par le phénomène de " scope creep " et si tu n'expliques pas en détail à chaque membre de ton équipe quels sont les différents aspects du projet, il est très probable qu'ils aillent au-delà de ce que l'on attend d'eux parce qu'ils croient que quelque chose est inclus alors que ce n'est pas le cas. Plus tu clarifies la communication sur l'étendue réelle du projet et sur ce qui est payé, mieux ton équipe s'en portera et moins tu auras de problèmes de dérapage.
Connaître la date limite
Savoir quand tout doit être terminé ou quand il faut même commencer est une autre pièce importante du puzzle, qui t'aidera, toi et ton équipe, à maintenir ces trois aspects au minimum. Si tu peux respecter le délai convenu, cela te coûtera moins cher. Et si tu peux rester sur la bonne voie, ce sera mieux pour l'aspect temporel de ta triple contrainte. Le fait de tout suivre à l'aide d'un diagramme de Gantt, comme ceux disponibles sur Instagantt, t'aidera à maintenir le calendrier dont tu as besoin et à rester sur la bonne voie.
Connaître le budget
Tu dois toujours savoir non seulement quel est le budget, mais aussi dans quelle mesure tu le respectes. Lorsque tu donnes un budget à ton client, tu peux détailler tout ce qui est facturé et cela t'aidera à savoir quand tu risques de dépasser le budget. Tu dois t'assurer que l'équipe est au courant du budget et de la façon dont tu t'en sors pour que tu puisses déterminer les points à réduire ou à ajuster pour t'assurer que tu respectes le plus possible le budget et les coûts d'origine.
Utiliser un diagramme de Gantt pour t'aider
Si tu cherches à garder une trace de tout ce qui se passe dans ton entreprise et dans les projets que tu crées, alors tu dois te tourner vers les diagrammes de Gantt pour y parvenir. Ces diagrammes te permettent de suivre toutes les tâches et tous les éléments de ton projet afin que tu saches toujours ce qui est en cours, ce qui reste à faire et ce qui n'a pas encore été fait. Non seulement cela, mais tu sauras aussi quand il faut commencer ou terminer.
Tes diagrammes de Gantt peuvent être utilisés pour suivre tout et n'importe quoi, des différentes personnes responsables des tâches aux dépendances entre les différentes tâches, en passant par la durée d'un projet par rapport à celle que tu avais prévue. Tu peux même vérifier avec les membres de ton équipe et converser sur les différents aspects de ton projet pour que chaque tâche soit achevée comme tu le souhaites. Ton diagramme de Gantt te permettra de rester au courant de tout ce qui se passe dans l'entreprise, y compris de plusieurs tâches et de plusieurs projets en même temps.
Ce qui est encore mieux, c'est que ces diagrammes sont super simples à mettre en place et simples à utiliser, peu importe à quel point tu es familier avec eux ou avec l'un des programmes de ton ordinateur. Tout ce que tu as à faire est de jeter un coup d'œil et tu verras à quel point le processus est facile avec des fonctions de glisser-déposer ainsi que des options personnalisables. Cela te permettra de créer le tableau exact que tu veux et la meilleure méthode possible pour suivre les besoins de ton équipe et les attentes de tes clients.
Tout sur la triple contrainte
Lorsque tu gères un projet, il est important de suivre l'étendue, le temps et les coûts associés. Et garde toujours à l'esprit que même un changement mineur dans l'un de ces domaines entraînera un changement dans chacun des autres. En les surveillant tous et en travaillant dur pour maintenir les normes que tu as établies au début du projet et en établissant le processus avec le client, tu seras en mesure de maintenir la triple contrainte. Travaille donc avec ton équipe pour t'assurer que chaque aspect de ton projet travaille pour toi.
Notre logiciel de diagramme de Gantt est idéal pour les chefs de projet, les professionnels du marketing, les responsables des médias sociaux et des communautés, les travailleurs indépendants, les responsables informatiques, les développeurs, les concepteurs, les organisateurs de mariage, les entrepreneurs, et j'en passe ! Nous avons conçu notre logiciel en pensant aux fonctionnalités dont tu auras sans doute besoin pour mener à bien un projet du début à la fin. Alors, essaie-le, maintenant !
