そもそも、プロジェクトのすべてのプロセスは、成果物と呼ばれる結果に行き着く。それはプロジェクト全体の目的とまったく同じものかもしれない。また、通常大きなプロジェクトの一部である報告書である可能性もある。
もうひとつ説明すると、あらゆる種類のプロジェクトには何らかのインプットやアウトプットがある。これは、プロジェクトで何を使うか、例えばデータ、リソース、その他このようなものに依存する。これらすべての結果として、プロジェクトから生まれるものがプロジェクトの成果物です。
プロジェクトの成果物は、製品かサービスであると言える。単純な文書でもよいが、これがプロジェクト終結のまとめである。これは、プロセスのすべてがサインオフされ、プロジェクトがあらゆる面で完了したことを示す。
この2つの言葉には明確な違いがある。プロジェクトの成果物といえば、プロジェクトの計画や報告の結果、会議の議事録を含む本来のアウトプットのことである。しかし、製品成果物という場合は、ハードウェア、ソフトウェア、契約書、アプリケーション、テスト結果などの製品に限られる。
すべての利害関係者とプロジェクトの顧客は、製品やサービスという形で成果物を得ることを期待している。しかし、その中には書類など、他にも多くのものが含まれている。このような書類は、クライアントがプロジェクトが進行し、決められた時期に完了することを確認するための情報源となる。
これらの文書には以下のものが含まれる：
プロジェクトの仕様やステークホルダーの特別なニーズによって、プロジェクトの成果物は異なります。ほとんどの場合、プロジェクトの顧客や利害関係者は、プロジェクトの終了とプロジェクトの過程で期待されるパフォーマンスレポートを含む成果物を要求する。
プロジェクトマネージャーが作成した報告書は、成果物として使用され、ステークホルダーやクライアントの前で発表されるソースとなる。ステークホルダーによって要求されるものは異なり、柔軟性を求められ、カスタマイズを必要とする。これらはすべて、成果物の核となる効果的なレポーティングにつながる。つまり、プロジェクトの成果物とは何かを知っていれば、このプロセスは非常にシンプルなものになる。
クライアントを支援するプロジェクト管理ツールはたくさんある。これらのツールは、ワンクリックでプロジェクトのデータを収集し、そのバリエーションを整理し、時間、コスト、その他のことも考慮に入れる。管理者は、これらの文書のPDF形式を使用し、利害関係者と共有することを好む。利害関係者はまたそれをする間考慮することができる他の指定および好みを与えることができる。
この他にも、レポートがフィルタリングされ、クライアントがレポートで見たいと思うデータだけを表示できるなどの機能があるとなお良い。また、クラウドベースのソフトウェアで、リアルタイムのデータを文書化してくれるものもあることをお忘れなく。
ライブバージョンを見たいクライアントには、ライブダッシュボードを共有することで、好きなように情報を得ることができます。クライアントに合わせたツールを設定し、競合他社には秘密にすることができます。フリートレイルのツールは、複数の種類を使用することが可能です。
これまで、プロジェクトの成果物とは何かを学んできた。ここからは、ある種のレポートを使うことで、どのようにクライアントやステークホルダーのためにプロジェクトの成果物を作成できるかを学んでいきます。例えば、アリアンスレポート、ステータスレポート、タイムシートレポートなどである。
プロジェクト・ステータス・レポートを活用することで、次のようなことが見事にまとめられる：
1.利害関係者に作業の進行状況を説明する。
2.どのプロジェクトメンバーが最も高い負荷をかけているのか、またそれを是正するためにどのような調整が可能かを示す。
3.改善可能な点はすべて概説し、プロジェクトがさらに進行したり、終了に向かうにつれて、それを取り除くことができるようにする。
ステータス・レポートは通常カスタマイズ可能である。あらゆるタイプのデータセットと異なるタイプのカラムを選択することができる。これらは、クライアントが特定の時点でプロジェクトに求めている情報を得るために使用される。
また、作業内訳のような変数を使ったプロジェクト状況を例に挙げることもできる。その中には開始予定と終了予定がある。これ以外にも、計画された時間があり、プロジェクト完了のパーセンテージも示され、すべてのメンバーのタスク割り当てが記載され、実際の時間とともに開始日もその一部とされる。
分散レポートも十分使えます。また、サマリータスクや予測完了率、プロジェクトの実際の進捗状況の説明などを追加してカスタマイズすることもできます。これは予測進捗とも比較できる。
このレポートの結果、予測された開始日と終了日をクライアントに示すことができる。これとともに、予測された時間と実際にプロジェクトに費やされた時間も記載される。その違いは、クライアントにとって非常に明確なものとなる。この他にも、予測されたプロジェクト期間と終了までにかかった時間が結果報告書の一部となる。
タイムシートは、プロジェクトが完了するまでにメンバーが何時間かかったか、その全過程でどのような状況であったかを説明するために作成される。これ以外にも、以下のような情報が含まれる：
タイムシートレポートには、どの時間帯に誰が仕事を提出し、どれだけの時間を割き、どれだけの時間を費やしたか、正確な提出日、そして残りの作業時間数が記載されている。
また、その人が取り組まなければならない仕事を管理するチャンスもある。複数のプロジェクトを管理している人も、このタイムフレームシートレポートを活用することができる。上記のセクションで紹介したすべてのシートを使うことで、可能な限り最善の方法でプロジェクトを管理することができます。チームは納期を守り、プロジェクトは予算内に収まる。
多くの人は、プロジェクトの成果物はプロジェクト終了時に作ればいいと思っている。しかし、プロジェクトのスポンサーとなる人たちは、プロジェクトの開始時にも成果物を必要とするかもしれない。また、プロジェクトの実行中や進行中にも必要な場合が多い。従って、プロジェクト開始時点から、会社として整備しておくべき情報なのである。
ここでは、プロジェクトの成果物とは何かについて詳しく見ていくが、最終成果物や初期段階の成果物についても見ていくことにしよう。
プロジェクトの全作業範囲は、最終成果物に示される。しかし、これらは、プロジェクトの最初の作業や、そのプロジェクトを構成していた人、チームによって行われた開始作業、そしてその時間枠内でのプロジェクト活動のスナップショットに基づいて作られる。
プロジェクト憲章とビジネスケースは、開始フェーズの成果物の一部である。これは、プロジェクトのアウトプットを学ぶのに役立つ。
以上の議論から、プロジェクト成果物とは、プロジェクトの管理文書の一種であることがわかる。企業がプロジェクトの進捗状況を把握するために保管し、クライアントやステークホルダーも同様の目的で必要とする。プロジェクト成果物は、プロジェクト期間中のインプットとアウトプットのすべてを説明するものです。以上の情報は、プロジェクトの成果物とは何かを理解する上で大いに役立つと確信しています。今後は、プロジェクトに適した成果物を作成するための学習に専念してください。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
