プロジェクトマネジャーとしてのキャリアをスタートさせる際には、物事を直線的に正しく進め、将来への最良の事例をスムーズに構築する必要がある。そのため、プロフェッショナルなレベルでプロジェクトを扱う際には、タスクの優先順位を つけるためのプロフェッショナルな戦術を使って対応する必要がある。このガイドは、そのための一助となるだろう。
与えられたプロジェクトに取りかかる前に、プロジェクトの優先順位を段階的に決め、それを完了させるための戦略的計画を立てる方法を知っておく必要がある。扱うプロジェクトの大小にかかわらず、重要なのは、自分のキャリアの模範となるようなプロジェクトを成功させることだ。
だから、現実的に物事を行う前に、巨大な多層階ビルを作るときのように、レイアウトや設計図を準備する必要がある。
プロジェクトに段階的に優先順位をつける方法を学べば、時間内に終わらせるべき最も重要なことを取り出し、時間を浪費するものはゴミ箱に入れる。
このプロジェクトで何を得たいのか、この間にどのようなステップを踏むのかがわからないため、プロジェクトで実践的な直接作業を行うことは無意味である。そこで、ここではプロジェクトの優先順位の付け方を段階的に学ぶことで、プロジェクトを成功に導くための適切なガイドを紹介する。
人生で手に入れたいものは何でも、重要だと思えばプロジェクトの一例になり得る。だから、学生であっても、プロジェクトの優先順位の付け方を段階的に学ぶ必要がある。
プロジェクトの優先順位を段階的に決める方法を学ぶことは、プロジェクトの目的を認識するのに役立ち、障害から心をクリアにすることで、さらなるプロセスへと確実に導いてくれる。あなたが何を探しているのかわからないとき、ただ建物やビジネス・エンティティを提示するための傑作のために。
プロジェクトの目標に目を通したとき、あなたはこのプロジェクトの最後に達成しなければならない目標がわかります。この青写真を、このプロジェクトの背後にある目的を反映したミッション・ステートメントに書き換えることで、あなたが働いているビジネスや組織に力を与えることができます。
そこで、プロジェクトの優先順位を段階的に決める方法を学び、個人的なミッション・ステートメントと仕事上のミッション・ステートメントを作成する必要がある。そうすることで、仕事の方向性を決めることができ、気が散ることなく軌道に乗せることができる。
目標を設定し、個人的・職業的なミッション・ステートメントを作成したら、プロジェクトに関する明確なマインドマップができました。次に、プロジェクト完了までにあなたとあなたのチームが行うタスクのToDoリストを作成する必要があります。このToDoリストは、あなたがチームメンバーに割り当てる日々の作業タスクを提示し、毎日、毎週、毎月のアップデートを取得します。
プロジェクトの優先順位の付け方を学ばずして、プロジェクトを成功させるのは容易ではない。ハシゴの役割を果たすだけでなく、プロジェクトの優先順位を段階的に決める方法を知ることで、目的地を決めることもできるのだ。
そこで、あなたは自分とチームメンバーのToDoリストを作成することで、目的地に到達する方法を開発した。チームメンバーのToDoリストには、共通のタスクもあれば、異なるタスクもあることを忘れてはならない。
ステップバイステップでプロジェクトの優先順位をつける方法を学べば、ToDoリストに登録したタスクの価値がよくわかるようになる。タスクの優先順位の付け方は、1、2、3......と番号を振っていく方法や、A、B、C......と番号を振っていく方法がある。この方法は、1日のタスクを処理するのであれば問題ないが、プロジェクト全体を処理するのには適していない。そのため、プロジェクトにおける価値や重要性に応じて物事を整理する専門的な方法を見つける必要がある。
そこで、フランクリン・コヴィーの著書『The 7 habits of highly effective people』にある4つの象限に従う必要がある。これらの4象限は、最も重要で緊急なタスクを時間通りに管理することで、時間を効果的に管理するのに役立ちます。
時間管理の第一象限は、緊急かつ重要なタスクのためのものである。これらのタスクは時間と優先順位に集中させる必要がある。これらのタスクを妥協すると、大変なことになる。これらのタスクは、緊急の仕事に属することがほとんどで、問題解決能力を発揮して、すぐに注意を払う必要がある。ここでは、緊急事態に対処するためにより積極的に行動し、時間内に正しい決断を下すことでプレッシャーに耐える必要がある。
この象限は2番目のカテゴリーに入るが、他のすべての象限に影響を与えるため、この象限で生活することを好むべきである。この象限は、将来的に有益となる重要な仕事に継続的に取り組むことで、将来の戦略を練り、私たちをプロアクティブに保つのに役立ちます。この象限は、プロジェクトにもっとお金が必要になるかもしれないことを知っているので、将来のニーズに応えるための財務戦略を立て、私たちをプロアクティブに保ちます。
第3象限は、たとえ重要でないとわかっていても、時間内にこなさなければならないタスクを管理する。例えば、クライアントにリマインダーの電話をかけて、あなたがすべてを把握していることを認識させるのだ。時には、形式的なことを優先することも必要だ。
最後は、タスクリストのゴミ箱だ。この象限は、見知らぬ番号からの電話に出る、仕事中にソーシャルメディアを使う、テレビでニュースを聞くなど、時間的なシナリオに沿って、重要でも緊急でもないことを抽出するのに役立ちます。これらのことは、ToDoリストでは必ずしも重要で緊急なことではない。
プロジェクトの優先順位を段階的に決める方法を学ぶと、目的地に到達するために優先的に対処すべき大きな岩がわかる。物事を4つの象限に整理した後、ゴールを目指すための大きな岩をよりよく抽出することができる。それらを抽出し、期限内に達成できるように取り組み始めることで、設計図を実際の実践例にすることができる。
タスクをその価値に応じて整理するだけでは不十分で、月全体のスケジュールを立てて、いつこれらのタスクを行うかを決める必要がある。そこで、プロジェクトマネージャーとして、あなたとチームメンバーのためにガントチャートを作成しましょう。
ガント・チャートは、あなたやあなたのチームのパフォーマンスを、あなたがそれに従って働いていたか、あるいは邪魔になっていたかを追跡するのに役立つ。ガントチャートを分析した後、あなたはチームの毎月のパフォーマンスを追跡し、彼らが不足している領域を見つけ、それらに適切に取り組むことができます。
ステップ・バイ・ステップでプロジェクトの優先順位を決める方法を学ぶ際に、さらに知っておくべきことは、ゴミ箱をいつも手元に置いておくことだ。仕事と時間の要求に従って、重要度の低い、あるいは重要でない仕事には、どんなに誰かに強制されてもノーと言うことを学ぶ必要がある。
上司との緊急のミーティングがあるにもかかわらず、友人や同僚からも遊びに誘われているとする。あなたは両方のミーティングの価値を比較し、重要度の低いほうにはっきりとノーと言う必要がある。
また、期限を日時と照らし合わせて把握することも必要である。締め切りは、いつプロジェクトを完了し、その時までにどのようなアウトプットを出すかというリマインダーを設定するのに役立つ。
プロジェクトマネジャーとしてのキャリアを築き、顧客から信頼され、今後も多くのプロジェクトに携われるようになるためには、プロジェクトの優先順位の付け方を段階的に学んでいく必要がある。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
