プロジェクトマネジメントライフサイクルの4つのフェーズは、プロジェクトマネージャーにとって非常に重要である。これは、プロジェクトマネジャーがプロジェクトを期限内に完了させるための最善の解決策を考え出すのを助けるためにデザインされた4段階のフレームワークである。また、プロジェクトマネジャーが効果的にプロジェクトを処理するために、プロジェクトを 把握するのにも役立つ。
プロジェクトの管理は、それがチームワークであれ、個人的なパフォーマンスであれ、容易ではない。プロジェクトを把握するのはとても難しい。時にはプロジェクトのモニタリングが非常に慌ただしくなることもある。プロジェクト管理で直面するすべての不都合を避けるために、プロジェクト管理ライフサイクルの4つのフェーズは、すべてを追跡するために重要な役割を果たしている。これは、プロジェクトマネージャーの仕事を名前だけでなく、組織のパフォーマンスを向上させることができます。
プロジェクトマネジメントライフサイクルの4つのフェーズは、プロジェクトを簡単に管理するためのステップバイステップのアプローチである。ここでは、プロジェクトマネジメントの4つのフェーズについて順を追って説明する。
プロジェクトマネジメント・ライフサイクルの4つのフェーズの最初の段階は、開始段階と呼ばれる。これは非常に慎重に計画されなければならない。プロジェクト全体は、プロジェクトマネジャーが開始段階をどのように遂行したかにかかっている。
開始段階では、プロジェクトマネジャーがプロジェクトを開始する前に理解しなければならない4つの基本的な事柄がある。チームワークであれば、この「開始段階の4つのポイント」もチームメンバー全員に説明する。開始段階の4つのポイントを明確にする前に、プロセスを進めることはできない。開始段階の主なポイントは以下の通りである。
ゴールプロジェクトのゴールを理解することは非常に重要である。プロジェクトマネージャーは、プロジェクト完了後に目指すゴールを明確にしておく必要がある。また、そのゴールについてチームメンバーのモチベーションを高める必要がある。
これは、方向性の中で適切に仕事をするための効果的な方法である。プロジェクトについて明確な目標を持つことは、時間内に効果的にタスクを完了させることにも役立つ。プロジェクトに何を求めているのかがわかっているため、プロジェクトの成果に対するモチベーションを維持することができる。
優先順位： 開始段階での2つ目の概要は、プロジェクト作業中に念頭に置かなければならない優先順位である。優先順位を頭に入れておくことで、すべての作業員がプロジェクトを管理しやすくなる。彼らは、優先順位に基づいて早めに必要なものを把握することができる。そうすることで、期限前であってもプロジェクトを完了させるプロセスを早めることができる。
締め切り：すべてのプロジェクトには、プロジェクトの責任者に引き渡すべき期限がある。もしプロジェクトが決められた期限から遅れたら、会社はプロジェクトマネジャーに責任が及ぶことになる。プロジェクトの期限を考慮する必要があるため、これは開始段階の主要なステップである。これにより、プロジェクトマネージャーはプロジェクトの作業プロセスを便利に計画することができる。また、限られた時間の中で、チーム全体が毎日どのような仕事をしなければならないかを指示することができる。プロジェクトの期限を守るためには、仕事の分担が非常に重要である。
プロジェクトのリスク： 準備不足のまま頓挫すると、重大な結果を招く可能性がある。プロジェクトのあらゆるリスクを念頭に置き、それに対する解決策を用意しておくことが重要だ。プロジェクトに関連するチームや個人が問題に直面したとき、この解決策はすでに用意されている。
これは、プロジェクトマネージャーを多くの不都合から救うことができる。プロジェクトを始める前に、そのプロジェクトのメリットとリスクを認識しておいた方がいい。そうすることで、プロジェクト・マネジャーはその分野で優位に立つことができる。
以上が、プロジェクトの開始段階で取り組まなければならない4つの要素である。プロジェクトの初期段階だからこそ、プロジェクトマネジャーはこれらのポイントを明確にしておかなければならない。
プロジェクトマネジメント・ライフサイクルの4つのフェーズの中で、開始段階の次に重要なのは計画段階である。プロジェクトマネージャーは、プロジェクト全体を効果的に計画しなければならないからだ。タスクを遂行するための完璧な計画があればこそ、そのタスクに秀でることができるのだ。計画段階では、2つの重要な側面を考慮しなければならない。
タスク：プロジェクトマネジャーは、プロジェクト内で実行するすべてのタスクのアウトラインを描く必要がある。それによって、プロジェクトマネージャーはプロジェクトに取り組む中で、どのようなことをしなければならないかを知ることができる。もしプロジェクトマネージャーがチームと一緒に仕事をしているのであれば、より早く仕事を進めるために、チームのメンバー間で均等にタスクを分担することができる。実行しなければならないタスクを知ることは、プロジェクトに取り組むプロセスを非常に便利にスピードアップすることができる。
タイムライン： タスクがわかっているだけでは不十分で、プロジェクトマネージャーはタイムラインを計画しなければならない。タイムラインはタスクがいつ実行されるべきかという知識を提供する。プロジェクトを正しい方向に持っていくためには、すべての活動を適切なタイミングで行うことが重要である。タスクを実行するためのタイムラインは、実行された活動を追跡するために重要である。また、プロジェクトの作業プロセスをモニターするのにも便利である。
実行段階は行動段階とも呼ばれる。計画を実行に移す時期である。プロジェクトマネージャーは、自分が立てた計画に沿ってプロジェクトを進めていかなければならない。計画に基づいて仕事をすることは、混乱した中で仕事をするよりも非常に簡単である。
プロジェクトマネジャーがプロジェクトマネジメントのために立てた計画を実行に移せば、プロジェクトは大成功を収めることができる。実行段階が重要なのは、それがプロジェクトの作業プロセスだからである。実行段階では、プロジェクトマネジャーの下で働くメンバー全員が、完成したプロジェクトという形で成功させるために、計画に対してより速く取り組まなければならない。
プロジェクトマネジメントライフサイクルの4つのフェーズの最後の段階は、それ自体が重要な意味を持つ終結の段階である。それはまた、プロジェクト内のパフォーマンスをチェックするためにチーム全体によって行われたすべてのステップを分析するプロジェクトの分析段階である。
プロダクトマネージャーはまた、プロジェクトに関連するあらゆる問題を解決するために、プロジェクト全体を批判的に見る。ほとんどのミスはこの段階で修正され、最終的なプロジェクトがトップの前に提示される。クロージングの段階では、3つの点をチェックしなければならない。
その結果を分析する： プロジェクトの完了には、開始段階で目標として設定された結果が伴う。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトに求める成果を常にチェックしなければならない。プロジェクトの結果を分析し、間違いがあれば修正しなければならない。
重要な学びを要約する：責任者の前でプロジェクトを説明する際には、プロジェクトの概要を説明することが重要である。責任者の前でプロジェクト全体を説明するには時間が足りない。プロジェクトマネジャーは、プロジェクトの重要なポイントをまとめ、短い時間で説明できるようにする必要がある。
プロジェクトの要点をまとめたリストを別に用意し、それを組織の役員会の前で要約として発表する。そうすることで、聞き手はプロジェクトについて理解することができる。プロジェクトマネージャーが肝に銘じておかなければならないのは、プロジェクト全体をキーポイントにまとめるべきだということだ。聞き手や閲覧者にプロジェクトに関する情報を少なくしてしまう可能性があるからだ。
次のステップの計画： プロジェクトマネージャーは次のステップを計画しなければならない。プロジェクトマネージャーはチーム全員の前でプロジェクトを発表しなければならない。プロジェクトマネジメントライフサイクルの4つのフェーズのうち、クロージングステージで行われるプレゼンテーションの計画が重要である。
プロジェクトマネジメントライフサイクルの4つのフェーズは、組織内のプロジェクトを把握する上で非常に重要である。プロジェクトマネジャーが取り組むべき4つのステップについては、上記の文章で詳しく説明されている。プロジェクトマネジャーがどのようにプロジェクトを管理しているかを知るのに役立つだろう。また、プロジェクトに参加する前に心に留めておかなければならないことについての情報も提供している。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
