効果的なチーム管理のためのワークロード管理とは

チームメンバーの一部が過剰なワークロードに苦しんでいる場合、本来の生産性を発揮できなくなります。また、革新的なアイデアを共有する機会を探していても、それを見つけられない従業員もいます。

そのため、プロジェクトマネージャーはワークロード管理とは何か、そしてなぜそれが必要なのかを知っておく必要があります。

ワークロード管理とは？

ワークロード管理とは、適切な時間配分のもと、チームメンバー間で仕事を公平に分配することに他なりません。プロジェクトを開始する前に、チームにそのプロジェクトを完了させるキャパシティがあるかどうかを知る必要があります。すべてのプロジェクトマネージャーは、ワークロード管理とは何か、そしてチームメンバーの生産性と革新性を高めるために、どのようにワークロードを管理すべきかを学ぶ必要があります。

最善を尽くしている従業員であっても、ワークロードが多すぎると、最高のパフォーマンスを発揮できなくなることがあります。過剰なワークロードは、仕事の能力だけでなく、その人の健康にも影響を及ぼします。

ワークロード管理には、プロジェクトマネージャーが管理すべき以下の事項が含まれます。

カテゴリ化と整理を成功の鍵と考える

仕事を完遂するには、仕事を小さな塊（チャンク）に分け、重要度に応じて整理するといった適切な戦略を立てる必要があります。プロジェクトマネージャーが仕事を細分化する際は、最も重要かつ緊急なものとしてカテゴリ分けしなければなりません。そうすることで、最初のタスクから順に手をつけることが容易になります。

チームを主体的に管理する

次に、チームメンバーと良好な関係を築き、職場において自分は指示を出す存在ではなく、指導しサポートする存在であると感じてもらうことが重要です。プロジェクトマネージャーとして、チームを励まし、活力を高める責任があります。

期限を設けてタスクをスケジューリングする

タイムラインを考慮することは、ワークロード管理における主要な要素です。各従業員に期限を定めれば、責任感が増し、生産性も向上します。

進捗を追跡する

プロジェクトの進捗を追跡することで、すべてのチームメンバーが順調かどうかを確認できます。もしそうでなければ、その理由を突き止めてください。ワークロードや期限について話し合うことができます。通常、それは期限を過ぎてしまう原因となります。

リソースの効果的な活用

仕事のために従業員を雇っているのは間違いありませんが、このテクノロジーの時代、機械は彼らを支援するために存在します。したがって、従業員がタスクを完了するために必要なすべてのリソースを確実に提供してください。

プロジェクトマネージャーはどのように主体的にワークロード管理を行えるか？

プロジェクトマネージャーは、会社の生産性を高めるために、時間、チーム、タスクを管理して主体的に動く必要があります。ワークロード管理は、マネージャーがいくつかのヒントやコツに従うことで可能になります。

· 正確なワークロードの特定

ワークロード管理とは何かを理解していれば、プロジェクトのワークロードをより正確に特定できます。プロジェクトのワークロードを異なる部門の従業員に振り分けることができます。例えば、エンジニアが建物の設計図を作成し、作業員がそれを建設し、財務マネージャーが経費を管理し、輸送部門がリソースの輸出入を担当するといった具合です。

· 仕事が多いメンバーと少ないメンバーの把握

ワークロードに対処するための計画や戦略を立てていないと、ワークロードの分配状況を把握できません。そのため、一部の従業員に過度な負担をかけ、別の従業員にはほとんど仕事がない状態を招いてしまいます。仕事が多いチームメンバーを見つけ出し、彼らが並外れたパフォーマンスを発揮できるようバランスを調整する必要があります。

· Instaganttによるワークロードの可視化と管理

Instaganttのワークロードビューを活用すれば、プロジェクトマネージャーはタスクをチームメンバー間で簡単に均等に分配できるため、過剰な負荷や手持ち無沙汰な状態を防ぐことができます。これにより、タスクをより効率的に管理でき、生産性も向上します。Instaganttの「すべてのプロジェクトビュー」オプションを使用すると、進捗状況を簡単に確認でき、将来的にプロジェクトをより良く管理する方法を検討できます。

· ワークロードを小さなタスクに分割する

実際のワークロードを認識するために、仕事を関連する部門に分割し、それを関連するチームメンバーに割り当てる必要があります。

· タスクとチームの整理

チームを組織化することが必要であり、それはタスクが整理されている場合に可能になります。タスクのリストがあり、それぞれのタスクに従事するチームメンバーが明確であれば、頻度を確認し、問題がある場合にワークロードを調整することができます。

· タスクのカテゴリ化と重要な課題（Big Rocks）の発見

プロジェクトに取り組んでいる際にチームを率いる場合は、各タスクの重要性を把握し、チームと話し合う必要があります。タスクを以下の4つの象限に分類しましょう。

· 緊急かつ重要

· 緊急だが重要ではない

· 重要だが緊急ではない

· 重要でも緊急でもない

チームが毎日のやるべきことをこれら4つの象限に分類できるようになれば、圧倒されることなく、期限を守って容易にタスクを完了できるようになります。

· 結果を考慮した計画立案

ワークロード管理は巧妙さが求められるものであり、機転を利かせて管理する必要があります。チームメンバーにタスクを割り当てる前に、最終的な成果を念頭に置くことで、成功の可能性を高めることができます。

· ストレス管理戦略の策定

職場に仕事が増えると、周囲のストレスも増えます。同じ戦略を使い続け、エネルギーを消耗し続けることは不可能です。そのため、健全な職場環境を維持するには、ストレス管理が必要不可欠です。

· チームのモチベーションと新鮮さを保つ

不均等な業務分担によってチームの士気を下げないようにしましょう。チームメンバーの業務量がキャパシティを超えている場合は、業務量の少ない他のメンバーに分散させてください。

· 従業員の勤務時のニーズを考慮する

ワークロード管理において、従業員のニーズを満たすためにできることがもう一つあります。例えば、タスクを容易にするためのソフトウェアや機器が必要な場合は、それを提供すべきです。これにより、従業員が業務を管理しやすくなります。

· 従業員の健康管理

ワークロード管理のもう一つの側面は、数日間の有給休暇、旅行、ランチ、ディナーなどを提供することです。これにより、1ヶ月や1週間で溜まったストレスを解消することができます。

なぜプロジェクトマネージャーにはワークロード管理が必要なのか？

なぜプロジェクトマネージャーがワークロード管理とは何か、そしてそれがどのように役立つのかを知る必要があるのか、まだお考えですか？以下に、いくつかのメリットを挙げます。

職場に健全な環境を構築するため

プロジェクトマネージャーが適切にワークロードを管理すれば、特定のメンバーへのえこひいきや過度な負担軽減による対立がなくなるため、従業員は職場に健全な環境を持つことができます。

全従業員の業務量をバランスさせるため

すべての従業員が均等な業務量を持つことで、満足度が高まり、安心して仕事に取り組むことができます。

ミスや虚偽の報告を避けるため

チームメンバー間で業務量がバランスされ、誰も極度に疲弊していなければ、ミスや虚偽の報告は起こらなくなります。

革新的なアイデアを得るため

リフレッシュされた思考は創造的で革新的なアイデアを生み出しますが、それはプロジェクトマネージャーが適切にワークロードを管理している場合にのみ可能です。疲れ切った頭では創造的に考えることはできず、山積みの仕事を片付ける方法を探すことだけに精一杯になってしまいます。

従業員のエネルギーを維持するため

バランスの取れたワークロードにより、従業員が自分の手に負えないタスクの処理でエネルギーを浪費することがなくなります。これにより、従業員はリフレッシュした状態を保ち、一日の終わりまでエネルギーを維持することができます。

会社の収益を向上させるため

従業員が健康的で革新的であれば、多くのプロジェクトを成功させることで、会社の年間収益は確実に向上します。

ワークロード管理の計画を立てる際に留意すべき点

チームを率い、従業員の手本となるマネージャーにとって、リーダーシップスキルは不可欠です。したがって、何らかの取り組みを始める前に、最終的な結果を考慮しなければなりません。同様に、プロジェクトマネージャーがワークロード管理とは何かを理解し、この戦略を採用しようとする際には、いくつかの重要な事項を考慮する必要があります。

会社のニーズ

優先順位は会社のニーズに置く必要があります。プロジェクトマネージャーは、このプロジェクトに対する会社の期待を理解しなければなりません。プロジェクトを開始するにあたっての会社のモットーや目標を知り、それに応じて戦略を立てる必要があります。

従業員のニーズ

次に重要なのは、従業員が職場でリラックスしてリフレッシュした状態でいられるようにすることです。そのため、プロジェクトマネージャーは従業員のニーズを理解し、職場を快適にする必要があります。そうすることで、従業員に恩恵を与えるだけでなく、会社への忠誠心を高めることにもつながります。

生産性の割合

企業は前回よりも良い結果を期待しているため、生産性を高めるための新しい戦略を立てます。プロジェクトマネージャーは、異なるワークロードにおける生産性の割合を算出する責任があります。

チームとの連携

プロジェクトマネージャーとしてワークロード管理を検討する際は、チームとの連携を考慮すべきです。不足している部分があれば、そのギャップを埋めることで、ワークロードに関する職場の問題を把握できるようにしなければなりません。

過多と過少のギャップを特定する

業務量が多すぎる従業員と少なすぎる従業員の間のギャップを放置してはいけません。これは深刻な対立を生み、職場の秩序を乱す可能性があります。

結論

職場を生産的な場所にするためには、ワークロード管理とは何か、そしてプロジェクトを成功させるためにそれがどのように役立つかを知っておく必要があります。