プロジェクトマネジメントは 、多くのカテゴリーに多様化し、苦労している人たちがプロジェクトを勝ち取り、成功させ、輝かしい未来へと導くことができるようになった。 プロジェクト憲章もその一つで、初心者のプロジェクトマネジャーでもプロフェッショナルなプロジェクトマネジメントを成功させることができる。
プロジェクト・チャーターに取り組む前に、プロジェクト・チャーターとは何かについてあらゆる規範や詳細を知っておく必要がある。初心者も専門家も知っておくべき詳細がいくつかある。
プロジェクト憲章の詳細について説明する前に、プロジェクト憲章とは何かについて理解しておく必要がある。プロジェクト憲章とは、プロジェクトマネジャーがプロジェクトの目的を明確にし、期限を設定し、プロジェクトの利害関係者を決定し、プロジェクトを成功させるための戦略を書き留めたものである。
プロジェクト・チャーターでは、プロジェクト・マネジャーは、タスク、スケジュール、チーム・メンバーをそれぞれのスキルに応じて調整し、プロジェクト完了までに行うタスクを定義する。プロジェクトチャーターとは何かを知ると、何を、なぜ、いつ、どこで、誰が、などのような頻繁な質問が生まれる。これらの質問によって、プロジェクトマネージャーはプロジェクトの段取りを徹底的に調整することができる。
プロジェクト・マネジャーになったら、プロジェクト憲章とは何かを知っておこう。また、ステークホルダーを惹きつけるために、何を反映させるべきかをしっかり考えておく必要がある。プロジェクト憲章に反映すべき主な事項を以下に挙げる。
まず、プロジェクトの目的を明確にする必要がある。プロジェクトの目的は簡潔かつ明確でなければならない。
プロジェクトマネジャーは、チームメンバー、設備、その他何であれ、プロジェクトを開始し、最後までリードするために必要な要件を知っていなければならない。完璧なプロフェッショナル・プロジェクト憲章は、これらの必須条件も何としても定義する。
また、プロジェクト憲章には、プロジェクトの簡単な説明を反映させ、何がどこで行われ、誰がそれに参加するのかを定義すべきである。
プロジェクト・マネジャーは、プロジェクト開始時から終了時までの期間内に予想されるリスクのリストも含めるべきである。そうすることで、事前にイニシアチブを取り、解決策を見つけることができる。
すべてのことは、タスクとその完了時間を定義することによってスケジュールされるべきである。この目的のために、マネージャーは自分自身とチームメンバーのためにガントチャートを使うことができる。
その後、タスクの分類が重要になる。プロジェクトマネージャーは、マイルストーンの抽出を文書に反映させる形でタスクを分類する必要がある。マイルストーンとは、プロジェクトの最も重要で長期的なタスクのことである。
予算は、どんなプロジェクトでも最大限の注意を必要とする重要な部分である。だから、プロジェクト憲章は予算のプレゼンテーションを決して省略すべきではない。
結局のところ、プロジェクト憲章が反映すべき最も重要なことは、彼の関心とプロジェクトに対する計画を利害関係者やチームメンバーと共有する意志を確認するための導入セッションのスケッチである。
プロジェクト憲章とは何かをよりよく理解するためには、その基本的かつ重要な要素について知識を得る必要がある。
プロブレム・ステートメントとは、プロジェクト・マネジャーがプロジェクトを通じて直面し、解決策を見出さなければならない問題や課題を簡潔に記述したものである。プロジェクトマネージャーは、5W（What、When、Who、Where、Why）を使って問題を特定することができる。この5つのWは、問題を書き出し、関係者に関連付けることで解決策を見つけるのに役立つ。プロジェクト憲章では、問題提起は常に簡潔で明確でなければならない。
ビジネスプロジェクトの提案書は、プロジェクトの範囲を管理することができます。このプロジェクトがどのようなもので、どのように一連の整合した戦略に従うことで達成可能なのかを示す、整理された方法で物事を設定することができる。これにより、プロジェクトに入札し、成功裏に落札することができるようになる。
プロジェクト憲章には、プロジェクトの目的、情熱、プロジェクトを成功させるために採用したい戦略などを定義する、プロジェクトの魂ともいえるミッション・ステートメントを欠かすべきではありません。そのため、ステークホルダーやチームメンバーと共有する文書には、プロジェクトに関連する個人的かつ専門的なミッション・ステートメントを追加してください。
良いプロジェクト憲章には、それに従うタイムラインも含まれている。タイムラインは、プロジェクトの特定の期間に起こる時間や出来事のコンセプトマップを反映し、常に簡単にスケッチされる。プロジェクト憲章のこの要素によって、プロジェクトマネジャーは時間に従って、上司やステークホルダーに良い影響を与える期限までにタスクを完了させることができる。
プロジェクトスコープは、プロジェクトの目的とその後の成果を定義するプロジェクト憲章の重要な要素でもある。それはその特定のプロジェクトのためのstakeholderの視野に従ってあるべきである。
プロジェクト憲章の意味を正確に理解すれば、最終的にチームメンバーの重要性も理解できる。ですから、プロジェクト憲章にこの要素を含めることを忘れないでください。
ここでは、プロフェッショナルで優れたプロジェクト憲章を作成する際に、プロジェクトマネジャーとして従うべき重要なステップを紹介する。
プロジェクト・マネジャーとして、プロジェクト憲章を作成する前に、あなたがプロジェクトを管理しようとしているステークホルダーとのミーティングを企画する。そうすることで、彼らがこのプロジェクトに抱いているビジョンや期待を知ることができる。その後、チームメンバーとのミーティングを招集し、ステークホルダーから得た視点を共有し、彼らの側から、プロジェクトを完璧な形でスタートさせるのに十分な、ユニークで優れたアイデアについて尋ねてみよう。
ベントを運任せにしてはいけない。紙のファイルであれ、ワードやエクセルのような文書作成ソフトであれ、それらを正確に管理し、文書上でひとつひとつ、すべてを計画するのだ。文書化することで、タスクの完了状況やチームのパフォーマンスを把握することができ、また次のプランの目標や着手にも役立ちます。適切な文書化は、あなたと利害関係者との間の契約書でもあり、不始末や誤解を避けるためのものでもある。
プロジェクト憲章を作成する際には、インターネットを利用して様々なテンプレートを利用することができます。異なるソースから収集したテンプレートを組み合わせて、プロジェクト憲章を作成するために複数のテンプレートを使用することができます。そうすることで、あなたのプロジェクトに最適なテンプレートを設計することができます。
プロジェクト憲章は、改善の糸口を見つけ、改善が必要な目標を特定するための、一つひとつ、そしてすべてについての適切な情報を知らずして、どうやって完成させることができるだろうか。まずは観察し、情報を収集し、改革をもたらすための戦略を練るのがよい。
プロジェクト憲章を実行する前に、チームと話し合うこと。プロジェクト憲章を作成したら、チームと議論しましょう。チームは、より良い改善策を提案してくれたり、あなたの努力を台無しにするような弱点を指摘してくれたりします。ですから、プロジェクトオーナーと直接文書を共有してはいけません。まず、チームと話し合ってください。
1.その後、利害関係者に提示し、承認を得る。
2.そしてそれをステークホルダーに提示し、100％の承認を得る。
3.プロジェクト憲章の利点は？
4.プロジェクト憲章を作成する利点は以下の通りである。
5.プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの目的を明確にすることができます。
6.プロジェクトを軌道に乗せる
7.プロジェクトのマーケティングを強化する。
8.期限に間に合わせる
9.利害関係者、チームメンバー、プロジェクトマネージャー、スポンサーを同じ平面に保つ。
10.重要なイベントを忘れたり、見逃したりしない。
プロジェクトを成功させるためには、プロジェクト憲章が必要不可欠である。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
