プロジェクトについて議論するとき、私たちはあるタスクや作業を完了するまでのタイムラインに従う。プロジェクトマネージャーは 時間管理マトリックスを知らなければならない。時間管理マトリックスを採用することで、時間通りに仕事をこなすだけでなく、整理整頓の習慣を身につけることができる。
私たちは皆、仕事や私生活の中で何らかの仕事をしている。私生活では誰にも答える必要はないが、仕事では組織や上司に答えなければならない。私たちは、現実的な考えを持ち、自分の仕事を遂行するために段取りを整える必要がある。
プロジェクトについて議論するとき、私たちはあるタスクや作業を完了するまでのタイムラインに従う。プロジェクトマネージャーは時間管理マトリックスを知らなければならない。時間管理マトリックスを採用することで、時間通りに仕事をこなすだけでなく、整理整頓の習慣を身につけることができる。
成功している企業の多くは、スティーブン・コヴィーの7つの習慣に従い、成功の方程式をもたらす時間管理マトリックスを採用している。時間管理とは、開始時刻と終了時刻だけを記すことではない。時間を決め、それを生産的に使い、時間内にタスクを完了させることである。
時間管理マトリックスを使えば、タスクを整理し、分類し、重要度と緊急度に応じて実行することができる。プロジェクトを開始する場合、それを小さな塊に分割して、原材料に着手することはしない。正しい方法で完成させることはできないだろう。
We observe nature, which shows everything is organized and scheduled, and nothing gets out of the way.ー急なー急なー急なー急なー急なー急なー急のー。
私たちは、継続的に注意を払う必要があるものを分類し、それに取り組み続け、緊急性の高いものだけを時間内に行う必要がある。以下の4つの象限は、特に仕事上のタスクを整理するのに役立ち、最初に適切なものを選ぶことを明確にしてくれる。
第一象限は、緊急タスクと重要タスクについてである。私たちには、時間内にやらなければならないさまざまなカテゴリーのタスクがあり、それはまた重要なタスクでもある。これらの仕事には迅速な注意が必要だ。そうでなければ、大きな損失を被ることになりかねない。
例えば、あなたがオフィスで落ち着いて重要な会議を行っているときに、突然、火災の驚くべき音が聞こえてきたとする。あなたならどうする？会議を続けるのか、それとも消火器を探して火を消すのか。今こそ、何が重要で緊急なのかを決める時だ。
この緊急事態はより多くの注意を払う必要があり、会議よりもそれに取り組む必要がある。ミーティングを延期することはできるが、火が燃え広がる前に自分のために延期することはできない。
第二象限には、通常長期目標の一部となる重要なタスクや活動を入れます。これらのタスクは、ある期間の終わりにゴールに到達できるよう、長期的な計画を立てる必要があります。
例えば、プロジェクトに取り組んでいて、長いプロジェクトは通常、明確な日付と曜日がない場合、1年や半年といった時間を決めることができる。それに従って、毎月のガントチャートや毎日のToDoリストを使ってプロジェクトを計画する。正確な期限を守る必要はありませんが、ある程度決まった時間を守る必要があります。健康維持、ウォーキング、運動、人間関係の維持などを含めてもよい。
第3象限には、緊急だが重要ではない仕事を入れる。重要ではないが緊急なことをする必要があるので、第3象限に入れる。例えば、公共料金の支払いや、会社帰りに家族と一緒にいるときに、会社の電話に出る時間を確保する必要がある。緊急だが重要でない仕事を明確にする必要がある。
第4象限について言えば、通常は時間の無駄であるにもかかわらず、私たちはそれをやってしまう。スマホでソーシャルメディアを使ったり、テレビを見たり、ゲームをしたり。それらを完全に差し引くことはできないが、第4象限に入れ、この象限で過ごす時間を最小限にしようとする。この象限はタスクのゴミ箱と呼んでもいいかもしれない。
時間管理マトリックスを知ったら、その効果的な使い方を知らなければならない。そこで、以下に時間管理マトリックスの使い方や管理のコツを紹介しよう。
時間管理マトリックスで遊ぶ前に、割り当てられたタスクの期限をはっきりさせておく必要がある。まず、1ヶ月間、毎日、あるいは休みを取って行うタスクのリストを作成する。各タスクの前に期限を書くのを忘れないこと。そうすることで、どのタスクの締め切りが近いか、また重要なのかを知ることができる。そうすることで、どのタスクの締め切りが近いかを知ることができ、また重要なことでもある。
時間管理マトリックスを使う次のステップは、重要な事柄やタスクを抽出できるように整理することだ。大小さまざまな石をランダムに入れたとしよう。最大限のスペースを確保できるだろうか？
決して、その場所が低いからではない。大きな石と小さな石に分けて、大きな石から順に瓶に入れていく。すると、瓶の中のスペースが広くなり、すべての石が適切に配置される。同じように、タスクを大小の石に分類して適切なカテゴリーに入れれば、簡単に片付けることができる。
プロジェクトに取り組むときは、心を配り、責任を持つべきだ。物事を深く観察し、賢く分類すれば、不備なく完璧な順序で仕上げることができる。
仕事、プライベート、人間関係など、私たちの身の回りにはやるべきことがたくさんある。時には慌ただしい日常に追われ、あまり重要でないことや仕事とは関係のないことにエネルギーを浪費してしまうこともある。そう、他人の頼みを聞くのはいいことだが、自分の都合がつかないときは、できないことや自分の手に負えないことに取り組むのではなく、「できない」と言うべきだ。あまり重要でないことを断るのは大したことではない。エネルギーと時間の節約になる。
私たちは目標を期限付きで設定する。それを記録しなければ達成できないと思いますか？いいえ、正しい方向に進んでいるかどうかが分からないので、それは不可能です。1週間、1カ月と設定したスコアをチェックし、バランスを取る必要がある。
2ヶ月で5kg減量したいとします。毎日コップ何杯の水を飲むか、散歩にどれだけの時間を費やすか、ジャンクフードを食べないようにするかといった行動計画を立てる。
毎日、行動計画を見て、今日それを実行したかどうか、自分のパフォーマンスを追跡する必要がある。
さて、次の生産的なステップを探そう：目標の背後にある欠けているものを特定するのだ。ゴールのスコアボードをしっかり見ることで、それを特定することができる。それは、あなたがどれだけ頻繁に計画を回避してきたか、どれだけ集中力が必要かを示してくれるだろう。
時間管理マトリックスは魔法の杖のようなものだ。時間管理マトリックスを学び、自分のToDoに従って集中し、最適な解決策を見つけなければならない。以下は、時間管理マトリックスの利点である。
この美しい道具に従っていると、整理整頓ができるようになる。自分がしなければならないことを深く考え、それに従って分類する心を持つ。だから、物事の正しい位置に迷うことがなくなる。
タスクを分類する4つの象限について学ぶと、その重要性と緊急性を知ることで、関連する象限にタスクを配置することができる。
さて、あなたは自分の職務と責任、そしてそれをどのように果たすかを知っている。オフィスの仕事、家族や友人、そして自分自身のために、一週間の計画を立てるでしょう。あなたはすぐに計画性を身につけ、生産性を高めることができるでしょう。
時間管理マトリックスとは、タスクを重要度と期限に応じて計画し、適切なタイミングで実行できるようにする方法論です。4つの象限は、仕事を分類し、幸せで満足のいく仕事と私生活のための計画スキルを身につけるのに役立ちます。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
