適切な生産性向上方法がなければ、目標を達成できないかもしれない。多国籍企業であれ、本当に小規模なビジネスであれ、日々の目標を達成する ためには、誰もが従うようなルールのあるシステムを持つ必要がある。
今日のプロジェクトや仕事を翌日に残して、その日のうちに終わらせることができるのに、なぜか明日になってしまうということはない。このように、自分自身と会社のスタッフのための生産性ルールがないと、怠け心に支配されてしまうのだ。
たとえ重要な仕事に一人で取り組んでいても、あえて破りたくないルールがあるはずだ。締め切り前に仕事を処理するために、生産性向上メソッドの 一つでも適用してみてはどうだろうか？
時間は、適切な方法で活用した場合にのみお金になる。アイドルの仕事に時間を費やしたくないなら、あるいは日々の仕事を整理する適切なシステムを持っていないなら、これから説明する生産性向上メソッドのいずれかを適用し始めるのがよいだろう：
もしあなたがマルチタスクをこなす人で、最終的に仕事の大半を残してしまったとしたら、それはなぜでしょう？仕事の優先順位を決め、毎日取り組むべき仕事をリストアップしてみてはどうだろう。
まず、ひとつひとつの仕事の重要度に応じてリストを作る。どの仕事を先にやるべきかわかっていれば、一つの仕事に完全に集中することができ、それが終われば、他の仕事を処理することができる。
そうすることで、毎日すべての仕事をこなすことができ、最終的には自分の仕事の質に満足することができる。
休憩をまったく取らないと、あなただけでなくチームもイライラするかもしれない。仕事と時間はどちらも重要であり、時間内に仕事を完了させなければならないが、仕事に集中し続けると創造性やエネルギーを失ってしまうかもしれない。
もしあなたがアクティブであり続けたいのであれば、そしてスタッフに毎日朝を迎えるのと同じエネルギーを持たせたいのであれば、この生産性向上法を適用しなければならない。まず、タスクのリストを作り、すべてのタスクに制限時間を設定する。
異なるパートで構成されるプロジェクトに取り組むのであれば、すべてのパートを時間ブロックに分け、その制限時間内に完了させなければならない。
休憩から戻った後は、誰もがよりエネルギーと創造性を発揮して仕事に集中できるだろう。
もしあなたが怠け者で、いつも明日に仕事を残して明日が来ないのなら、タスクを書き始めるのはどうだろう？一度書いたタスクは忘れないし、その日のうちに処理することができる。
毎日、やるべきことをすべて書いておけば忘れないし、時間内に終わらせなければならないことがわかれば、怠けることもなくなる。
仕事に対する明確な目標があれば、時間内に仕事を完了させることができる。目標に集中し、仕事への取り組みが目標達成にどのように役立つかを考える必要がある。
さまざまなプロジェクトに取り組み、グループ全体を率いているのであれば、すべてのプロジェクトを細部まで書き留めておかなければならない。皆を率いる自信がなければならないし、重要な状況をどのようにコントロールし、複数の仕事をどのようにこなすかを知っていなければならない。
この生産性向上法は、あなたの習慣、仕事の進め方、1日にこなせるタスクの数がすべてだ。さて、あなたはその日の優先順位リストに最も重要な3つのタスクを書き込む必要がある。
一日ですべてをこなすことはできないので、まず重要な仕事に取り組む必要がある。つの仕事を終えた後、エネルギーが十分に残っていれば他の仕事に取り組んでもいいし、そうでなければ明日取り組むべき他の3つの重要な仕事のリストを作ればいい。
複数のことに取り組みたいのに、十分な時間が取れないことがある。そのようなときは、ノートに書き込むのだ。1日にタスクをこなす適切な方法がなければ、余計なことに時間を割くことはできない。
一日の終わり、リラックスして十分な時間があるときに、翌日にまずやるべきことを書き出すのだ。オフィスワークであれ、家事であれ、クリエイティブなことをしたいのであれ、すべてを書き出す必要がある。今日の終わりに明日の整理を始めるのだ。
もし自分に十分なやる気と自信がなければ、どうやって困難な状況に立ち向かうというのだ？何かをする前に、自分にはそれができる、自分に自信があればそれが実現できる、と自分自身で分かっていなければならない。
まず自分の仕事の習慣に注目する必要がある。さまざまな仕事のタスクにどう対処するか、重要な場面でどうするか。自分の弱点を知れば、それを改善することができ、毎日のToDoリストをより便利にこなすのに大いに役立つだろう。
もしあなたが、毎日の仕事をリストアップしているにもかかわらず、そのリストを完成できないでいるのなら、この生産性向上法を試してみるべきだ。その名前を読んだだけで、その意味がわかったかもしれない。
毎日のタスクリストができたら、それに取りかかる必要がある。休息時間を確保するためにタスクリストを整理する必要があるが、怠けすぎず、明日タスクを完了させるという思いがエネルギーを曇らせることがないようにする。あなたは今、すべてを時間通りにこなすという連鎖を断ち切らなければならない。
買い物や食料品の買い出しに行く前に、忘れ物がないようにチェックリストを作ったことがあるだろうか？これがチェックリスト・マニフェストのやり方だ。あなたは、取り組むべきタスクをすべて書く必要がある。
タスクが終わったら、マニフェストにチェックを入れる。そうすることで、あるタスクに集中することができ、それが終わったら、リストの2番目のタスクに取り組むことができる。この方法なら、物事が混乱することはない。
毎日のタスクリストを整理するのに最適な生産性向上の方法を選ぶ際に、混乱してしまうかもしれない。さて、上記で紹介した生産性向上法は、どれもあなたの仕事のスケジュールに異なる影響を与えるだろう。
明日に仕事を残さずに済むように、日々のタスクのリストをより良い方法で処理するのに役立つ、最高の生産性向上メソッドを1つ選ぶのに役立つものをいくつか紹介しよう：
あなたはどんなタイプだと思いますか？タスクに優先順位をつけたいのであれば、シングルタスクがその方法だが、物事を成し遂げたいのであれば、自分なりのシステムを作ることに集中するようになった。自分の性格に合わせて方法を選ぶ必要がある。
もしその方法が自分の性格に合わないと思ったら、30日後に変更することができる。
自分にとって完璧な生産性向上方法を見つけたと思っても、それを少し変更し、自分が使いやすいようにカスタマイズする必要がある。
以上、9つの生産性向上方法について話したが、どれも仕事をより良い方法で整理するのに役立つものばかりだ。適切な管理や整理されたタスクがなければ、いつまで経っても目標を達成することはできない。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
