あなたのプロジェクトには計画があるだろうか？あなたはプロジェクト計画を持っている、あるいはそのようなものを持っていると思っているかもしれない。しかし、必ずしもそうではない。むしろ、そこに到達するために必要な計画を立てることなく、ただプロジェクトを進めているだけかもしれない。そこで、ちょっとした助けが必要になる。本当の計画を持つとはどういうことなのか、そしてそれをどのように作り、どのように使っていくのかについて、これから説明していく。
まず、プロジェクトマネジメント 計画とは何かということから始めましょう。プロジェクトの目的、ステップ、スコープを正確かつ完全に定義するシステムだからだ。つまり、すでにプロジェクトが決まっているのであれば、そのプロジェクトを成功させるために必要な計画書の作成は、すでに道半ばということだ。その計画に何を盛り込むかは、すべてあなた次第だ。
次のステップは、計画を書き出すことだ。もちろん、計画を立てるのは素晴らしいアイデアだが、書き出さなければ、あなたが何かを忘れたり、他の誰かが自分のタスクを達成するために何をすべきかを知らなかったりする可能性が高い。そこで役立つのが、すべてを書き出すことだ。何度も説明しなくても、すべてが明確になる。これは良いスタートになると思わないか？そしてそれは、あなた方がより成功するための助けになるだろう。
ステップ1は、計画の範囲を知ることだ。プロジェクトを成功させるために必要なことは何か？目標は何ですか？獲得したばかりの新規アカウントの広告キャンペーンを行うことでしょうか？もしかしたら、特定のニーズに応える新製品を作ることかもしれない。それが何であれ、あなたの計画の範囲は、最終的な「製品」が何になるのか、そしてそれをいつまでに行う必要があるのかを定義するものでなければならない。中間を設定する前に、最終を把握しておきたい。
ステップ2は、たくさんのリサーチだ。しかし、プロジェクトの目的だけでなく、クライアントが何を求めているのかも知る必要があるからだ。彼らはあなたに何を期待しているのか？また、誰と一緒に仕事をすることになるのか、彼らはチームで仕事をするときにどのようなパフォーマンスを発揮するのか。これらの情報はすべて、計画を実行に移す前に、その実行のための準備を整えておくためのものだ。
ステップ3は質問することだ。どのように物事を進める必要があるのか、誰がそれを行うのか、リスクと報酬は何かを知りたい。できる限り多くの質問をしてプロジェクトを完全に理解し、クライアントの質問と自分の質問に的確に答えられる計画を立てるのだ。このパートでは、何も漏らさないように注意すること。クライアントだけでなく、あなたのチームの一員となる人にも質問して、物事がうまくまとまるようにする必要があります。
ステップ4は、プランのアウトラインを描くところだ。ここで、どのようなものになるのか、非常に大まかなアイデアを作ることになる。最終的なプランに到達するまでに何度も変更することになる可能性が高いので、あまり急がず、考えすぎないようにしましょう。このパートでは、最終的な目標と、そのために必要な各タスクを書き出します。それらのタスクに必要なスケジュール、実行に必要なリソース、予算などに関して必要なことを書き出す。
ステップ5は、チームをさらに巻き込んでいくところだ。ここでは、プロジェクトのゴールと、そのゴールを達成するために何が必要かを話し合う。あなたが思いついたプランのアイデアを彼らと一緒に検討し、考えやアイデアを彼らにぶつけ、彼らがどう思うか確認する必要がある。良いプロジェクト・マネージャーであるためには、あるいはこのプロジェクトにおける良いリーダーであるためには、彼らの考えやアイデアを考慮に入れる必要がある。このことを彼らに話すことで、最初からコミュニケーションを促すことができる。
ステップ6では、より正式な最終版のプロジェクトプランを作成する。後で変更する余地はまだあるはずなので、あまり気負う必要はないが、これはできる限り最終版に近いものであるべきだ。すべてがうまくいけば、この計画に従うことができるよう、あらゆる調査を行い、計画通りにいかないかもしれないことについては、気楽に考えよう。適切な ガントチャートソフトウェアを使えば、さまざまなタスクを割り当てたり、行う必要のある仕事を設定したり、依存関係などを使って作業することもできるので、ここで大きな違いが生まれます。InstaGantt をチェックして、究極の計画を作成するのに必要な支援を得る方法についてもっと知りましょう。
ステップ7は、計画を実行に移すところだ。このステップでは、InstaGantt（ガントチャートメーカー）を使って作成したプロジェクト計画を、チームのメンバー全員と、ループを維持する必要がある人（上司など）に送信します。あなたは、全員が自分のタスクと割り当てを認識し、必要な場所ですぐに仕事を始められるようにしたい。素晴らしい計画が、誰も何もしないために埃をかぶっているようでは困る。
ステップ8では、最後にもう一人、プロジェクト計画をじっくり見てもらう。その人に細部まで目を通してもらい、歯に衣着せぬ物言いですべてに目を通してもらう。法務担当のスージーが担当すべき仕事を、誤って財務担当のサリーに押し付けていないか、クライアントの名前を間違えていないか、期限を間違えていないかを確認するのだ。このもう一人の担当者は、プロジェクトで何が起こっているかを把握しているはずで、何か問題があれば指摘できるはずだ（例えば、プロジェクトの重要な部分を担当させるためにマットを書き留めておいたのに、マットが1週間休暇に入るという事実も含めて）。
ステップ9では、チーム全体とその仕事の責任者全員に計画を伝える。そして彼らがそれを読み、それぞれの役割を理解していることを確認するのだ。もっと助けが必要なときやわからないことがあれば、お互いに、あるいはあなたに質問するように促す。全員に理解してもらい、すぐにプロジェクト計画の実行に取り掛かってもらいたい。そうすることで、結果を出すことができる。また、プロジェクトを始める前に、クライアントと一緒に期限や成果物について確認することも必要だ。
ステップ10は終盤であり、ここで変更を受け入れ、計画通りに進まないかもしれないことに対して柔軟に対応することになる。何がいつまでに必要なのか、少しオープンマインドでいたいものだ。例えば、緊急事態が発生し、誰かが期限内にタスクを納品できないときや、タスクがうまくいくまでに予想以上に時間がかかるとき、あるいはクライアントとの連絡が少し難しくなり、最終的な承認が得られないときなど、必要に応じて物事を調整し、チームと協力する姿勢が必要だ。必要に応じてプランを編集することも厭わないこと。
最終的なプランが、あなたが必要とするものであることを確認するために、少し話を戻しましょうか。ガントチャートで 作業する場合、プロジェクト管理ソフトウェアですべてを作成することができます。これは基本的な情報であり、あなたやあなたのオフィスの他の誰かが取り組んでいるかもしれない他のプロジェクトからこのプロジェクトを分類するのに役立ちます。
次に、マイルストーンと具体的な納品項目を作成します。それぞれについて、ヘッダーとサブタスクを作成します。すべてをカバーできるように、恐れずにいくつものレイヤーを作りましょう。誰かに割り当てて、その人の名前をシステムで直接指定することもできる。
各タスクに必要なリソースを追加します。つまり、各自が必要なリソースを把握した上で、誰がそのリソースを担当するのかも含めて、タスクに取りかかるようにします。また、混乱しそうなことはシステム上でも直接でも明確にし、その人がそのタスクに取り組むべき日付も追加しておく。開始日と終了日を設定することで、その人が他のチームより先に進みすぎたり、あなたたち全員の足手まといにならないようにする。
