適切な計画を立てずにプロジェクトに取り組むのは最悪の考えであり、最善の計画を立てても計画通りにいかないこともある。プロジェクトマネージャーにとって最も難しい問題のひとつは、限られたリソースの中で仕事をする際のリソース管理である。
そのため、プロジェクトを円滑に進めるためには、リソースの平準化とは何か、それをどのように活用するかを知ることが不可欠だ。
ここでは、リソースの平準化とは何かから、さまざまなヒントや効率的に活用するための使用例まで、あらゆることについて説明する。
リソースの平準化とは、利用可能なリソースを効率的に使用してプロジェクトを完了するために、リソースの割り当て、スケジューリング、コンフリクトの解決を含むプロジェクト管理 手法である。ここでいう主なリソースは以下の通りである：
- ツール
- 材料
- コスト
- 時間
- 人事など
リソースの平準化は、リソースやスコープの制約を増やす代わりに、利用可能なリソースの割り当てを 最大限に活用するために不可欠である。しかし、プロジェクトマネージャーは、異なるプロジェクトで異なるリソースを同時に使わなければならないため、複雑さが増し、言うほど簡単ではありません。しかし、状況は様々である：
- 期限を守ることで、リソースを増やすことができる
- 一貫したリソースがあれば、期限は延長できる
いずれの場合も、目標は要求事項の範囲内でプロセスを管理することである。
すべてのプロジェクトには特定の制約がつきものだ。ほとんどの場合、時間はタイトで、リソースは管理されている。しかし、ここではさまざまな状況下でリソース平準化がどのように機能するかについて詳しく説明する。
プロジェクトが納期を厳守するものであれば、時間を無駄にすることはできない。このようなシナリオでは、リスクに優先順位をつけ、最も重要で複雑で時間のかかるタスクにリソースを割り当てるのがベストプラクティスだ。このようなタスクは、品質に妥協できないため、最高のリソースに割り当てる必要がある。
その一方で、どのリソースも過負荷にならないようにしなければならない。過負荷をかけることなく、与えられた時間内に適切な人材から適切なクオリティを引き出すのがプロジェクトマネージャーの仕事だ。過負荷は質の低下を招くからだ。
プロジェクトのスケジュールや納期がそれほど厳密でない場合もある。そのようなプロジェクトで最も重要なのは品質だ。そのため、プロジェクトマネージャーは同じリソースを使いながら、最高の品質を維持することに取り組まなければならない。この場合、成果物を納品する際に最高の品質を得るためには、従業員やその他のリソースへのストレスを減らさなければならない。時間的な制約もないため、リソースに過度の負荷がかかってはならない。
プロジェクト開発中には、リソースに関連するいくつかのリスクがプロジェクトに影響を及ぼす可能性がある。そのため、プロジェクトマネージャーは利用可能なリソースを戦略的に管理しなければならない。ここでは、リソース平準化を使うことができるいくつかのケースを紹介する。
リソースの平準化で達成すべき最も重要なことの1つは、リソースを最適化することだ。リソースを過不足なくフルに使う必要がある。リソースの平準化は、プロジェクトのどの部分がより多くのリソースを必要とし、どの部分にリソースの柔軟性の余地があるかを確認するのに役立ちます。
リソースの平準化は、プロジェクトの遅延を防ぎ、コストと従業員の効率を向上させるために重要である。異なるプロジェクト間でリソースを適切に使用することで、制約や財政の範囲内ですべてを管理することが容易になります。
タスクの過負荷は、従業員にストレスを与え、最高の品質を提供できなくする問題である。過負荷に長くさらされると、従業員の満足度に影響し、より良い職場に転職する可能性もある。そこで、マネージャーはタスクの過負荷を防がなければならないが、それはリソースの平準化によって非常に可能になる。適切なリソースが適切なタスクに割り当てられるため、過負荷の可能性は最小限に抑えられる。
品質は、リソースの平準化が使用される最後の、そして最も重要なものである。タスクに優先順位をつけて適切にリソースを配分することで、品質を維持することができる。これは、マネージャーがプロジェクトのあらゆる側面に対処し、最終日にすべてを残すのではなく、反復的に改善を求めるのに役立つ。こうすることで、マネージャーは主な納期を守りつつ、より良い品質のために社内の納期を調整することができる。
リソースの平準化は、プロジェクトのリソース管理に利用できる一方で、従業員の健全な職場環境やワークライフバランスの維持にも役立つ。
リソース・レベリングのやり方を知っているだけでは、仕事をこなすことはできないかもしれない。そこで、リソース・レベリングを効率的に行うための5つのポイントを紹介しよう。
100％の効率を期待するのではなく、プロジェクトリソースの現実的な見積もりを立てましょう。利用可能なリソースを使いながら、与えられた制約の下ですべてを容易に管理できることを保証するために、見積もりを作成した後、それを少し増やします。
プロジェクトを開始する前に、リソースの不足に取り組む必要がある。新しい従業員やツールが必要かもしれない。プロジェクト・マネジャーとして、予期せぬ問題や遅れに直面することがあるが、それらに対処する唯一の方法は、前もって計画を立て、できるだけ早くこれらのギャップを埋めることだ。
効率を上げる最善の方法のひとつは、さまざまなリソースやタスクに優先順位をつけることだ。例えば、プロジェクトを小さなセクションに分け、難しいものから優秀な社員に割り当てることができる。小さくて簡単なものは優先順位が低くなり、競争力の低い社員や後回しにすることができる。他のリソースについても同じようにすれば、突発的な問題が発生することはほとんどないだろう。
組織として、専任のリソース・マネジャーがいなければならない。一人のマネジャーがすべてを処理するのは非効率的である。リソースマネジャーは時間のかかる仕事をたくさん抱えているからだ。リソースの専任マネージャーを置くことで、リソースの最適な利用可能性と割り当てを維持することができる。
リソースは一度割り当てられると、しばらくすると解放され、他のタスクに割り当てられる。リソース・マネージャーは、すべての割り当てと再割り当ての必要性を把握しておかなければならない。これがないと、すべてがごちゃ混ぜになり、さまざまなリソースの優先順位がわからなくなる可能性がある。
リソースの平準化とは何か、どこで必要なのか、どのように正しく実装するのかを知ることも不可欠である。プロジェクトにリソース平準化を導入するには、4つの異なる戦略がある。ここでは、プロジェクトにリソース平準化を導入するための4つの戦略について詳しく説明します。
プロジェクト期間に応じてリソースを平準化する方法である。プロジェクトのライフサイクルの中で、重要なマイルストーンとそうでないマイルストーンに応じて、柔軟なスケジュールを組むことができる。こうすることで、最も重要な活動を期限内に効率的に管理することができる。
クラッシュ法には、一定の期限を守るためにプロジェクトにリソースを追加する方法がある。ここでは、利益を維持するために、タスクの最小コストを増やしながら、最も優先順位の高いタスクに取り組まなければならない。しかし、この戦略は上層部の承認を必要とするが、時間内に仕事を終わらせることができる。
この戦略では、割り当てられたタスクの最長経路を考慮しながら、一度に1つのタスクに1つのリソースだけを割り当てることができる。そのため、タスクのリストアップと優先順位付けが必要である。最長経路を考慮した上で、適切な優先順位付けとリソースの割り当てを行えば、ワークフローの遅延が本命の納期に影響することはない。
納期前や納期前にプロジェクトを納品しなければならない場合に有効だ。そのため、手直しの依頼が何度も入る可能性があるため、作業のスピードアップが必要となる。ただし、このテクニックが有効なのは、異なるタスクが重なっている場合に限られる。
リソースの平準化とは何か、どんなツールを活用すれば効率的な作業ができるかを知ることで、プロジェクトマネジメントの勝手が変わってくる。選択肢は多くないが、リソースの平準化に最も役立つ3つのツールを紹介しよう。
ガントチャートは 、クリティカルパート法に従ってタイムラインを管理し、リソースを計画するのに最適なオプションです。依存関係とタイムラインの詳細の良い概要を提供します。
オンラインとオフラインのプロジェクト管理ソフトは、進捗状況やタイムラインを管理者に把握させることで、進捗を維持するのに役立つ。また、より良い効率のために、異なるタスクの再スケジューリングにも役立ちます。
ネットワークダイアグラムは、さまざまなタスクとその関係をチャートの形で視覚的に示し、小さなマイルストーンでプロジェクトの計画、スケジュール、進捗管理を行うことができる。また、優先順位をつけることで、重要なパスとそうでないパスを特定し、期限を守るのに役立ちます。
リソースが限られている場合は、リソースを増やすのではなく、リソースを最大限に活用する必要がある。リソースを増やすとプロジェクトの予算や目標に支障をきたす可能性があるため、リソースの平準化とは何かを知っておくと役に立つだろう。
リソースの平準化を効率化し、プロジェクト管理を改善するために、どの戦略を実行し、どのツールを使うべきかを知っていただきたい。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
