担当者向け課題追跡テンプレート

問題追跡 

プロジェクトマネジメントにおいて、イシューとはプロジェクト全体に悪影響を及ぼす可能性のあるものを指す。現在起きていることを指す場合もあれば、予測可能な将来に起きるであろうことを指す場合もあるが、いずれにせよ、問題はすぐに対処したいものである。そうしないことで、プロジェクトに悪影響を 及ぼす可能性があるからだ。

定義上、 イシューはプロジェクトマネジメントにおけるリスクとは異なる。また、リスクはプロジェクトに影響を与えるが、イシューは直ちに注意を払う必要がある。一方、リスクは、将来起こりうる、回避可能な問題である。

課題追跡のメリット

課題を特定し、それを把握できるかどうかが、プロジェクトの成功を左右する。課題が特定されたら、あとはそれぞれの課題の優先順位を決め、適切な人材に割り当て、その課題に取り組んでもらうだけだ。 

入ってきた問題を追跡することで、チームはそれらの問題を解決するためのアクションプランを作成することができ、プロジェクトに損害を与える可能性のある新たなシナリオやリスクを把握することもできる。

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課題追跡テンプレートの主な構成要素

問題はさまざまであり、問題の種類や深刻度も異なる。しかし1つ確かなことは、問題を整理し、 最も重要なものに 優先順位をつけ、解決するための プロセスを標準化 することが、プロジェクトの成果につながるということです。また、テンプレートを使って問題を追跡することで、プロセス全体を文書化することができます。

では、追跡すべき最も重要な要素とは何か？

1. 銘柄番号：さまざまな銘柄を追跡する必要がありますが、ラベルを付けることで他の銘柄と区別することができます。
2. 課題の説明： あなたのチームは、課題の内容を理解する必要があります。問題の潜在的な影響は何か？
3. 必要な措置：問題を解決するために必要なアクションを記述します。 
4. ステータス問題は未解決か、処理中か、ブロックされているか、解決済みか。誰もが理解できるようにしましょう。
5. カテゴリー カテゴリー分けが重要なので、扱っている問題のタイプを明確にする。 
6. 優先順位これらの問題は重要ですか？優先順位の高いものに印をつける。最も重要な問題が解決されるまで待てるか？これらの問題には、それぞれ優先順位を低または中とする。
7. オーナー：課題が特定されたら、それをチームメンバーに割り当てることが重要です。この担当者は、問題が解決するまでフォローアップしなければならない。 
8. 作成日： issueが報告された日付。
9. 期限：プロジェクトの成果物を達成するために、問題を解決しなければならない期日。
10. クローズされた日付：issueがクローズまたは解決された日付。

シンプルで効果的な課題追跡

課題追跡テンプレートは、プロジェクトマネージャーにとって、チームメンバーに重要な情報を含み、包括的で重要な詳細を追跡するドキュメントを提供する優れた方法です。問題が発生した場合、これらの問題を適切に処理することは、プロジェクトが想定しているルートを進める上で非常に重要です。また、プロジェクトの結果に直接影響を与えることもある。

エクセルを使って課題をトラッキングすることは、多くのプロジェクトマネージャーにとって非常に有意義なことだが、実は限られたオプションであり、その効果は限られた範囲にしか及ばない。Excelでは、課題を異なるオーナーに簡単に割り当てたり、課題を期限と隣り合わせで可視化したりすることはできません。また、静的な文書であるため、変更を管理したり、進捗を更新したりするのは難しい作業となる。そこで Instaganttが役立ちます。

Instaganttは、視覚的に印象的な ガントチャート を作成することに特化しています。 数回クリックするだけで、問題の作成と追跡、優先順位の割り当て、適切な処理のためのチームへの割り当てを開始できます。また、明確な期限を設定することで、チームが問題の解決に遅れないようにすることもできます。

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