プロジェクトマネジャーがプロジェクトを始めようとするとき、クライアント、クライアントのチーム、そして自分のチームとの協力関係を築き、プロジェクトを成功に導くためには、適切なガイドラインと 合理的な軌道が必要である。プロジェクトのゴールを達成するためには、それぞれの担当者との交渉や 適切なコミュニケーションなしには不可能である。
そのため、まずクライアントとコミュニケーションをとり、次にあなたのチームメンバーやクライアントのチームとコミュニケーションをとる必要がある。そのためには、プロジェクトのキックオフミーティングと呼ばれる、プロジェクト関係者との最初のミーティングを行う必要がある。
キックオフミーティングは、プロジェクトを正式に実行する前に設定されます。このミーティングでは、チームメンバーがプロジェクトのミッション・ステートメントを設定し、それぞれの役割を負い、進捗状況を共有するための週間スケジュールを立てます。
プロジェクトについてチームメンバーとキックオフ・ミーティングを行うことも重要だが、まずはクライアントに会い、彼が実際にこのプロジェクトに何を望み、何を期待しているのかを確認し、あなたが事前に計画していた戦略プランも修正すること。つまり、まずクライアントに会い、次にチームメイトに会う必要がある。
まず第一に、クライアントとの作業前ミーティングを予定して、クライアントがこのプロジェクトにどのような期待を寄せているのか、どのようにこのプロジェクトを進めていきたいのかを把握しましょう。そうすることで、プロジェクトの作業時間中にバランスを保ち、良好なビジネス関係を保つことができます。しかし、最初のミーティングは、最終決定として宣言するために、物事を明確かつシンプルに保つために、あなたとあなたのクライアントだけを含むべきであることに留意してください。
その後、クライアントとそのチームメイトとの2回目のミーティングを予定し、生の情報を共有する。これは、クライアントとプロジェクト計画を最終決定した後に行うことで、拒否や提案、クライアントのチームメンバーの指示に従うよう要求されることを避けることができる。
そして最も重要なことは、クライアントやチームメンバーとのキックオフ・ミーティングをどのように設定するかという、誰もが頭を抱える疑問について考えることである。ここで、プロジェクトを成功させるために、目的地への正しい道を切り開くことに深く集中する必要がある。そこで、キックオフミーティングを設定するためのいくつかのステップがある。
プロジェクトチームメンバーとのキックオフミーティングを開催するには、電話、公式Eメール、テキストメッセージのいずれかを使って適切に招待する必要がある。どのような方法でチームを招待するかは、あなた次第だ。魅力的なセリフを付け加えることで、チームメンバーがキックオフミーティングを心待ちにし、プロジェクト計画策定のために共有すべき最高のアイデアを伝えられるよう、エネルギーを高めることができる。
お茶を飲みながらキックオフ・ミーティングをしたら、今度はクライアントのチームとプランを共有し、それを認識してもらう。
会議のアジェンダは、時間や資料の無駄を避けるために、紙に段階を追って書いていくように非常に明確でなければならない。事前にアジェンダが設定されていれば、アジェンダを設定せずにキックオフミーティングを行う代わりに、トピックについて議論するためのより多くの時間を持つことになります。あなたは、クライアントやチームと共有しようとしている会議の議題に対する完全なコマンドを持っている必要があります。
会議のアジェンダを明確にし、時間をかけないようにするには、共有したい、議論したいポイントを明確にするために、ワード文書やビジュアルを作ることができる。
計画を立て、勇気を持ち、気を散らすことなく常にモチベーションを保ち続けなければ、目標を達成できないのだろうか？いいえ、不可能です。
誰もが取り組む明確な動機が必要であり、シンプルで短く、1日に何度でも読み返すことができる刺激的なミッション・ステートメントを設定する必要がある。プロジェクトのミッション・ステートメントは、プロジェクトに携わるチーム全体とステークホルダーにもあるべきです。また、ステークホルダーが自分のプロジェクトのミッション・ステートメントを持っていれば、それを求めることもできる。
キックオフ・ミーティングでは、将来的な誤解を避け、長期的なビジネス関係を楽しむためにも、チームやステークホルダーとのオープンなディスカッションを行う必要がある。そこでは、相手の提案を大切にすることで、強い絆を築き、プロジェクトに最適な計画を立てることを推進する必要がある。
キックオフ・ミーティングでは、プロジェクトの目的地へと導くロードマップをあなたやあなたのチームに提供することができるため、プロジェクトの完了に重要な役割を果たす計画の策定も含まれるべきである。組織的で計画的でなければ、目標を達成することは不可能だ。だから、プロジェクトを進める中で、あなたとチームメイトが実行するステップの計画を立てよう。
チームメンバー全員の全体的なToDoリストがあるべきで、個人リストもプラスポイントになる。チームメイトに助けを求めて、チーム用と個人用のガントチャートを作成し、それぞれのタスクが時間通りに完了することを保証し、あなたとチームが直面している欠陥やギャップを追跡することができる。
スキルも知識も異なるチームメンバーがいるのだから、各メンバーのスキルセットに応じて仕事を割り当てる。
作業員でグループを作り、プロジェクト完了のための役割分担を話し合うために、さまざまな枠で彼らを招集することができる。完全なコラボレーションで仕事をするためには、チームメンバー間で効果的な役割分担計画を立て、各タスクの完了に良いコラボレーションと一貫性を持たせる必要があります。
計画を立て、チームを指導し、望ましい結果を求めているのに、100パーセントの結果を得るのは難しいようだ。プロジェクト進行中に、放置できない問題が現れるかもしれない。
プロジェクトの進捗管理システムを開発すべきである。ガントチャートは、タスクを完了させるだけでなく、週ごとに特定のタスクを完了させる頻度を示すのに役立つ。各タスクの1週間あたりの完了頻度を決め、そのフォローアップを続けることで、プロジェクトの不足や問題点を特定することができる。
プロジェクトのリスクを評価し、災難に対処するための計画を事前に立てることを忘れてはならない。もしあなたが産業プロジェクトに取り組んでいるのであれば、このステップをキックオフ・ミーティングのリストの優先順位に入れておくべきである。大きな問題に直面する前に、経験豊富で資格のあるリスク管理チームを作り、リスク評価と管理に取り組ませること。
プロジェクトのキックオフ・ミーティングを準備し、成功させるために一連のステップを踏む場合、キックオフ・ミーティングで実行した各ステップの記録を保管し、必要なときにフラッシュバックできるようにしておく。
キックオフミーティングは、単なる形式的なものではなく、あなたのタスクに関する疑問やその他多くのことを明確にするための、多くの事前作業ステップからなるカスタマイズされたシステムです。
プロジェクトマネージャーや企業は、指定されたタスクに特化した異なるスキルを持つ従業員を雇う。チームメンバーは、キックオフ・ミーティングが始まるまではお互いを知らない。つまり、キックオフ・ミーティングはチームメイト同士を紹介し合う場だと言える。
チームメイトが互いのスキルセットや専門的な教育を知ることで、誰と密接に仕事をするのかがよりよくわかり、プロジェクトで大きな成果を上げるために必要な協力や完璧な仕事を生み出すための調整がより必要になる。
キックオフ・ミーティングでは、プロジェクト・マネジャーはステークホルダーから確認された会社やプロジェクトのビジョンをチームと共有し、このビジョンを達成するためにどのように段階的かつ一貫して取り組むべきかを伝えます。
キックオフミーティングをアレンジしながら、プロジェクトマネージャーは複数の人々と協力し、相乗効果を発揮させ、彼らの仕事とアイデンティティに価値を示し、プロジェクト成功の正しいロードマップへと導いている。プロジェクトマネージャーは、すべての人を尊敬に値する有能な人物と見なし、リーダーシップを発揮しているのだ。彼のチームは、彼についていけばスムーズで誠実な仕事ができると慕うだろう。
キックオフ・ミーティングは、プロジェクトを成功させるために重要な役割を複数担っており、強い絆を築き、理解を深め、すべての努力を一箇所に集め、プロジェクトの成功を確実にするような戦略を練る。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
