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まず、プロジェクトマネジメントタイムラインとは何かから説明しよう。このタイプのタイムラインは、開始日、成果物、終了日など、プロジェクトに関するすべての情報を取り込み、すべてをいつまでに終わらせるかというスケジュールを設定することを意味する。もちろん、それ以上のこともありますが、できるだけシンプルに、スリム化すれば、これがすべてです。そうすることで、チーム全体に大きな違いが生まれる。
では、タイムラインがあることで何が大きく変わるのか？誰もが、自分が何をしていて、いつまでにそれをする必要があるのかを正確に知ることができる。それぞれのタスクが何なのか、どのようにタスクを完了させれば次のタスクに進めるのかがわかる。そして、それぞれのステップの所要時間もわかるようになる。このようなことがすべて、あなたのチームが時間通りに（そして予算通りに）プロジェクトを完了させることを容易にするのだ。
タイムライン作成の様々なステップを詳しく見てみましょう。チーム全体のためになるものを作りたい。クライアントのためにもなるようにしたいものです。つまり、タイムラインは共同作業が必要になる可能性が高いということだ。しかし、まずはあなたのプロセスを見て、正しい方向に進んでいることを確認することから始めよう。そうすれば、より早く動き出すことができる。
Timelineを作り始める準備ができたら、必要な資料がすべて揃っていることを確認する必要があります。これは特定のプロジェクトのために書き出すものなので、そのプロジェクトに関連するものをすべて持っている必要があります。また、すべてを書き留めるためのシステムも必要だろう？
タイムラインを記録するとき、すべてを手帳に書き留めて記録するという選択肢があります。卓上カレンダーや携帯用カレンダーに書き込むこともできます。カレンダーを常に持っている限り、これはあなた個人にとっては素晴らしいことです。しかし、あなたがコピーを取らない限り、他の誰もスケジュールを知ることができない。
すべてがきちんと書き込まれていることを確認する最善の方法は、コンピュータを使い、正しいタイプのガントチャートソフトウェアを使うことです。ガントチャートは 、すべてを記録し、必要なときに必要なだけ変更し、チャートやタイムラインを必要な人と共有することができるので、これを行うための素晴らしい方法です。これによって、誰もが参加しやすくなり、変更点や必要事項を誰が知っているか心配する必要がなくなります。
この時点で、プロジェクト概要、クライアントからのメモ、納期、目標、成果物、その他チームが責任を持つ必要のあるすべての情報が揃っていることも確認しましょう。これらの項目が一か所にまとまっていれば、それに沿ってタイムラインを作成する準備が整います。もし、これらの情報を探さなければならなかったり、クライアントからの情報がまだなかったりすると、物事を終わらせ、全体的なタイムラインを作成するのにさらに時間がかかってしまうかもしれません。
すべてが揃った今、アウトラインを描く良い機会です。最終的なゴール（課題を完了したことを示す最終成果物は何か）を具体的にレイアウトしましょう。また、最終的な成果物の前に達成しなければならない目標もレイアウトしましょう。
このアウトラインは、プロジェクトの概要としても十分です。つまり、プロジェクトに取り組んでいるときの社内的なゴールと、プロジェクトの成果など社外的なゴールを並べることができるのです。こうすることで、全体的な成果を理解しやすくなる。
アウトラインを作成するときは、好きなだけ詳しく書くことができます。思いついたことや、言及されたことを書き留めることで、まとまりのあるものができあがります。もし今何かを忘れても、後で思いつく時間はあるかもしれないが、準備万端整えておくに越したことはない。記録を残しておくことで、たとえそれが何かを調べることを思い出させるための短いメモであったとしても、後でより良いアウトラインを準備することができる。
次に、アウトラインを見て、従うべきさまざまなステップについて考え始める必要がある。最後に必要なものは何か？そこから逆算するとうまくいくこともある。つまり、最終段階が100ページの報告書なら、それを書き出せばいい。クライアント・プロジェクトのためのプロトタイプなら、それを書き出す。それが何であれ、最初に紙に書く必要がある。
現在地から最終ステップに到達するためには、どのようなステップを踏む必要があるのか。プロトタイプの作成、市場調査など、必要な主なステップを書き出します。そこから、主なステップをさらに小さなステップに分解し、あなたが今いる場所から最終的な最終目標に到達するための、超シンプルで理解しやすいステップ・バイ・ステップのプロセスを作成します。
あなたのアウトラインの中にある様々なことを、それぞれ忘れないでください。いくつかの異なる最終ゴールに到達する必要があるかもしれません。報告書を書かなければならないかもしれないが、本当の最終目標はプロトタイプだ。レポートがプロトタイプとは別の時期に完成するとしても、それを忘れていいということにはなりません。このプロセスでは、サイドタスクや余分な目標もすべて考慮する必要がある。つまり、プロジェクト全体を完成させるために、いくつかの異なるタスクのステップ・バイ・ステップの指示書を用意する必要があるのです。
それぞれのステップを確認し、達成までにかかる時間を決めます。あなたが直接担当しないステップについては、チームの他のメンバーに相談する必要があるかもしれません。研究部門や製造部門、特にその仕事を任される人たちに声をかけましょう。タスクを完了させるためには何が必要か？あなたが求めているものを正確に達成するためには、どれくらいの時間がかかるのか？合理的な時間枠を考えるのに、時間をかけるように伝えましょう。
タイムラインやスケジュールに何かを記録しておいて、それがあまりに楽観的すぎたと気づくのは避けたいものです。彼らには、あなたが彼らに何を期待しているのか、そして、彼らがそれを守れるような強力なスケジュールを作成していることを、正確に理解してもらいましょう。彼らはこのスケジュールに完全に縛られることはない。何事にも言えることだが、多少の余裕は必要だ。しかし、この種のプロジェクトにとって何が現実的なのか、それを達成するために必要なステップは何なのかを知っておきたい。
必ずしもすべてを具体的にする必要はない。例えば、5日間のタイムフレームを1週間半のように丸めることもできます。8日間を2週間と書くこともできる。チームメンバーがあなたに伝えている日数は、彼らが週末に働くことを考慮していないことを忘れないでください。つまり、5日間は完全な週休2日であり、問題が発生した場合のフレキシブルな時間は残されていない。締め切りに間に合わないという心配がないように、バッファーを作っておきたいものです。
あなたはすでに、何をしなければならないか、それぞれにどれくらいの時間がかかるかというアウトラインを作成している。しかし、互いに依存しているプロジェクトやステップについてはどうだろう？エンジニアが設計を作成するまで、製造チームは何もできないという事実はどうでしょう？では、製造がエンジニアリングに依存していることをスケジュールに記録しておく必要があります。
真のタイムラインを作成するために、さまざまなステップの順序を確認します。依存関係を調べ始めると、完了する必要のある追加のステップや、そのステップの 責任者が見つかるかもしれません。すべてを書き留め、ステップを順番に記録するようにしましょう。やらなければならないことの行が分かれているかもしれない。例えば、クライアントのためにどのようにレポートを作成するかというタスクがあるかもしれません。
適切なシステムと適切なソフトウェアがあれば、これらの行をそれぞれ別々に記録し、必要なときにまとめることに問題はありません。しかし、きちんと記録しておくことは重要です。なぜなら、最終製品を作るプロセスやシステムの中で、自分のタスクが何なのか、どのような役割を期待されているのかを、全員が知っているようにしたいからです。この時点で、ここに来た目的であるタイムラインの作成に取りかかるために必要なものはすべて揃っているはずです。
さて、いよいよ使用するタイムラインの作成に取りかかろう。ここまでのステップで集めた情報をもとに、いつまでに何をしなければならないかを考えましょう。タイムラインは包括的なものであるべきで、どんなに些細なステップであっても、やるべきステップをすべて含むべきです。Timelineに記録されていない限り、誰かがそのステップを知っているとは思わないこと。
この時点でもプロセスの様々な部分を設定することができます。依存関係を作成することができます。大きなステップやマイルストーンを作成し、その中に小さなステップを作成できます。異なるチームやグループ、あるいは個人に異なるタスクを割り当てることもできる。各ステップの正確な期限を設定することもできる。それぞれのチームから与えられた情報をもとに、期限を設定するようにしましょう。
このタイムラインを他の人と共有することになるので、自分のために少しバッファー を入れておくのもいいでしょう。各チームのタスクが完了し、プロジェクト全体が完了するまでに、少し余裕を持たせておきましょう。すべてのタスクが説明され、全員が記入されていることを確認し、どのタスクに取り組んでいるかを把握する。ガントチャート上の各タスクや割り当て、項目には、その項目が達成されるように、担当者やチームを割り当てる。
すべてを作成したら、今度はそれを必要とする人たちに送る番だ。利害関係者、クライアント、チーム、マネージャーは、このチャートの内容を見る必要がある。彼らは、いつ何が行われ、誰がそれを行うのかを知る必要がある。結局のところ、彼らは意見を述べ、すべてが正しい方法で処理されていることを確認したいのだ。
また、計画を送ることで、全員が割り当てられた仕事を確実にこなすようになる。また、各メンバーが自分のタスクに印をつけることができ るので、クライアントや他の人たちも、どのタスクが完了し たのか、あるいはまだ作業中なのかを確認することができます。こうすることで、クライアントが頻繁に電話をかけてきたり、立ち寄ってきたりすることがなくなります。
関係者からも助けやフィードバックを求める。関係者はタイムラインだけを見て満足する必要はありません。ある分野ではスピードアップを求められたり、チームの誰かが特定のタスクに時間が必要だと言ってきたりするかもしれません。それが何であれ、あなたは彼らからフィードバックをもらい、タイムラインの中で何がうまくいき、何がうまくいかないかを教えてもらいたい。そうすることで、必要な変更を加えたり、途中で起こりうる問題に気づいたりすることができる。そうすれば、誰もが手間を省くことができる。
最初から完璧なチャートができることもある。しかし、たいていの場合、途中で調整や修正が必要になる。たいていの場合、見落としが見つかるものだ。他の仕事をする前に達成しなければならない仕事を忘れているかもしれない。やるべきことに十分な時間を割けなかったのかもしれない。資料が足りなかったり、クライアントの承認が得られなかったりといった別の理由で遅れたのかもしれない。
変更することは問題なく、ほぼすべてのプロジェクトで起こることだと心得 てください。しかし、可能な限り最良の方法で変更に対応するようにしましょう。最初にすべきことは、チャートに変更を加えることである。そうすれば、その変更を評価することができ、それについてコメントをしたり、フィードバックを伝えたりすることができる。
もう一つ重要なステップは、変更について全員に知らせることです。ソフトウェアやカルテに変更を加え、全員がアクセスできるようになったからといって、その変更が全員に伝わると思わないでください。変更が行われたこと、何が変更されたのか、なぜ変更されたのか、その他疑問に思うことがあれば何でも知らせるようにしたい。彼らにオープンで正直であればあるほど、あなたにとって良い結果をもたらすでしょうし、それが重要なステップになるはずです。
プロジェクトマネジメントのタイムラインを作成するのであれば、正しい方法で行うことを確認したい。全ての人が様々なタスクを認識し、全てのタスクが適切に行われていることを確認したい。タイムラインは、これらすべてと、さらに多くのことを確認するものです。では、どのようにして正しい軌道に乗るようにするのか？ここで紹介するすべてのステップに従うことで、素晴らしいスタートを切ることができ、チームが仕事をやり遂げることができるようになる。
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