Comprendre la planification agile et comment elle peut t'aider

Est-ce que ça marche ?

Avec environ 71 % des organisations qui utilisent cette méthode, elle semble définitivement faire quelque chose et plus encore, elle semble connaître un immense succès car les projets qui l'utilisent arrivent sur le marché plus rapidement dans 90 % des cas. C'est certainement une bonne raison de l'étudier de plus près et de l'ajouter à ton entreprise également. Mais tout le monde ne comprend pas le marketing agile ou la façon dont il pourrait faire la différence dans ton entreprise. Les chiffres semblent intéressants, mais comment cela se passe-t-il vraiment ?

Le vocabulaire dont tu as besoin

Jetons un coup d'œil rapide à certains termes que tu pourrais avoir besoin de connaître avant de plonger dans ce qu'est la planification agile et comment tu peux réellement l'utiliser au sein de ton système. Tu voudras savoir ce que ces mots signifient parce que nous allons les utiliser dans le reste de ce guide. Si tu es bloqué ou si tu oublies de quoi nous parlons, tu peux jeter un coup d'œil en haut et voir ce que chacun de ces mots signifie.
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Planification agile - Processus permettant de comprendre à quelle vitesse une équipe spécifique peut créer des produits finis à la suite des récits d'utilisateurs reçus par l'équipe.
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Histoires d'utilisateurs - Les problèmes que les utilisateurs rencontrent et qu'il faut résoudre pour qu'ils puissent obtenir le succès qu'ils souhaitent.
Master Story List - La liste des choses à faire dans le cadre d'un projet de planification agile qui explique tout ce qui doit être réalisé.
Story Point - Numéro donné à la complexité du processus impliqué dans la création d'une histoire d'utilisateur et dans la résolution de l'histoire elle-même.

Les composantes d'un plan agile

La première chose dont nous allons parler est ce qui constitue réellement la planification agile. Elle est en fait décomposée en seulement quatre aspects, ce qui la rend beaucoup plus facile à regarder, à évaluer et à bien comprendre. Après tout, il s'agira de simplifier les choses dans ton entreprise. Un plan trop complexe ou qui rend les choses plus difficiles ne sera pas mis en œuvre et s'il l'est, tes employés ne voudront certainement pas en faire partie.

1. Il est divisé en sprints

Tout d'abord, un plan agile est divisé en sections plus petites que l'on appelle des sprints. Chacun de ces sprints est représentatif d'une durée, et non d'un nombre spécifique de tâches. Cela signifie que, tant que les tâches peuvent être effectuées dans la période de 1 à 3 heures de travail, il peut y avoir n'importe quel nombre de tâches dans un même sprint. Les tâches, également appelées histoires d'utilisateurs, doivent cependant être identifiées et décidées au moment de la création du sprint. Elles ne peuvent pas être ajoutées après coup ou déplacées pour faciliter les choses au fur et à mesure que l'équipe avance.

2. Histoires d'utilisateurs Créer le plan

Ces histoires d'utilisateurs, qui sont les tâches du sprint, se concentrent sur les besoins du client ou de l'utilisateur final qui utilisera le produit une fois qu'il sera terminé. L'idée est de se concentrer sur l'utilisateur lui-même et de trouver comment créer ce qui est nécessaire pour que cet utilisateur obtienne le résultat final dont il a besoin. La seule documentation doit porter sur ce besoin et sur la façon de le satisfaire. Pendant toute la durée d'un sprint, l'ensemble du groupe cherche un moyen de s'assurer que le besoin est satisfait et que cela est fait de manière complète et efficace.

3. Le processus est entièrement itératif

Essentiellement, un sprint dans la planification agile devrait être quelque chose qui peut être répété encore et encore. Cela signifie qu'il n'est vraiment créé qu'une seule fois et qu'à partir de là, l'équipe peut continuer à exécuter le même processus. Ce n'est pas la même chose que de créer un projet. L'itération et le sprint font plutôt référence à un processus qui permet d'arriver au résultat final ou de former une conclusion. Le processus d'itération permet à toute l'équipe d'en apprendre davantage sur ce qu'elle peut accomplir et sur la façon dont elle peut le faire, ainsi que de déterminer et de résoudre les problèmes en cours de route.

4. Tout tourne autour de l'équipe

L'équipe est globalement responsable de tout planifier et d'estimer comment tout faire et quand. Il n'y a pas quelqu'un d'autre pour superviser leur processus ou pour planifier ce qu'ils essaient de faire. Au contraire, l'équipe est en mesure de s'assurer que le plan qu'elle crée va fonctionner pour elle, puis elle peut attribuer des points de récit et créer un système complet conçu pour fonctionner pour le récit de l'utilisateur et améliorer la situation. 

Comment ça marche - Le processus de planification de la diffusion

Pour utiliser la planification agile, il est important de mettre en place un plan adéquat. Le processus réel d'utilisation de cette méthode peut être un peu compliqué pour certains et c'est là que gantt charts s'avère utile. Ce programme permet de suivre l'évolution de tout ce sur quoi l'équipe travaille. Qu'ils viennent de commencer un projet ou qu'ils y travaillent depuis longtemps, ce système permet de gérer la charge de travail, de suivre la ligne de base et bien d'autres choses encore. Mais cela signifie qu'il faut également examiner chacune des étapes que nous allons mentionner ci-dessous, qui font toutes partie du cycle de vie de la planification de la sortie.Le processus de planification de la sortie est basé sur les éléments qui vont être développés au cours du sprint. Dans ce processus, il est important de créer une vision globale qui va guider le reste du projet et s'assurer que tout est exécuté au bon niveau pour atteindre les objectifs que le client a pour le projet. L'idée ici est de créer un calendrier qui se concentrera sur les itérations nécessaires afin de pouvoir déterminer quand la livraison sera possible. Ce n'est pas forcément un processus complexe, mais il doit évaluer des éléments tels que :

• Le responsable du produit sera-t-il disponible ?
• Le carnet de commandes a-t-il été classé par ordre de priorité par le propriétaire du produit ?
• Les membres de l'équipe et les parties prenantes ont-ils été identifiés ?
• Les membres de l'équipe sont-ils disponibles et dans la bonne zone ?

Pour exécuter le processus de planification de la diffusion, il faut suivre une série d'étapes :

• Détermine les caractéristiques nécessaires pour atteindre l'objectif final.
• Détermine les détails dont chacune des caractéristiques aura besoin pour réussir.
• Reconnaître la quantité d'efforts que chaque équipe est capable de déployer pour le sprint.
• Comprends ce que sont exactement les histoires dans le cadre du processus.
• Détermine l'itération dans le cadre du plan.
• Détermine les histoires relatives à l'itération dans le plan.
• Comptabilise toutes les histoires avec les itérations ou supprime les histoires d'utilisateurs pour obtenir un rapport de un à un.
• Utilise un système pour fournir le plan aux autres et pour faire passer l'idée à chaque membre.

Comment ça marche - Le processus de planification du sprint

• La première étape consiste à organiser une réunion au cours de laquelle tous les sprints précédents sont discutés afin que tous les membres de l'équipe comprennent ce qui a été appris et ce qui peut être fait pour rendre ce processus encore plus facile.
• Ensuite, une réunion de planification doit être organisée pour déterminer le plan final et s'assurer que toutes les informations sont à jour. Cela devrait inclure toutes les priorités qui existent ainsi que toutes les caractéristiques qui doivent être ajoutées.
• Les histoires d'utilisateurs doivent ensuite être évaluées pour s'assurer que chacune d'entre elles contient suffisamment de détails pour que quelque chose puisse être fait pour y travailler et que quelque chose puisse être fait pour s'assurer qu'elles sont entièrement résolues.
• Chaque histoire d'utilisateur doit ensuite être entièrement décomposée afin que les tâches puissent être déterminées et que chacune de ces tâches puisse être attribuée aux différents membres de l'équipe qui va travailler sur les sprints.
• C'est là que les tâches doivent être attribuées et cela doit être fait de manière à ce que chaque personne à qui l'on confie une tâche n'ait aucun problème à l'accomplir dans le délai qui lui a été imparti.
• Pour certains, le fait d'écrire les tâches de manière physique permet de suivre plus facilement qui fait quoi et de voir quelles étapes doivent être suivies pour arriver au résultat final que tout le monde recherche.
• C'est toujours une bonne idée d'utiliser un système de planification comme Instagantt pour savoir qui fait quoi et s'il a accompli tout ou partie des projets nécessaires. Il s'agit de prêter attention aux étapes et Instagantt permet justement de le faire.
• Le suivi du temps par Instagantt permet également de suivre la vélocité et de s'assurer que la direction et les autres responsables peuvent voir exactement comment se déroule le projet et si tout sera terminé dans les temps.

Mesurer la performance de l'équipe

Lorsqu'il s'agit de mesurer les performances de l'équipe au sein du projet, il est important d'examiner de plus près certains aspects spécifiques. Nous allons parler ici de la fonctionnalité ainsi que d'éléments tels que le taux d'épuisement. Chacun de ces aspects permet à l'équipe de mieux comprendre ce qui a bien fonctionné ainsi que les domaines qui pourraient bénéficier d'une aide et d'un soutien supplémentaires à l'avenir. En utilisant ce processus, il est possible de préparer une équipe à de futurs processus de planification agile et de s'assurer que les sprints sont utilisés efficacement et qu'ils sont développés selon les meilleures normes possibles.

Burn Rate - C'est ici que l'équipe évalue combien d'argent a été dépensé ainsi que la rapidité avec laquelle il a été dépensé. Les coûts seront certainement une partie importante du processus et les personnes impliquées doivent être en mesure d'expliquer ce qu'elles ont dépensé et pourquoi, afin de déterminer si l'investissement valait le retour potentiel.
Fonctionnalité livrée - Il y a différentes façons d'évaluer les produits livrables qui résultent de ce processus, mais principalement en 1) mesurant la vélocité, ou le nombre d'histoires d'utilisateurs qui ont été améliorées au cours de l'itération ; 2) mesurant les défauts, ou le nombre de bogues qui ont été découverts au cours du processus de développement ; ou 3) mesurant le burndown chart, ou la quantité de travail qu'il reste à faire pour que le projet soit terminé.

Ce qu'il faut pour que ça marche
Dans l'ensemble, il est essentiel que toutes les personnes qui travaillent sur le processus de planification agile fassent partie d'une équipe. Tout le monde peut être chargé de travailler ensemble, mais s'ils ne le font pas réellement, le processus ne sera jamais couronné de succès. Chaque membre de l'équipe doit reconnaître qu'il est important et que ce n'est que si chacun exécute ses tâches que le projet sera couronné de succès. Chaque membre est une partie vitale du processus et chaque personne a également une (ou plusieurs) tâche(s) très importante(s) à accomplir dans le cadre du sprint.
Lorsque l'équipe est capable de collaborer et de s'expliquer ou de s'exprimer les uns envers les autres de manière positive et efficace, il est plus facile pour l'ensemble de l'unité d'atteindre l'objectif final. Si certaines parties de l'équipe sont secrètes ou ne veulent pas s'ouvrir au reste du groupe, cela peut compromettre le niveau de réussite et diminuer considérablement les capacités de l'entreprise dans son ensemble. En travaillant ensemble, en comprenant le processus de travail en équipe et en communiquant efficacement, chaque personne de l'équipe se développera et le résultat final sera encore meilleur à long terme.
Afin d'exercer réellement la collaboration et la communication nécessaires, il est également essentiel d'organiser des réunions cohérentes qui permettent à chaque membre de l'équipe d'interagir et d'exprimer ses pensées, ses préoccupations et ses commentaires tout au long du processus. En fait, la meilleure façon de procéder est de s'assurer que des réunions ont lieu chaque jour, qu'il s'agisse de réunions courtes et informelles ou de réunions plus longues et plus approfondies. Le but est simplement que tout le monde ait l'occasion de se réunir et de communiquer au sujet du processus et de tout ce qui se passe.

Rencontres quotidiennes

Ces réunions quotidiennes devraient prendre la forme d'une brève réunion, à moins qu'un problème ou une préoccupation majeure ne doive être abordé. Une façon de s'en assurer est d'organiser des réunions debout, où il n'y a pas de chaises et où tout le monde se lève. Cela encourage l'idée d'une réunion courte car personne ne veut rester debout pendant une longue période. En fait, il devrait y avoir une limite de temps pour que la réunion elle-même ne dure pas plus de 15 minutes. Cela devrait suffire pour que chaque membre de l'équipe puisse s'exprimer, à condition de rester bref et simple.
Avec cette réunion, chaque membre de l'équipe est cependant tenu de s'exprimer. Cela signifie que chacun doit avoir son tour et que tous les autres doivent écouter pendant que cette personne parle. Le sujet de conversation devrait être ce qui a été fait la veille ainsi que ce qui va être fait au cours de cette journée. Chaque membre peut également vouloir discuter de ce dont il a besoin pour atteindre son prochain objectif. L'essentiel est de faire en sorte que les déclarations soient courtes et qu'elles aillent droit au but. Il n'est pas question de trouver des excuses ou de reculer sur un objectif ou une tâche. Il s'agit simplement de faits.
L'idée est de déterminer ce qu'il reste à faire et combien de temps il faudra pour exécuter la tâche. À partir de là, chaque membre de l'équipe peut déterminer le temps qu'il lui faudra pour exécuter sa prochaine tâche. Des objectifs doivent être fixés et chaque membre de l'équipe doit être tenu de respecter les délais spécifiques qu'il s'est fixés. S'il y a des problèmes en cours de route, c'est le maître de mêlée qui est chargé de les résoudre ou de trouver ce qu'il faut pour les résoudre.

La raison pour laquelle tu as besoin d'Instagantt

Pour ceux qui envisagent d'utiliser un système de gestion des tâches mais qui ne savent pas vraiment par où commencer ou ce qu'ils doivent faire, Instagantt offre une foule de services et de capacités différents, ce qui en fait un excellent choix. Avec ce système, tu disposeras de toutes les fonctionnalités dont tu as besoin pour faire décoller tes projets et t'assurer qu'ils se déroulent bien au sein de l'équipe.

• Glisse et dépose tes dates, longueurs et dépendances pour rendre l'ensemble du processus de création d'un tableau ou d'un calendrier extrêmement convivial.
• Utilise les fonctions de planification pour construire le calendrier idéal en utilisant des jalons, des dépendances et même des dates de début et d'échéance.
• Crée à la fois des tâches globales et des sous-tâches pour t'assurer que chaque aspect du projet est planifié et organisé.
• Suis la progression de chaque tâche ainsi que de chaque sous-tâche et crée même des estimations pour les heures et les coûts ou les risques et les priorités.
• Gère la charge de travail de toute l'équipe en repérant les périodes critiques et en fournissant à chaque membre de l'équipe une liste de tâches identifiables.
• Utilise autant de lignes de base que tu le souhaites afin de suivre tous les changements apportés au calendrier ainsi que les retards qui peuvent survenir.
• Collabore avec toutes les personnes impliquées dans le processus, de l'équipe qui le crée aux clients qui cherchent à obtenir des réponses et des commentaires.

Les principales caractéristiques d'Instagantt(créateur de diagrammes de Gantt) sont conçues pour que tous ceux qui l'utilisent puissent le faire facilement et efficacement. Il n'y a pas de courbe d'apprentissage abrupte comme avec certains systèmes de suivi et au lieu de cela, il est super simple d'importer tout ce que tu as besoin de suivre et de commencer. Il est également facile pour chaque membre de l'équipe de contrôler son propre aspect du logiciel de diagramme de Gantt et de s'assurer que son travail et ses tâches sont fréquemment mis à jour avec le niveau d'achèvement. L'idée générale est simplement de rendre la planification et la gestion de projet plus faciles que jamais.

En fin de compte, la planification agile peut être un moyen extrêmement efficace et efficient pour toute entreprise d'exécuter un nouveau processus et de mettre quelque chose de nouveau en action. En utilisant les bons outils pour le travail, y compris Instagantt pour suivre les processus et les tâches accomplies, il est possible pour l'entreprise de s'assurer que tout le monde sait ce qu'il fait et qu'il y met du sien. Il est possible de réussir toutes les histoires d'utilisateurs, mais cela nécessite de la communication et un travail d'équipe à chaque étape du processus.